×
Thời điểm thuê một đại lý vận chuyển quốc tế phụ thuộc chủ yếu vào quy mô doanh nghiệp và tốc độ tăng trưởng của nó. Các công ty khởi nghiệp nhỏ chỉ xử lý những lô hàng nội địa thỉnh thoảng thường có thể tự xử lý logistics mà không gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên, mọi việc nhanh chóng trở nên phức tạp khi các doanh nghiệp này bắt đầu xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài. Nhiều công ty quy mô trung bình nhận thấy họ bị đình trệ khi phát triển nhanh vì việc xử lý giấy tờ hải quan, đàm phán với các hãng vận tải và duy trì sự tuân thủ chiếm quá nhiều thời gian và sự tập trung của nhân viên. Đối với các tập đoàn lớn đã vận hành chuỗi cung ứng toàn cầu, việc hợp tác với các đại lý vận chuyển giàu kinh nghiệm là hợp lý, bởi những chuyên gia này nắm rõ các phương pháp để cắt giảm chi phí thông qua các thỏa thuận vận chuyển số lượng lớn và các mối quan hệ lâu năm với các hãng vận tải lớn trên khắp các khu vực.
Khi các công ty bắt đầu cần sự hỗ trợ trong hoạt động vận chuyển, ba yếu tố chính thường xuất hiện: khối lượng hàng họ vận chuyển, tần suất gửi hàng và điểm đến của những gói hàng đó. Hầu hết các doanh nghiệp nhận thấy một ngưỡng chuyển tiếp vào khoảng 40-60 bưu kiện quốc tế mỗi tháng. Ở giai đoạn này, những chi phí phát sinh thêm cho đại lý vận chuyển thực ra lại được cân bằng nhờ các thỏa thuận tốt hơn với hãng vận tải và giảm thời gian xử lý giấy tờ. Việc vận chuyển thường xuyên qua nhiều quốc gia khác nhau cũng đi kèm không ít khó khăn. Các quy định hải quan, mã số thuế quan và nhiều loại tài liệu khác liên tục thay đổi, đôi khi còn khác biệt từ cảng này sang cảng khác. Với các công ty có khách hàng trải rộng ở mười quốc gia trở lên, việc tìm được đối tác am hiểu quy định địa phương và có mạng lưới kết nối khắp khu vực trở nên vô cùng thiết yếu. Một đơn vị giao nhận hàng hóa phù hợp không chỉ đảm nhiệm logistics – mà còn trở thành một phần mở rộng của chính doanh nghiệp.
Khi một công ty bắt đầu mở rộng ra thị trường quốc tế, một số dấu hiệu cảnh báo thường xuất hiện cho thấy mọi việc không diễn ra suôn sẻ. Ví dụ, nếu các gói hàng bắt đầu mất nhiều thời gian hơn năm ngày làm việc để đến nơi một cách thường xuyên, hoặc khi tỷ lệ bị hải quan từ chối vượt quá 8% tổng số lô hàng, thì đây rõ ràng là những tín hiệu cho thấy có vấn đề. Bộ phận chăm sóc khách hàng có thể nhận thấy số lượng khiếu nại tăng gấp đôi chỉ trong vài tuần. Các nhóm nội bộ có lẽ đang dành quá nhiều thời gian — đôi khi lên tới khoảng 15 giờ mỗi tuần — để điều phối các vấn đề hậu cần này, điều này cho thấy họ thực sự có thể được hưởng lợi từ chuyên môn bên ngoài. Ngoài ra còn có những dấu hiệu đặc trưng khác. Các công ty thường xuyên phải trả mức giá ngang với giá bán lẻ cho vận chuyển thay vì được chiết khấu theo khối lượng. Nhiều doanh nghiệp cũng gặp khó khăn trong việc theo dõi vị trí chính xác của sản phẩm trong quá trình vận chuyển. Và chưa kể đến những rắc rối khi xử lý việc hoàn trả hàng hóa giữa các quốc gia khác nhau, điều này có thể nhanh chóng trở thành cơn ác mộng nếu không có các hệ thống phù hợp được thiết lập.
Một cửa hàng giày chuyên biệt đã chứng kiến doanh số bán hàng nước ngoài tăng hơn 200% chỉ sau 18 tháng hợp tác với một chuyên gia logistics. Trước khi hợp tác này, họ gặp khó khăn với chỉ khoảng 30 lô hàng mỗi tháng và thường xuyên bị chậm trễ thông quan vào khoảng 22% thời gian. Hiện nay, họ xử lý hơn 200 gói hàng mỗi tháng với độ chính xác gần như hoàn hảo - khoảng 99% giao đúng hẹn. Công ty logistics đã giới thiệu phương thức vận chuyển tập trung, giúp giảm chi phí gần một phần ba. Đồng thời, họ xử lý toàn bộ thủ tục giấy tờ tại 15 quốc gia khác nhau một cách dễ dàng. Nhờ thỏa thuận này, nhà bán lẻ đã mở rộng hoạt động sang tám khu vực mới mà không cần thuê thêm nhân sự cho đội ngũ nội bộ. Điều này cho thấy việc nhận được sự hỗ trợ tốt trong vận chuyển và phân phối có thể thực sự mở ra cơ hội cho các doanh nghiệp muốn phát triển quốc tế mà không làm vượt ngân sách.
Việc vượt qua hải quan quốc tế là điều mà hầu hết các công ty đều gặp khó khăn vì họ không có kiến thức cần thiết. Tuân thủ nghĩa là phải đối phó với hàng núi giấy tờ, tìm ra những mã thuế phức tạp, và theo kịp với các thỏa thuận thương mại dường như thay đổi trong đêm. Một sai lầm nhỏ có thể gửi hàng trở lại người gửi, khiến doanh nghiệp mất khoảng 740.000 đô la theo nghiên cứu của Ponemon từ năm ngoái, hoặc giữ hàng hàng tuần tại các cảng. Đó là lý do tại sao nhiều người chuyển sang các đại lý vận chuyển chuyên nghiệp thực sự hiểu cách các quy tắc này hoạt động ở các quốc gia khác nhau. Họ xử lý tất cả các vấn đề về quy định để sản phẩm đi đến nơi cần đến mà không bị kẹt trong sự lờ mờ của quan liêu.
Các đại lý vận chuyển sẽ xử lý các thủ tục hải quan phức tạp khá hiệu quả hầu hết thời gian. Họ xử lý các giấy tờ quan trọng bao gồm hóa đơn thương mại, giấy ghi nhận vận chuyển, và những tờ khai hải quan phức tạp. Việc sắp xếp các phân loại thuế quan đúng cũng là một phần công việc của họ. Những người này thực sự xây dựng mối quan hệ làm việc tốt với các nhân viên hải quan tại các cảng khác nhau trên thế giới. Họ biết những gì mỗi địa điểm cần đặc biệt bởi vì họ đã trải qua nó rất nhiều lần trước đây. Cách họ sắp xếp mọi thứ làm giảm chậm quá trình thông qua đáng kể. Một số ước tính cho thấy thời gian thanh toán có thể giảm khoảng 2/3 khi các nhân viên có kinh nghiệm tham gia, biến những gì có thể là một mớ hỗn độn thực sự thành một cái gì đó chạy trơn tru từ đầu đến cuối.
Làm việc với một đại lý vận chuyển giúp giảm bớt những rắc rối về tuân thủ phát sinh thường xuyên trong các hoạt động vận chuyển quốc tế. Những chuyên gia này phát hiện các sai sót trong hồ sơ giấy tờ trước khi chúng xảy ra – điều này ngăn chặn khoảng 40 phần trăm các trường hợp bị giữ hàng tại hải quan theo báo cáo thương mại gần đây. Các công ty thường bị phạt tiền khi tính sai thuế nhập khẩu hoặc để hàng cấm lọt qua mà không hay biết. Điều làm nên giá trị thực sự của các đại lý này chính là khả năng thông báo kịp thời cho doanh nghiệp về những thay đổi trong quy định. Nhờ đó, lô hàng sẽ không bị mắc kẹt vô thời hạn tại các đầu mối ngoại địa, chờ quyết định thông quan mà chẳng ai dự đoán trước được.
Tự xử lý giấy tờ hải quan trong nội bộ ban đầu nghe có vẻ rẻ hơn, nhưng thực sự những rắc rối phát sinh còn tồi tệ hơn nhiều so với số tiền tiết kiệm được. Khi các công ty tự mình thực hiện việc tuân thủ quy định, họ phải tốn rất nhiều thời gian để theo kịp các quy định quốc tế luôn thay đổi và cần phân công một người làm toàn thời gian chỉ cho việc này. Đó là lúc các đại lý vận chuyển chuyên nghiệp phát huy tác dụng. Những chuyên gia này đã làm việc này trong nhiều năm và tự đảm nhận toàn bộ các vấn đề pháp lý, giúp doanh nghiệp không phải lo lắng về việc bị phạt hay bị trì hoãn. Hơn nữa, mạng lưới kết nối của họ trên khắp các quốc gia giúp hàng hóa di chuyển trơn tru ngay cả khi tình hình trở nên phức tạp. Chúng tôi đã chứng kiến nhiều khách hàng tiết kiệm được cả thời gian lẫn chi phí bằng cách giao những tình huống phức tạp này cho các chuyên gia thay vì tự mò mẫm giải quyết.
Các công ty giao nhận hàng hóa xác định các tuyến vận chuyển tối ưu bằng cách xem xét chi phí, tốc độ giao hàng cần thiết và độ tin cậy của các phương thức vận tải khác nhau. Những chuyên gia này xử lý các lô hàng phức tạp kết hợp nhiều hình thức vận tải, thường kết hợp máy bay cho hàng hóa cần giao nhanh với tàu biển khi vận chuyển khối lượng lớn là lựa chọn hợp lý hơn. Công việc của họ giúp giảm thiểu tình trạng giao hàng bị trễ và ngăn chặn ùn tắc trong chuỗi cung ứng, điều này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn thâm nhập thị trường nước ngoài nơi mà yếu tố thời gian có thể quyết định thành bại của các thỏa thuận kinh doanh.
Việc làm việc với một đại lý vận chuyển giúp các doanh nghiệp tiếp cận thứ mà hầu hết các cá nhân gửi hàng riêng lẻ không thể tự mình có được: những mối quan hệ sâu rộng trong thế giới các hãng vận tải. Những đại lý này biết cách tìm thêm chỗ chứa hàng khi mọi người khác đang loay hoay trong các giai đoạn vận chuyển cao điểm. Hơn nữa, họ có thể thương lượng các mức giá tốt hơn dựa trên khối lượng hàng hóa mà các công ty thông thường đơn lẻ khó đủ điều kiện để đạt được. Giá trị thực sự đến từ những gì diễn ra tại các cảng biển trên toàn thế giới. Nhờ những mối quan hệ lâu năm này, các lô hàng được thông quan nhanh chóng hơn, ít phải lưu kho hơn và thường được ưu tiên xử lý thay vì bị chìm vào dòng hàng hóa thông thường ùn tắc.
Các công ty giao nhận vận chuyển xử lý toàn bộ các thủ tục giấy tờ đi kèm với việc di chuyển hàng hóa qua biên giới. Hãy nghĩ đến vận đơn, chứng nhận xuất xứ và những biểu mẫu hải quan phức tạp mà không ai muốn xử lý. Họ cũng đảm nhận việc mua bảo hiểm hàng hóa phù hợp để doanh nghiệp không phải gánh chịu tổn thất nếu hàng bị hư hỏng hoặc mất trong quá trình vận chuyển. Những công ty này đã phát triển các phương pháp quản lý rủi ro khi quy định thay đổi bất ngờ, thời tiết xấu ảnh hưởng đến tuyến đường vận tải hoặc tình hình chính trị thay đổi đột ngột. Điều này có nghĩa là đối với các doanh nghiệp, quy trình vận chuyển quốc tế từng gây nhức đầu nay trở thành một hoạt động kinh doanh thông thường thay vì một nguồn căng thẳng và bất định liên tục.
Những sự chậm trễ trong vận chuyển cứ tiếp diễn, chi phí vượt xa ngân sách, và khách hàng ngày càng bực bội với thời gian chờ đợi đều cho thấy vấn đề trong chiến lược logistics hiện tại. Các công ty thường bỏ qua điều này cho đến khi tình hình trở nên nghiêm trọng, nhưng những dấu hiệu cảnh báo này thường có nghĩa là các đội nội bộ đơn giản là không đủ năng lực để xử lý việc vận chuyển toàn cầu một cách ổn định. Việc giao hàng trễ hạn xảy ra quá thường xuyên, và giấy tờ hải quan trở thành cơn ác mộng tại các cảng trên khắp thế giới. Hậu quả? Khách hàng cảm thấy thất vọng và bắt đầu đặt câu hỏi liệu họ còn có thể tin tưởng thương hiệu nữa hay không sau những lần thất hứa liên tiếp.
Theo nghiên cứu của Tổ chức Thương mại Thế giới, 68% các doanh nghiệp vừa và nhỏ báo cáo cải thiện đáng kể về thời gian giao hàng sau khi hợp tác với một chuyên gia giao nhận vận tải. Con số này nhấn mạnh cách các đại lý vận chuyển chuyên nghiệp tối ưu hóa lộ trình, thủ tục giấy tờ và mối quan hệ với hãng vận tải để nâng cao độ tin cậy trong chuỗi cung ứng.
Việc thuê một đại lý vận chuyển sẽ phát sinh một số chi phí ban đầu, nhưng phần lớn các công ty nhận thấy rằng lợi ích mang lại vượt xa những khoản chi này theo thời gian. Số lượng chậm trễ giảm đáng kể vì các chuyên gia xử lý hồ sơ đúng cách ngay từ đầu, nhờ đó hạn chế sai sót và tiết kiệm chi phí do bị phạt vi phạm quy định. Khi xem xét liệu việc này có phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không, các chủ sở hữu cần so sánh vị thế hiện tại của họ với mức chi phí mà các công ty tương tự khác đang bỏ ra cho vận chuyển. Điều này không chỉ đơn thuần là tính toán những khoản ghi trên hóa đơn mà còn phải cân nhắc cả những giờ làm việc bị lãng phí khi sự cố xảy ra. Tuy nhiên, điều thực sự quan trọng là nhìn thấy kết quả cải thiện rõ rệt theo từng tháng: hàng hóa đến nơi đúng lịch trình thường xuyên hơn, khách hàng ngừng phàn nàn về việc giao hàng trễ, và toàn bộ hoạt động trở nên trơn tru hơn nhiều mà không còn những sự cố liên tục làm gián đoạn quy trình làm việc hằng ngày.
Sức mạnh của mạng lưới đại lý vận chuyển quốc tế đóng một vai trò lớn trong việc đảm bảo độ tin cậy của các lần giao hàng và mức chi phí. Hãy tìm những công ty có mối quan hệ tốt với các hãng vận tải và thực sự hoạt động tại các thị trường trọng điểm trên toàn thế giới. Những đơn vị giao nhận duy trì văn phòng địa phương hoặc hợp tác chặt chẽ với các đối tác tại cả nơi xuất xứ và điểm đến thường xử lý sự cố nhanh hơn khi phát sinh và thường có được các điều khoản giá cả thuận lợi hơn. Kinh nghiệm cũng rất quan trọng. Những đại lý có thâm niên thường nắm rõ nhiều yếu tố mà người khác có thể bỏ sót — quy định hải quan địa phương, các sự chậm trễ bất ngờ vào một số thời điểm trong năm, hay các phương pháp đặc biệt để xử lý hàng hóa dễ vỡ hoặc hàng hóa đặc biệt. Những hiểu biết này tạo nên sự khác biệt thực sự trong việc vận chuyển hàng hóa một cách trơn tru, tránh những rắc rối hay chi phí phát sinh không đáng có về sau.
Vận chuyển trong những ngày này phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ để theo dõi mọi thứ từ kho hàng đến tận cửa nhà. Khi tìm kiếm các công ty vận tải, hãy kiểm tra xem họ có hệ thống trực tuyến cho phép người gửi hàng theo dõi vị trí gói hàng ở bất kỳ thời điểm nào, tự động xử lý giấy tờ và truyền đạt thông tin rõ ràng trong suốt quá trình hay không. Lợi ích khá rõ ràng: các hệ thống này giúp giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công, cập nhật thường xuyên cho khách hàng và cho phép quản lý phát hiện sự cố trước khi chúng trở thành vấn đề lớn. Một nghiên cứu gần đây từ năm ngoái cũng chỉ ra điều thú vị: các doanh nghiệp áp dụng hoàn toàn vận hành vận tải kỹ thuật số đã ghi nhận mức giảm khoảng 40 phần trăm số cuộc gọi hỏi về vị trí hàng hóa. Nghĩ cho cùng thì cũng hợp lý phải không?
Trước khi cam kết, hãy hỏi các đối tác tiềm năng:
Chắc chắn, giá cả là yếu tố quan trọng khi lựa chọn đối tác vận chuyển, nhưng việc chọn nhà cung cấp rẻ nhất thường phản tác dụng về lâu dài. Điều thực sự quan trọng là nhận được giá trị tương xứng với số tiền bỏ ra. Hãy tìm những đại lý thực sự giúp cắt giảm các khoản phí phát sinh khó chịu mà ai cũng ghét - ví dụ như phạt hải quan, phí lưu kho, hoặc tệ hơn nữa là hàng hóa bị bỏ quên ở đâu đó vì thất lạc trong quá trình vận chuyển. Khi các công ty xây dựng mối quan hệ thực sự với nhà cung cấp dịch vụ hậu cần dựa trên giao tiếp minh bạch và mục tiêu chung, mọi việc thường diễn ra suôn sẻ hơn. Khi doanh nghiệp mở rộng, những mối quan hệ đối tác này cho phép chuỗi cung ứng phát triển song hành mà không làm ảnh hưởng đến kỳ vọng của khách hàng về dịch vụ giao hàng đáng tin cậy. Chúng tôi đã chứng kiến quá nhiều startup gặp khó khăn chỉ vì họ không lên kế hoạch trước cho khía cạnh vận hành này.
Các doanh nghiệp nên cân nhắc việc thuê một đại lý vận chuyển khi bắt đầu mở rộng ra thị trường quốc tế, gặp áp lực trong vận hành hoặc khi sự phức tạp trong logistics bắt đầu ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể.
Đại lý vận chuyển cung cấp chuyên môn về tuân thủ hải quan, hỗ trợ tối ưu hóa hồ sơ và thông quan, đồng thời giảm thiểu chậm trễ và chi phí vận chuyển.
Hãy xem xét đánh giá khả năng mạng lưới, phạm vi đích đến, kinh nghiệm ngành và năng lực kỹ thuật số trong theo dõi và giao tiếp thời gian thực.
Các công ty giao nhận cung cấp các dịch vụ như lập kế hoạch vận chuyển, đặt chỗ không gian hàng hóa, xử lý chứng từ, bảo hiểm và giảm thiểu rủi ro.
Các dấu hiệu cảnh báo bao gồm tình trạng chậm trễ vận chuyển liên tục, chi phí gia tăng và số lượng khiếu nại từ khách hàng ngày càng nhiều.
