×
Čas za najem mednarodnega pošiljateljskega posrednika je odvisen predvsem od velikosti podjetja in hitrosti njegovega rasti. Mala začetniška podjetja, ki opravljajo le občasne domače pošiljke, lahko ponavadi samostojno urejajo svojo logistiko brez večjih težav. A ko ta podjetja začnejo izvažati izdelke v tujino, se razmere hitro zapletejo. Mnoga srednje velika podjetja se znajdejo v težavi, ko hitro rastejo, ker jih carinska dokumentacija, pogajanja s prevozniki in zagotavljanje skladnosti odvzamejo preveč časa in pozornosti zaposlenih. Za večja podjetja, ki že upravljajo globalne dobavne verige, je sodelovanje s strokovnimi pošiljateljskimi posredniki smiselno, saj ti poznajo vse trikove, kako zmanjšati stroške prek paketnih pogodb in dolgoročnih odnosov z glavnimi prevozniki po različnih regijah.
Ko podjetja začnejo potrebovati pomoč pri svojih operacijah dostave, običajno pridejo v poštev trije glavni dejavniki: količina premika, pogostost pošiljanja in končna destinacija paketov. Večina podjetij opazi prelomno točko okoli 40–60 mednarodnih pošiljk na mesec. V tej fazi se dodatni stroški za pošiljateljske agente dejansko izravnajo zaradi boljših pogodb s prevozniki in manj časa, porabljenega za opravljanje pisarniških opravil. Redno pošiljanje po različnih državah prinaša tudi svoje težave. Carinska pravila, tarifne številke in različna dokumentacija se neprestano spreminjajo, včasih celo od enega pristanišča do drugega. Za podjetja z odjemalci, razpršenimi po desetih ali več državah, postane popolnoma nujno najti nekoga, ki pozna lokalne predpise in ima povezave po celotnem regiju. Pravi pošiljatelj ne le da rešuje logistične izzive – postane deležnik poslovanja samega podjetja.
Ko podjetje začne rasti mednarodno, se pogosto pojavijo določeni opozorilni znaki, da stvari ne potekajo gladko. Na primer, če paketi redno prihajajo dlje kot pet delovnih dni ali kadar carinske zavrnitve presežejo 8 % vseh pošiljk, gre za precej jasne znake, da je kaj narobe. Oddelek za storitve strankam morda opazi tudi podvojitev pritožb v le nekaj tednih. Notranje ekipe verjetno porabijo preveč časa – včasih do 15 ur na teden – za usklajevanje vseh logističnih vprašanj, kar kaže, da bi res imeli korist od zunanjega strokovnega znanja. Obstajajo tudi drugi značilni znaki. Podjetja pogosto končajo s plačevanjem cen, ki so enakovredne maloprodajnim cenam za pošiljanje, namesto da bi dobila popuste za večje količine. Mnoga podjetja imajo težave tudi s tem, da ne vedo, kje se njihovi izdelki dejansko nahajajo v vsakem trenutku med prevozom. In ne smemo pozabiti na težave pri ravnanju s povratki izdelkov med različnimi državami, ki se lahko hitro spremenijo v košmar, če primanjkuje ustrezne infrastrukture.
Ena trgovina s specializiranimi copati je v 18 mesecih po sodelovanju s strokovnjakom za logistiko povečala prodajo v tujini za več kot 200 %. Pred tem sodelovanjem so imeli težave s samo 30 pošiljkami na mesec in so imeli zamude na carini okoli 22 % časa. Danes uspešno obdelujejo več kot 200 paketov mesečno z skoraj popolnim točnim časom – približno 99 % pošiljk pride, ko je obljubljeno. Podjetje za logistiko je uvedlo nekaj, kar imenujejo konsolidirano pošiljanje, kar je zmanjšalo stroške za skoraj tretjino. Hkrati so odpravili vso dokumentacijo v 15 različnih državah brez najmanjšega napora. Z ureditvijo je maloprodajnik razširil dejavnost v osem popolnoma novih regij brez dodatnih najemov za svojo ekipo. To kaže, da lahko prava pomoč pri dostavi in distribuciji res odpre vrata podjetjem, ki želijo rasti mednarodno, ne da bi prekoračili proračun.
Prelomiti mednarodne carinske postopke je za večino podjetij izziv, ker preprosto nimrejo ustrezno strokovnost. Skladnost pomeni ravnanje s kopico papirja, razumevanje zapletenih tarifnih kod ter spremljanje trgovinskih sporazumov, ki se zdi, da se spreminjajo prek noči. Ena sama majhna napaka lahko pošiljke vrne pošiljatelju, podjetjem prinese okoli 740.000 dolarjev stroškov, kar kaže raziskava Ponemona iz lanskega leta, ali pa zadeve zakosi na pristaniščih tudi več tednov. Zato se mnogi obrnejo k strokovnim pošiljatelskim agencijam, ki dejansko razumejo, kako ti predpisi delujejo v različnih državah. Te uredijo vso regulatorno dokumentacijo, da blago pride do cilja, ne da bi zagozdilo v birokratskem limbu.
Prenosni agenti zelo učinkovito opravljajo vse te zapletene carinske postopke. Ukvarjajo se s pomembnimi papirji, vključno s trgovinskimi računi, tovornimi listi in tistimi zapletenimi carinskimi prijavami. Ureditev pravih tarifnih klasifikacij je prav tako del njihovega dela. Ti ljudje dejansko vzpostavljajo dobre delovne odnose s carinskimi uradniki na različnih pristaniščih po vsem svetu. Vedo, kaj posamezna mesta potrebujejo, ker so že tolikokrat preživeli te postopke. Način, kako organizirajo vse, znatno zmanjša zamude pri carinskih postopkih. Nekatera ocenjujanja kažejo, da se časi za carinsko odobritev lahko zmanjšajo za približno dve tretjini, kadar so vključeni izkušeni agenti, kar pretvori to, kar bi lahko bil resen kaos, v nekaj gladko in učinkovito od začetka do konca.
Delo s pošiljateljskim agentom zmanjša težave s skladnostjo, ki se pogosto pojavljajo pri mednarodnem prevozu blaga. Ti strokovnjaki ujamejo napake v dokumentih še preden pride do njih, kar prepreči približno 40 odstotkov carinskih zadržkov, kot kažejo najnovejše trgovinske poročila. Podjetja pogosto prejmejo globe, kadar so carine napačno izračunane ali kadar nedovoljena blaga neprepoznavno pride skozi. Kar pa resnično poveča vrednost teh agentov, je njihova sposobnost, da poslovnim partnerjem vnaprej sporočijo spremembe predpisov. To pomeni, da pošiljke ne ostanejo v večnem pričakovanju na tujih terminalih, kjer čakajo na carinske odločitve, za katere nihče ni bil pripravljen.
Na prvi pogled se zdi, da je samostojno urejanje carinskih dokumentov cenejše, a resnično so glavoboli veliko hujši od katerih koli prihrankov. Ko podjetja samostojno rešujejo vprašanja skladnosti, porabijo ogromno časa za spremljanje vedno spremenljivih mednarodnih predpisov in morajo za to celo osebje dodeliti polni delovni čas. Tu prihajajo v poštev strokovni pošiljateljski posredniški podjetji. Ti strokovnjaki to počnejo že leta in dejansko sami urejajo vso pravno dokumentacijo, tako da si podjetja ne morajo zaskrbiti zaradi morebitnih glob ali zamud. Poleg tega njihove povezave po različnih državah pomenijo, da se pošiljke pogosto gladko premikajo, tudi kadar postanejo razmere zapletene. Videli smo, da stranke prihranijo tako čas kot denar, ko strokovnjakom prepuščajo reševanje teh zapletenih situacij namesto da bi vse skušali reševati sami.
Prevozniki določijo najboljše poti dostave tako, da preučijo stroške, hitrost dostave in zanesljivost različnih prevoznih možnosti. Ti strokovnjaki upravljajo s kompleksnimi pošiljkami, ki združujejo različne načine prevoza, pogosto pa uporabljajo letala za časovno občutljive tovore in ladje, kadar je premik velikih količin bolj smiseln. Njihovo delo zmanjšuje zamude pri dostavi in preprečuje zastoj v dobavnih verigah, kar je zelo pomembno za podjetja, ki želijo vstopiti na tuje trge, kjer lahko pravočasnost odloča o uspehu poslovnih dogovorov.
Delo s plovno agencijo omogoča podjetjem dostop do nečesa, kar večina posameznih pošiljateljev preprosto ne more doseči samostojno: globokih povezav na področju nosilcev. Ti agenti vedo, kje najti dodaten prostor za tovor, ko se vsi drugi med intenzivnimi obdobji prepeljave spravljajo v paniko. Poleg tega lahko izdelajo boljše cenovne dogovore na podlagi količin pošiljk, za katere redna podjetja preprosto sama po sebi niso upravičena. Resnična vrednost nastane tam, kar se dogaja na pristaniščih po vsem svetu. Zahvaljujoč dolgoročnim odnosom se pošiljke hitreje premikajo skozi carinske postopke, manj časa preživijo v skladiščih in so na splošno obravnavane kot prednostne, namesto da bi utonele v zastarelem prometu vsakdanjega tovora.
Dopravni posredniki opravljajo vso papirnato delo, ki pride z prevozom blaga čez meje. Mislimo na tovorne listine, potrdila o izvoru in tiste zapletene carinske obrazce, s katerimi nihče ne želi imeti opravka. Prav tako poskrbijo za ustrezno zavarovanje tovora, da podjetja ne bi ostala z odškodninskimi zahtevki, če bi prišlo do poškodb ali izgube blaga med prevozom. Ta podjetja so razvila načine za upravljanje tveganj, ko se predpisi spremenijo prek noči, ko slabše vreme prizadene pomorske poti ali ko se politične razmere nenadoma spremenijo. Za podjetja to pomeni, da se proces mednarodnega prevoza, ki je bil nekoč glavobol, spremeni v navaden vsakdanji poslovni postopek namesto v stalni vir stresa in negotovosti.
Zakasnitve pri pošiljkah, ki se nenehno pojavljajo, stroški, ki znatno presegajo proračun, in stranke, ki so naveličane čakanja, kažejo na težave z obstoječo logistično strategijo. Podjetja to pogosto prezirajo, dokler se stanje ne poslabša, a ti opozorilni znaki običajno pomenijo, da notranja ekipa preprosto nima potrebnih sposobnosti za dosledno ravnanje s globalnim pošiljanjem. Datumov dostave se pogosto zamakne, dokumentacija za carinske postopke pa postane nočna mora na pristaniščih po vsem svetu. Posledica? Stranke postanejo razdražene in po večkratnih razočaranjih začnejo dvomiti v zanesljivost blagovne znamke.
Glede na raziskavo Svetovne trgovinske organizacije je 68 % malih in srednje velikih podjetij poročalo o pomembnih izboljšavah časov dostave po sodelovanju s strokovnjakom za tovorni promet. Ta statistika poudarja, kako strokovni pošiljateljski agenti optimizirajo usmerjanje, dokumentacijo in odnose s prevozniki, da izboljšajo zanesljivost dobavnih verig.
Najem pošiljatelja pomeni nekaj začetnih stroškov, vendar večina podjetij ugotovi, da so koristi sčasoma veliko večje od teh stroškov. Manj zamuj se zgodi, ker strokovnjaki pravilno obravnavajo dokumentacijo že od prvega dne, kar zmanjšuje število napak in prihrani denar na teh dragih kaznih za skladnost. Ko lastniki preverjajo, ali to pomeni za njihovo podjetje, morajo preveriti, kje so v primerjavi z drugimi podobnimi podjetji, ki porabijo za ladijske prevoze. To pomeni, da ne štejemo samo tega, kar je na računih, temveč tudi o vseh dodatnih urah, ki jih zapravimo, ko gre kaj narobe. Kar pa je res pomembno, je, da se mesece po mesecih vidijo boljši rezultati: paketi so pogosteje prišli v času, stranke se nehalajo pritoževati zaradi zamude pri dostavi in celoten postopek postane veliko bolj nemoten brez nenehnih šuškanj, ki bi motile vsakodnevni potek dela.
Moč mreže mednarodnih ladijskih agentov igra veliko vlogo pri zanesljivosti dostave in stroških. Poiščite podjetja, ki imajo dobre povezave z prevozniki in dejansko delujejo na pomembnih trgih po vsem svetu. Na primer, špediterji, ki imajo lokalne pisarne ali tesno sodelujejo s partnerji, kjer blago prihaja in kam mora iti, ti ljudje so nagnjeni k hitrejšemu reševanju težav, ko se pojavijo, in pogosto dobijo ugodnejše cene. Tudi izkušnje so pomembne. Agenti, ki so že dolgo tu, vedo vse mogoče stvari, ki jih drugi morda ne razumejo. Lokalna carinska pravila, nepričakovane zamude v določenih letnih časih, posebne načine ravnanja z občutljivim ali nenavadnim tovorom. Ti vpogledi resnično vplivajo na nemoteno pošiljanje pošiljk brez dodatnih glavobolov ali stroškov.
Dostava v današnjih časih zelo odvisna od tehnologije za sledenje vsemu, od skladišča do praga hiše. Ko iščete primernega prevoznika, preverite, ali imajo spletni sistem, ki omogoča pošiljateljem, da opazujejo lokacijo paketov kadarkoli, samodejno obdelujejo dokumente in jasno komunicirajo skozi celoten proces. Prednosti so precej očitne: ti sistemi zmanjšajo napake, ki nastanejo ob ročnem delu, redno posodabljajo stranke in upravnikom omogočajo, da prepoznajo težave, preden postanejo resni problemi. Nedavna študija iz lanskega leta je pokazala tudi nekaj zanimivega – podjetja, ki so imela popolnoma digitalizirane operacije pri dostavi, so zabeležila približno 40-odstotni padec klicev ljudi, ki so vpraševali, kje so njihove stvari. Ko o tem razmišljaš, je to logično, kajne?
Preden se zavezete, vprašajte potencialne partnerje:
Seveda, cena je pomembna pri izbiri pošiljateljskega partnerja, vendar izbira najcenejšega ponudnika na dolgi rok običajno zaostaja. Resnično šteje dobra razmerje med kakovostjo in ceno. Iščite posrednike, ki dejansko zmanjšajo tiste skrite dodatne stroške, ki jih vsi sovražimo – mislimo na carinske kazni, račune za skladiščenje ali še huje, pakete, ki kje ležijo pozabljene, ker so se izgubili med prevozom. Ko podjetja vzpostavijo prave odnose s svojimi logističnimi dobavitelji, ki temeljijo na iskreni komunikaciji in skupnih ciljih, stvari navadno bolje delujejo. Ko podjetja rastejo, ti partnerstvi omogočajo, da se veriga oskrbe razvija skupaj z njimi, ne da bi pri tem trpela pričakovanja strank glede zanesljivih dostavnih storitev. Videli smo že preveč startupov, ki so imeli težave le zato, ker niso naprej načrtovali tega vidika poslovanja.
Podjetja bi morala razmisliti o zaposlitvi pošiljateljskega agenta, ko začnejo rasti na mednarodni ravni, doživljajo operativne težave ali kadar zapletenost logistike začne vplivati na njihovo splošno učinkovitost.
Pošiljateljski agenti ponujajo strokovno znanje pri carinski skladnosti, pomagajo poenostaviti dokumentacijo in carinsko odpremo ter zmanjšajo zamude in stroške pošiljk.
Razmislite o ocenjevanju moči omrežja, pokritosti ciljnih destinacij, izkušenj v panogi ter digitalnih zmogljivostih za spremljanje v realnem času in komunikacijo.
Freight forwarderji ponujajo načrtovanje prevoza, rezervacijo tovornega prostora, dokumentacijo, zavarovanje in storitve za zmanjševanje tveganj.
Opozorilni znaki vključujejo stalne zamude pri pošiljkah, naraščajoče stroške in vedno več pritožb strank.
