×
Časový okamih pre nájatie medzinárodného dopravcu závisí do veľkej miery od veľkosti spoločnosti a rýchlosti jej rastu. Malé štart-upy, ktoré zvládajú iba občasné domáce zasielania, si zvyčajne vystačia so vlastnou logistikou bez väčších problémov. Situácia sa však rýchlo skomplikuje, ak tieto firmy začnú exportovať produkty do zahraničia. Mnohé stredné podniky sa ocitnú v slepej uličke pri rýchlej expanzii, pretože práca s colnými dokumentmi, vyjednávanie s dopravcami a dodržiavanie predpisov zaberie príliš veľa času a pozornosti zamestnancov. Pre väčšie podniky, ktoré už prevádzkujú globálne dodávateľské reťazce, je spolupráca s odbornými dopravcami výhodná, keďže títo odborníci poznajú všetky triky, ako znížiť náklady prostredníctvom hromadných zliav na prepravu a dlhodobých vzťahov s hlavnými dopravcami v rôznych regiónoch.
Keď začnú spoločnosti potrebovať pomoc so svojimi dopravnými operáciami, zvyčajne prichádzajú do úvahy tri hlavné faktory: množstvo prepravovaného tovaru, frekvencia zasielania zásielok a cieľové destinácie týchto zásielok. Väčšina podnikov zaznamenáva kritický bod približne pri 40–60 medzinárodných zásielkach mesačne. V tomto štádiu sa náklady spojené s agentmi prepravy často vyrovnajú lepšími cenovými ponukami od dopravcov a menším objemom práce s dokumentmi. Pravidelná preprava cez rôzne krajiny prináša však aj svoje komplikácie. Colné predpisy, colné clá a rôzne druhy dokumentov sa neustále menia, niekedy dokonca z jedného prístavu na druhý. Pre spoločnosti so zákazníkmi rozptýlenými v desiatich alebo viacerých krajinách je nevyhnutné nájsť osobu, ktorá pozná miestne predpisy a má kontakt v celom regióne. Správny expedítor nerobí len logistiku – stáva sa rozšírením samotnej firmy.
Keď spoločnosť začne rozširovať svoju činnosť medzinárodne, často sa objavia určité výstražné signály, ktoré poukazujú na to, že veci prebiehajú zle. Napríklad ak balíky pravidelne doručujú dlhšie ako päť pracovných dní alebo ak percento odmietnutí na colnici presiahne 8 % všetkých zasielok, ide o dosť jasné známky problémov. Oddelenia zákazníckej podpory môžu zaznamenať zdvojnásobenie sťažností len za pár týždňov. Interné tímy pravdepodobne strávia nadmerné množstvo času – niekedy až približne 15 hodín týždenne – riešením logistických záležitostí, čo naznačuje, že by im prospela vonkajšia odborná pomoc. Existujú aj ďalšie typické príznaky. Spoločnosti často skončia s platbou cien vo výške maloobchodných nákladov za prepravu namiesto získania hromadných zľav. Mnohé firmy majú tiež problém s tým, aby vedeli, kde sa ich produkty v danom okamihu počas prepravy nachádzajú. A nemali by sme zabudnúť ani na komplikácie spojené s vrátením tovaru medzi rôznymi krajinami, ktoré sa bez vhodných systémov môžu rýchlo zmeniť na nočnú moru.
Jeden špecializovaný obchod so správnou obuvou zaznamenal nárast predaja v zahraničí o viac ako 200 % už 18 mesiacov po spolupráci s odborníkom v logistike. Pred touto spoluprácou mali problémy s len 30 zásielkami mesačne a približne v 22 % prípadov dochádzalo k oneskoreniam na colnici. Dnes denne zvládnu viac ako 200 balíkov mesačne s takmer dokonalou presnosťou – približne 99 % zásielok dorazí v dohodnutom termíne. Logistická spoločnosť zaviedla tzv. konsolidované dopravné, čo znížilo náklady o takmer tretinu. Zároveň vybavila všetky potrebné dokumenty vo 15 rôznych krajinách bez najmenších problémov. Vďaka tejto dohode sa maloobchod rozšíril do ôsmich nových regiónov bez toho, aby musel prijať ďalších zamestnancov. Ukazuje to, že kvalitná pomoc v oblasti dopravy a distribúcie môže skutočne otvoriť nové možnosti pre podniky, ktoré chcú rásť medzinárodne, aniž by prekročili svoj rozpočet.
Prejsť cez medzinárodné colné kontroly je niečo, s čím sa väčšina spoločností potýka, pretože jednoducho nemajú potrebné know-how. Dodržiavanie predpisov znamená spracovávať hory papierov, vysvetľovať si tie komplikované clá, a sledovať obchodné dohody, ktoré sa zdajú meniť zo dňa na deň. Jedna malá chyba môže poslať zásielky späť odosielateľovi, stáť firmy približne 740 000 USD podľa výskumu Ponemona z minulého roka, alebo spôsobiť oneskorenia trvajúce týždne na prístavoch. Preto sa mnohé spoločnosti obracajú na profesionálnych lezárskych agentov, ktorí naozaj rozumejú tomu, ako tieto pravidlá fungujú v rôznych krajinách. Zvládnu všetky regulačné otázky tak, aby produkty dorazili tam, kam majú, bez toho, aby uviazli v byrokratickom limbe.
Prepravní agenti väčšinou pomerne efektívne zvládajú všetky tie komplikované colné postupy. Zaoberajú sa dôležitou dokumentáciou vrátane obchodných faktúr, listov nákladu a tiež tými problematickými colnými priznaniami. Usporiadanie správnych colných klasifikácií je tiež súčasťou ich práce. Títo odborníci si navyše vedia vytvoriť dobré pracovné vzťahy s colníkmi na rôznych prístavoch po celom svete. Presne vedia, čo jednotlivé lokality potrebujú, pretože už majú s tým veľa skúseností. Ich spôsob organizácie výrazne skracuje oneskorenia pri colnom prevzatí. Niektoré odhady uvádzajú, že doba prevzatia sa môže znížiť až o dve tretiny, ak sú zapojení skúsení agenti, čím sa z procesu, ktorý mohol byť chaosom, stane niečo, čo bezproblémovo funguje od začiatku do konca.
Spolupráca so zásielkárskym agentom eliminuje problémy s dodržiavaním predpisov, ktoré sa často vyskytujú pri medzinárodných prepravných operáciách. Títo odborníci odchytili chyby v dokumentácii ešte predtým, ako k nim dôjde – niečo, čo podľa najnovších obchodných správ zabraňuje približne 40 percentám colných zdržaní. Spoločnosti často dostávajú pokuty, keď sú cla nesprávne vypočítané alebo keď sa nepovolené tovary dostanú nepovšimnuté. To, čo však týchto agentov skutočne ocenia, je ich schopnosť vopred informovať podniky o meniacich sa predpisoch. To znamená, že zásielky sa neocitnú v neistote na zahraničných termináloch a nečakajú na colné rozhodnutia, ktoré nikto nečakal.
Na prvý pohľad sa zdá, že spracovanie colných dokladov vo vlastnej režii je lacnejšie, ale uprimne povedané, problémy sú oveľa horšie než úspory, ktoré sa dosiahnu. Keď firmy sami riešia dodržiavanie predpisov, strávia veľa času sledovaním stále sa meniacich medzinárodných pravidiel a musia niekoho plne zamestnať práve na túto činnosť. Práve tu prichádzajú do hry odborní prepravní agenti. Títo ľudia to robia už roky a sami sa starajú o všetky právne záležitosti, takže podniky sa nemusia obávať pokút alebo oneskorení. Navyše ich spojenia v rôznych krajinách zabezpečujú, že zásielky sa hladko pohybujú, aj keď je situácia komplikovaná. Videli sme klientov, ktorí ušetrili čas aj peniaze tým, že odborníkom zverili riešenie týchto zložitých situácií namiesto toho, aby sa snažili všetko vyriešiť sami.
Dopravní spoločnosti určujú najvhodnejšie cesty pre dopravu na základe nákladov, požadovanej rýchlosti doručenia a spoľahlivosti rôznych dopravných prostriedkov. Títo odborníci zvládajú komplikované prepravy kombinujúce rôzne druhy dopravy, pričom často využívajú lietadlá na náročné zásielky podľa času a lode v prípadoch, keď je logické prepraviť veľké objemy. Ich práca znižuje oneskorenia pri dodávkach a bráni upchatiu dodávateľských reťazcov, čo je mimoriadne dôležité pre spoločnosti, ktoré sa snažia preniknúť na zahraničné trhy, kde môže byť termín rozhodujúcim faktorom úspechu obchodných dohôd.
Spolupráca so zásielkateľským agentom poskytuje podnikom prístup k niečomu, čo väčšina jednotlivých odosielateľov nemôže samostatne zabezpečiť: hlbokému prepojeniu vo svete prepravcov. Títo agenti vedia, kde nájsť dodatočný nákladový priestor, keď sa všetci ostatní počas rušných období prepravy honia za kapacitami. Navyše dokážu vyjednať lepšie ceny na základe objemov zásielok, na ktoré by bežné spoločnosti samostatne ani nepripadli. Skutočná hodnota vzniká práve v prístavoch po celom svete. Vďaka týmto dlhodobým vzťahom prechádzajú zásielky colnou kontrolou rýchlejšie, strávia menej času v skladoch a všeobecne s nimi je zachádzané ako s prioritnými, namiesto toho, aby sa stratili v hromade bežnej nákladovej dopravy.
Nákupné spoločnosti zvládajú všetky papiere, ktoré sú spojené s prepravou tovaru cez hranice. Myslíme tým listy o preprave, osvedčenia o pôvode a tie komplikované colné formuláre, s ktorými nikto nechce mať nič spoločné. Zároveň sa postarajú o primerané poistenie nákladu, aby firmy neboli opustené napospas, ak dôjde k poškodeniu alebo strate tovaru počas prepravy. Tieto spoločnosti vyvinuli spôsoby riadenia rizík v prípade, že sa nariadenia zmenia zo dňa na deň, keď zlé počasie ovplyvní lodné trasy alebo keď sa neočakávane zmení politická situácia. Pre podniky to znamená, že proces medzinárodnej prepravy, ktorý kedysi bol stresujúcim problémom, sa stáva len bežnou súčasťou podnikania namiesto trvalého zdroja stresu a neistoty.
Oneskorenia dodávok, ktoré sa neustále opakujú, náklady výrazne prekračujúce rozpočet a nespokojní zákazníci unavení čakaním poukazujú na problémy s existujúcou logistickou stratégiou. Spoločnosti túto skutočnosť zvyčajne podceňujú, až kým sa situácia výrazne nezhorší, no tieto varovné signály zvyčajne znamenajú, že vnútorné tímy jednoducho nemajú potrebné schopnosti na spoľahlivé zvládanie medzinárodných dopravných operácií. Nesplnené termíny dodania sa vyskytujú príliš často a colné dokumenty sa po celom svete menia na nočnú moru na prístavoch. Výsledok? Zákazníci sa frustrovaní a začínajú spochybňovať, či môžu značke ešte dôverovať po opakovaných sklamaní.
Podľa výskumu Svetovej obchodnej organizácie uviedlo 68 % malých a stredných podnikov, že po spolupráci so špecialistom na prepravu tovaru došlo k výraznému zlepšeniu dodacích lehôt. Táto štatistika zdôrazňuje, ako odborní prepravcovia optimalizujú trasy, dokumentáciu a vzťahy s dopravcami, čím zvyšujú spoľahlivosť dodávateľského reťazca.
Najímanie leteckého agenta si vyžaduje určité počiatočné výdavky, ale väčšina spoločností zistí, že výhody tieto náklady časom výrazne prevyšujú. K oneskoreniam dochádza menej často, pretože odborníci od samého začiatku správne zvládnu dokumentáciu, čím sa znížia chyby a ušetrí sa na drahých pokutách za nedodržanie predpisov. Keď posudzujú, či to dáva pre ich podnikanie zmysel, majitelia musia skontrolovať svoju pozíciu vo vzťahu k tomu, koľko podobné spoločnosti míňajú na prepravu. To znamená nielen sčítavať sumy uvedené na faktúrach, ale aj zohľadniť všetky tie navyše strávené hodiny, keď sa niečo pokazí. Najdôležitejšie však je sledovať lepšie výsledky mesiac po mesiaci: zásielky prichádzajú v pláne častejšie, zákazníci prestanú sťažovať sa na oneskorené doručenia a celý prevádzkový proces sa stane hladším bez neustálych prerušení každodenného pracovného toku.
Silu siete medzinárodného leteckého agenta zohráva dôležitú úlohu pri spoľahlivosti dodávok a podobe nákladov. Hľadajte spoločnosti, ktoré majú dobré spojenia s prepravcami a skutočne pôsobia na dôležitých trhoch po celom svete. Vyberajte si spoločnosti zaoberajúce sa prepravou, ktoré majú miestne pobočky alebo tesne spolupracujú s partnermi tam, odkiaľ tovar pochádza, aj tam, kam má byť doručený – tieto subjekty zvyčajne rýchlejšie vyriešia problémy, ak vzniknú, a často získajú výhodnejšie cenové podmienky. Záleží aj skúsenosť. Agenti s dlhšou praxou poznajú mnohé veci, ktoré iní môžu prehliadnuť – miestne colné predpisy, neočakávané oneskorenia v určitých ročných obdobiach, špeciálne postupy pri manipulácii s krehkým alebo neobvyklým nákladom. Tieto poznatky výrazne pomáhajú k tomu, aby preprava prebehla hladko bez ďalších komplikácií alebo dodatočných nákladov.
Doprava v súčasnosti veľmi závisí od technológií na sledovanie zásiliek od skladu až po dvere zákazníka. Pri vyhľadávaní dopravných spoločností skontrolujte, či majú online systémy, ktoré umožňujú odosielateľom vidieť polohu zásielok kedykoľvek, automaticky spracovávať dokumenty a jasne komunikovať po celý proces. Výhody sú dosť zrejmé – tieto systémy znížia chyby spôsobené ručnou pracou, pravidelne informujú klientov a umožňujú manažérom odhaliť problémy skôr, než sa stanú vážnymi komplikáciami. Nedávna štúdia z minulého roka ukázala aj zaujímavý fakt – podniky, ktoré mali plne digitálne dopravné operácie, zaznamenali približne 40 percentný pokles počtu hovorov s otázkou, kde sa nachádza tovar. Keď o tom človek premýšľa, dáva to zmysel, nie?
Pred uzatvorením zmluvy sa opýtajte potenciálnych partnerov:
Áno, pri výbere dopravného partnera záleží na cene, ale voľba úplne najlacnejšej možnosti sa zvyčajne dlhodobo vráti. Skutočne dôležité je získať dobrú hodnotu za peniaze. Hľadajte agentov, ktorí skutočne eliminujú tie nepríjemné dodatočné poplatky, ktoré všetci nesnášame – napríklad cla, skladovacie poplatky alebo ešte horšie, zásielky, ktoré niekde ležia zabudnuté, pretože sa stratili po ceste. Keď spoločnosti budujú skutočné vzťahy so svojimi logistickými poskytovateľmi založené na otvorenej komunikácii a spoločných cieľoch, veci sa zvyčajne vyvíjajú lepšie. Keď podniky rastú, tieto partnerstvá umožňujú, aby sa dodávateľský reťazec rozvíjal spolu s nimi, bez toho, aby bol obetovaný štandard spoľahlivosti doručovania, ktorý od nich zákazníci očakávajú. Už sme videli príliš veľa začínajúcich firiem, ktoré bojovali len preto, že nepremýšľali dopredu nad touto oblasťou prevádzky.
Podniky by mali zvážiť najímanie leteckého agenta, keď začínajú rozširovať svoju činnosť medzinárodne, zažívajú prevádzkové zaťaženie alebo keď komplexnosť logistiky začína ovplyvňovať ich celkovú efektivitu.
Leteckí agenti poskytujú odborné znalosti v oblasti colnej súladnosti, pomáhajú zjednodušiť dokumentáciu a colné vybavovanie a znižujú oneskorenia a náklady na prepravu.
Zvážte posúdenie silu siete, pokrytie destinácií, skúsenosti v odvetví a digitálne možnosti v reálnom čase pri sledovaní a komunikácii.
Expedéri ponúkajú plánovanie prepravy, rezerváciu nákladného priestoru, dokumentáciu, poistenie a služby na zmierňovanie rizík.
Varovné signály zahŕňajú pravidelné oneskorenia dodávok, stúpajúce náklady a zvyšujúce sa sťažnosti zákazníkov.
