×
Momentul potrivit pentru angajarea unui agent de transport internațional depinde în mare măsură de dimensiunea companiei și de ritmul său de creștere. Start-up-urile mici care gestionează doar livrări interne ocazionale pot, de obicei, gestiona propriile activități logistice fără mari probleme. Lucrurile devin însă complicate rapid atunci când aceste afaceri încep să exporte produse în străinătate. Multe firme de mijloc sunt surprinse în impas atunci când cresc rapid, deoarece gestionarea documentelor vamale, negocierea cu transportatorii și menținerea conformității le consumă prea mult timp și atenția personalului. Pentru întreprinderile mai mari care deja operează lanțuri globale de aprovizionare, colaborarea cu agenți experimentați de transport este benefică, deoarece acești profesioniști cunosc toate metodele de reducere a costurilor prin acorduri de transport în volum și relații consolidate cu principali transportatori din diferite regiuni.
Când companiile încep să aibă nevoie de ajutor pentru operațiunile lor de livrare, de obicei intervin trei factori principali: cantitatea de mărfuri transportate, frecvența livrărilor și destinațiile acestor colete. Majoritatea firmelor observă un punct critic în jur de 40-60 de colete internaționale pe lună. În această fază, ceea ce pare a fi un cost suplimentar pentru agenții de transport este de fapt compensat prin oferte mai bune de la operatorii logistici și o reducere a timpului petrecut cu documentele. Livrarea regulată în diferite țări aduce și propriile provocări. Regulile vamale, codurile tarifare și diversele documente se schimbă constant, uneori chiar de la un port la altul. Pentru companiile cu clienți răspândiți în zece sau mai multe țări, găsirea unei persoane care cunoaște reglementările locale și are conexiuni în întreaga regiune devine absolut esențială. Un operator de transport potrivit nu doar gestionează logistică — el devine o extensie a afacerii în sine.
Când o companie începe să se extindă la nivel internațional, apar adesea anumite semne de avertizare că lucrurile nu decurg fără probleme. De exemplu, dacă livrările încep să dureze mai mult de cinci zile lucrătoare în mod regulat sau dacă respingerile vamale depășesc 8% din totalul expedierilor, acestea sunt semnale destul de clare că ceva nu funcționează. Departamentele de servicii clienți ar putea observa o dublare a reclamațiilor în doar câteva săptămâni. Echipelor interne le ia probabil mult prea mult timp – uneori aproximativ 15 ore pe săptămână – pentru a coordona toate problemele logistice, ceea ce sugerează că ar putea beneficia cu adevărat de expertiza externă. Există și alte semne evidente. Companiile ajung adesea să plătească prețuri echivalente cu cele de retail pentru transport, în loc să beneficieze de reduceri pentru cantități mari. Multe afaceri au, de asemenea, dificultăți în a ști unde se află efectiv produsele lor în orice moment al transportului. Și să nu uităm de problemele legate de gestionarea retururilor de produse între țări diferite, care pot deveni rapid un coșmar fără sisteme adecvate în funcțiune.
Un magazin specializat în încălțăminte a înregistrat o creștere a vânzărilor internaționale cu peste 200% la doar 18 luni după ce a colaborat cu un expert în logistică. Înainte de acest parteneriat, compania se confrunta cu doar 30 de livrări pe lună și întârzieri la vamă în aproximativ 22% dintre cazuri. Acum procesează peste 200 de colete lunar, cu o punctualitate aproape perfectă – aproximativ 99% dintre livrări ajung exact la timp. Compania de logistică a introdus un sistem numit transport consolidat, care a redus cheltuielile cu aproape o treime. În același timp, a gestionat toată documentația necesară în 15 țări diferite fără nicio dificultate. Prin această colaborare, comerciantul a extins operațiunile în opt regiuni complet noi, fără a angaja personal suplimentar în echipa sa proprie. Acest exemplu arată că o asistență competentă în domeniul transporturilor și distribuției poate deschide cu adevărat uși pentru afacerile care doresc să crească la nivel internațional, fără a depăși bugetul.
Trecerea prin vămâna internațională este ceva cu care se confruntă majoritatea companiilor, deoarece pur și simplu nu au cunoștințele necesare. Conformitatea presupune gestionarea unor mase impresionante de hârtii, identificarea acelor coduri tarifare complicate și menținerea la zi cu acordurile comerciale care par să se schimbe de la o zi la alta. O mică greșeală poate duce la returnarea expedierilor către expeditor, poate costa afacerile aproximativ 740.000 USD, conform cercetării Ponemon din anul trecut, sau poate întârzia lucrurile timp de săptămâni la porturi. Din acest motiv, mulți apelează la agenți profesioniști de transport care într-adevăr înțeleg cum funcționează aceste reguli în diferite țări. Ei gestionează toate aspectele reglementare astfel încât produsele să ajungă acolo unde trebuie, fără a rămâne blocate într-un limbo birocratic.
Agenții de transport se ocupă eficient, în majoritatea cazurilor, de toate acele proceduri vamale complicate. Ei gestionează documente importante, inclusiv facturi comerciale, scrisori de transport și, de asemenea, declarațiile vamale dificile. Stabilirea corectă a clasificărilor tarifare face parte din responsabilitățile lor. Acești specialiști construiesc relații bune de lucru cu funcționarii vamali de la diverse porturi din întreaga lume. Ei știu exact ce necesită fiecare locație, deoarece au trecut deja de multe ori prin aceste procese. Modul lor organizat de a gestiona totul reduce semnificativ întârzierile la eliberarea mărfurilor. Unele estimări sugerează că timpul de eliberare poate scădea cu aproximativ două treimi atunci când sunt implicați agenți experimentați, transformând ceea ce ar putea fi o situație haotică într-un proces care funcționează fluent de la început până la sfârșit.
Colaborarea cu un agent de transport reduce acele probleme legate de conformitate care apar frecvent în operațiunile de transport internațional. Acești profesioniști identifică din timp greșelile de documentare, prevenind astfel aproximativ 40 la sută dintre opririle vamale, conform rapoartelor comerciale recente. Companiile sunt deseori amendate atunci când taxele sunt calculate greșit sau mărfuri interzise trec neobservate. Ceea ce face acești agenți cu adevărat valoroși este capacitatea lor de a menține companiile informate din timp despre reglementările în schimbare. Astfel, livrările nu rămân blocate în mod neașteptat în terminale străine, așteptând decizii de eliberare pentru care nimeni nu era pregătit.
Să încerci să gestionezi documentele vamale intern în mod propriu pare mai ieftin la prima vedere, dar sincer, durerile de cap sunt mult mai mari decât orice economie de bani. Când companiile aleg varianta „fă-o singur” pentru conformitate, în cele din urmă cheltuie enorm de mult timp actualizându-se constant cu regulile internaționale în continuă schimbare și trebuie să aloce o persoană în regim full-time doar pentru această sarcină. Aici intervin agenții profesioniști de transport. Acești specialiști au ani întregi de experiență și se ocupă efectiv de toate aspectele legale, astfel încât afacerile nu trebuie să se îngrijoreze pentru amenzi sau întârzieri. În plus, conexiunile lor din diverse țări fac ca livrările să avanseze în mod fluent, chiar și atunci când lucrurile devin complicate. Am văzut clienți economisind atât timp, cât și bani, lăsând experții să gestioneze aceste situații delicate, în loc să încerce să rezolve totul singuri.
Forwarderii de mărfuri stabilesc cele mai bune rute de transport analizând costurile, viteza necesară pentru livrare și gradul de încredere al diferitelor opțiuni de transport. Acești profesioniști gestionează livrările complexe care combină diverse metode de transport, utilizând adesea avioanele pentru mărfurile sensibile la timp și navele atunci când mutarea unor volume mari are mai mult sens. Activitatea lor reduce întârzierile la livrare și previne blocajele din lanțurile de aprovizionare, ceea ce este foarte important pentru companiile care încearcă să pătrundă pe piețe străine, unde momentul potrivit poate face sau strica afacerile.
Lucrul cu un agent de transport oferă companiilor acces la ceva la care majoritatea expeditorilor individuali pur și simplu nu pot avea acces singuri: conexiuni puternice în lumea transportatorilor. Acești agenți știu unde pot găsi spațiu suplimentar pentru mărfuri atunci când toată lumea altcineva caută disperat în perioadele aglomerate de transport. În plus, pot încheia acorduri mai bune privind prețurile, bazate pe volumele de expedieri pe care companiile obișnuite nu le pot atinge singure. Valoarea reală provine de la ceea ce se întâmplă în porturile din întreaga lume. Datorită acestor relații de lungă durată, mărfurile trec mai repede prin vamă, petrec mai puțin timp stocate în depozite și, în general, sunt tratate ca prioritare, fără a se pierde în coada fluxului obișnuit de mărfuri.
Forwarderii maritimi gestionează toată documentația necesară pentru transportul mărfurilor peste granițe. Gândiți-vă la scrisorile de transport, certificatele de origine și acele formulare vamale complicate pe care nimeni nu dorește să le gestioneze. De asemenea, ei se ocupă de asigurarea corespunzătoare a mărfurilor, astfel încât companiile să nu rămână responsabile dacă ceva este deteriorat sau pierdut în timpul transportului. Aceste companii au dezvoltat metode de gestionare a riscurilor atunci când reglementările se schimbă peste noapte, vremea rea afectează rutele de transport sau situațiile politice se modifică neașteptat. Ce înseamnă acest lucru pentru companii este că un proces care era anterior o sursă de stres legat de livrările internaționale devine doar o operațiune obișnuită de afaceri, în loc de o sursă constantă de stres și incertitudine.
Întârzierile la livrare care se repetă în mod constant, costurile care depășesc cu mult bugetul și clienții nemulțumiți de timpii de așteptare indică toate probleme legate de strategia actuală de logistică. Companiile tind să ignore aceste aspecte până când situația devine gravă, dar aceste semne de avertizare înseamnă de obicei că echipele interne nu dispun pur și simplu de resursele necesare pentru a gestiona în mod constant transportul internațional. Datele livrărilor sunt ratate prea des, iar documentele vamale se transformă într-un coșmar în porturile din întreaga lume. Rezultatul? Clienții devin frustrați și încep să pună sub semnul întrebării dacă mai pot avea încredere în marcă după eşecuri repetate.
Conform cercetărilor Organizației Mondiale a Comerțului, 68% dintre întreprinderile mici și mijlocii au raportat îmbunătățiri semnificative ale timpilor de livrare după parteneriatul cu un specialist în expedieri. Această statistică evidențiază modul în care agenții profesioniști de transport optimizează traseele, documentația și relațiile cu transportatorii pentru a spori fiabilitatea lanțului de aprovizionare.
Angajarea unui agent de transport implică unele cheltuieli inițiale, dar majoritatea companiilor constată că beneficiile depășesc cu mult aceste costuri în timp. Se produc mai puține întârzieri deoarece profesioniștii gestionează corect documentația de la început, ceea ce reduce erorile și economisește bani pe amenzi costisitoare pentru nerespectarea reglementărilor. Când evaluează dacă acest lucru are sens pentru afacerea lor, proprietarii trebuie să verifice poziția lor comparativ cu ceea ce alte companii similare cheltuiesc pe transport. Aceasta înseamnă nu doar să numere ceea ce apare pe facturi, ci și să ia în considerare toate acele ore suplimentare irosite atunci când lucrurile merg prost. Ceea ce contează cu adevărat este observarea unor rezultate mai bune lună după lună: coletele ajung la timp mai des, clienții încetează să se plângă de livrările întârziate, iar întreaga operațiune devine mult mai fluidă fără întreruperi constante care perturbă fluxul zilnic de lucru.
Puterea rețelei unui agent de transport internațional are un rol important în ceea ce privește fiabilitatea livrărilor și nivelul costurilor. Căutați companii care au conexiuni bune cu transportatorii și care operează efectiv pe piețe importante la nivel mondial. Alegeți expeditori care își mențin birouri locale sau colaborează strâns cu parteneri atât în locul de origine, cât și în destinația mărfurilor — aceștia tind să rezolve mai rapid eventualele probleme și adesea obțin condiții de preț mai avantajoase. Experiența contează, de asemenea. Agentați cu experiență cunosc detalii pe care alții le-ar putea ignora: regulile vamale locale, întârzierile neașteptate în anumite perioade ale anului, metode speciale de manipulare a mărfurilor delicate sau neobișnuite. Aceste cunoștințe fac o diferență reală în asigurarea unor livrări fără probleme, fără complicații sau cheltuieli suplimentare ulterioare.
În zilele noastre, livrarea depinde în mare măsură de tehnologie pentru a urmări totul, de la depozit până la ușa destinatarului. Când căutați companii de transport, verificați dacă dispun de sisteme online care permit expeditorilor să vadă în orice moment unde se află coletele, să proceseze automat documentele și să comunice clar pe tot parcursul procesului. Beneficiile sunt destul de evidente: aceste sisteme reduc erorile provocate de intervenția manuală, țin clienții informați în mod regulat și permit managerilor să identifice problemele înainte ca acestea să devină mari complicații. Un studiu recent din anul trecut a arătat ceva interesant: firmele care au adoptat complet operațiunile digitale de transport au înregistrat o scădere de aproximativ 40 la sută a numărului de apeluri efectuate de persoane care întrebau unde sunt produsele lor. Are sens dacă stai să te gândești, nu-i așa?
Înainte de a vă angaja, întrebați partenerii potențiali:
Desigur, prețul contează atunci când alegi un partener de transport, dar optarea pentru cel mai ieftin în mod absolut duce de obicei la eșec pe termen lung. Ceea ce contează cu adevărat este să obții o valoare bună pentru bani. Căutați agenți care reduc cu adevărat acele taxe suplimentare ascunse pe care le urâm cu toții – gândiți-vă la penalizări vamale, facturi pentru depozitare în magazie sau, mai rău, colete care stau undeva uitate pentru că s-au pierdut în tranzit. Atunci când companiile construiesc relații reale cu furnizorii lor de logistică bazate pe comunicare sinceră și obiective comune, lucrurile tind să funcționeze mai bine. Pe măsură ce afacerile se extind, aceste parteneriate permit lanțului de aprovizionare să crească alături de ele fără a sacrifica ceea ce clienții se așteaptă de la servicii de livrare fiabile. Am văzut prea multe startup-uri care au avut dificultăți doar pentru că nu au planificat din timp acest aspect al operațiunilor.
Companiile ar trebui să ia în considerare angajarea unui agent de transport atunci când încep să se extindă la nivel internațional, experimentează presiuni operaționale sau atunci când complexitatea logistică începe să afecteze eficiența generală.
Agenții de transport oferă expertiză în conformitatea vamală, ajută la simplificarea documentației și a eliberării vamale și reduc întârzierile și costurile livrărilor.
Luați în considerare evaluarea puterii rețelei, acoperirii destinațiilor, experienței în industrie și capacităților digitale privind urmărirea în timp real și comunicarea.
Operatorii de transport maritim oferă planificare a transportului, rezervarea de spațiu pentru mărfuri, documentație, asigurare și servicii de reducere a riscurilor.
Semnele de avertizare includ întârzieri constante ale livrărilor, creșterea costurilor și o creștere a reclamațiilor clienților.
