×
Moment wyboru agenta przewozowego międzynarodowym zależy przede wszystkim od wielkości firmy i tempa jej rozwoju. Małe start-upy, które zajmują się tylko okazjonalnymi przesyłkami krajowymi, zazwyczaj radzą sobie z logistyką bez większych problemów. Sytuacja szybko się komplikuje, gdy takie firmy zaczynają eksportować produkty za granicę. Wiele średnich przedsiębiorstw znajdzie się w kropce, rozwijając się szybko, ponieważ zajmowanie się dokumentacją celną, negocjowanie z przewoźnikami oraz zapewnienie zgodności z przepisami pochłania zbyt dużo czasu i uwagi pracowników. Dla dużych przedsiębiorstw, które już zarządzają globalnymi łańcuchami dostaw, współpraca z doświadczonymi agentami przewozowymi ma sens, ponieważ ci specjaliści znają wszystkie sztuczki, które pozwalają obniżyć koszty dzięki umowom na przesyłki zbiorcze i długotrwałym relacjom z głównymi przewoźnikami w różnych regionach.
Gdy firmy zaczynają potrzebować pomocy w zarządzaniu operacjami transportowymi, zwykle wchodzą w grę trzy główne czynniki: ilość przesyłek, częstotliwość wysyłek oraz miejsca docelowe przesyłek. Większość firm doświadcza punktu przełomowego około 40–60 przesyłek międzynarodowych miesięcznie. Na tym etapie dodatkowe koszty związane z usługami agentów spedycyjnych są często rekompensowane dzięki lepszym umowom z przewoźnikami i mniejszej ilości czasu poświęconej na formalności administracyjne. Regularne wysyłki między różnymi krajami wiążą się również z własnymi problemami. Zasady celne, numery taryfowe oraz różne dokumenty stale się zmieniają, a czasem różnią się nawet między poszczególnymi portami. Dla firm obsługujących klientów rozproszonych w dziesięciu lub więcej krajach znalezienie osoby znającej lokalne przepisy i posiadającej kontakty na całym regionie staje się absolutnie niezbędne. Odpowiedni spedytor nie tylko zajmuje się logistyką – staje się przedłużeniem samej działalności.
Gdy firma zaczyna rozwijać się międzynarodowo, pojawiają się pewne sygnały ostrzegawcze wskazujące, że coś nie idzie zgodnie z planem. Na przykład, jeśli przesyłki regularnie przybywają później niż po pięciu dniach roboczych lub gdy odrzucenia przez celników przekraczają 8% wszystkich wysyłek, są to dość wyraźne sygnały, że coś jest nie tak. Działy obsługi klienta mogą zauważyć podwojenie liczby skarg już w ciągu kilku tygodni. Wewnętrzne zespoły zapewne poświęcają zbyt dużo czasu – czasem nawet około 15 godzin tygodniowo – próbując koordynować wszystkie kwestie logistyczne, co sugeruje, że mogłyby one skorzystać na pomocy eksperckiej z zewnątrz. Istnieją również inne charakterystyczne objawy. Firmy często kończą płacenie cen detalicznych za przesyłki zamiast korzystać z rabatów hurtowych. Wiele firm ma także problemy z określeniem, gdzie dokładnie znajdują się ich produkty w danym momencie podróży. I nie zapominajmy o problemach związanych z obsługą zwrotów produktów między różnymi krajami, które bez odpowiednich systemów mogą szybko stać się koszmarem.
Jeden sklep specjalistyczny z obuwiem odnotował wzrost sprzedaży za granicą o ponad 200% zaledwie 18 miesięcy po współpracy z ekspertem ds. logistyki. Przed zawarciem tej współpracy mieli problemy z obsługą zaledwie 30 przesyłek miesięcznie i ponosili opóźnienia na celnicy w około 22% przypadków. Obecnie obsługują ponad 200 przesyłek miesięcznie, osiągając niemal idealne terminy – około 99% przesyłek dociera w wyznaczonym czasie. Firma logistyczna wprowadziła tzw. przesyłki konsolidowane, które zmniejszyły koszty o prawie jedną trzecią. Jednocześnie, zajęła się całym procesem dokumentacyjnym w 15 różnych krajach, nie napotykając większych trudności. Dzięki tej umowie, detalista rozszerzył działalność o osiem nowych regionów, nie zatrudniając dodatkowych pracowników we własnym zespole. Pokazuje to, że profesjonalna pomoc w zakresie wysyłek i dystrybucji może naprawdę otworzyć nowe możliwości dla firm chcących rozwijać się międzynarodowo, nie przekraczając przy tym budżetu.
Przejście przez celną kontrolę międzynarodową sprawia trudności większości firm, ponieważ po prostu nie posiadają odpowiedniej wiedzy. Zgodność oznacza radzenie sobie z lawiną dokumentów, rozszyfrowywanie skomplikowanych kodów taryfowych oraz nadążanie za umowami handlowymi, które wydają się zmieniać z dnia na dzień. Jeden mały błąd może spowodować odesłanie przesyłki do nadawcy, kosztować firmy około 740 000 USD – według badań przeprowadzonych przez Ponemona w zeszłym roku – lub powodować opóźnienia trwające tygodniami na portach. Dlatego wiele firm odwołuje się do profesjonalnych agentów spedycyjnych, którzy rzeczywiście rozumieją, jak działają przepisy w różnych krajach. Oni zajmują się wszystkimi aspektami regulacyjnymi, dzięki czemu produkty docierają tam, gdzie mają trafić, bez utknięcia w biurokratycznym limbo.
Agenci spedycyjni zajmują się zazwyczaj bardzo skutecznie wszystkimi tymi skomplikowanymi procedurami celnych. Zajmują się ważnymi dokumentami, w tym fakturami handlowymi, listami przewozowymi oraz utrudniającymi sprawę deklaracjami celnymi. Ustalenie odpowiedniej klasyfikacji taryfowej również należy do ich obowiązków. Ci specjaliści rzeczywiście budują dobre relacje zawodowe z urzędnikami celnymi w różnych portach na całym świecie. Wiedzą dokładnie, czego wymaga każda lokalizacja, ponieważ wielokrotnie już przez to przechodzili. Sposób, w jaki organizują wszystkie formalności, znacząco ogranicza opóźnienia w procesie zwalniania przesyłek. Według szacunków czas rozprawy celnej może skrócić się o około dwie trzecie dzięki zaangażowaniu doświadczonych agentów, co zamienia potencjalny bałagan w sprawnie działający proces od początku do końca.
Współpraca z agentem spedycyjnym zmniejsza liczbę problemów z zgodnością, które często pojawiają się w międzynarodowych operacjach transportowych. Ci specjaliści wykrywają błędy w dokumentach jeszcze zanim do nich dojdzie, zapobiegając w ten sposób około 40 procentom zatrzymań celnym, według najnowszych raportów branżowych. Firmy są często ukarane grzywnami, gdy opłaty celne są źle obliczone lub zakazane towary przechodzą niezauważone. Co czyni tych agentów szczególnie wartościowymi, to ich zdolność do wcześniejszego informowania firm o zmieniających się przepisach. Oznacza to, że przesyłki nie kończą przypadkiem w zawieszeniu na terminalach za granicą, czekając na decyzje celne, których nikt nie przewidział.
Na pierwszy rzut oka samodzielne załatwianie dokumentów celnego może wydawać się tańsze, ale szczerze mówiąc, kłopoty są znacznie większe niż oszczędności finansowe. Gdy firmy samodzielnie zajmują się zgodnością przepisową, kończą spędzając mnóstwo czasu na nadążaniu za stale zmieniającymi się międzynarodowymi przepisami i muszą wyznaczyć kogoś na pełny etat wyłącznie do tego zadania. Właśnie wtedy przydatni okazują się profesjonalni agenci spedycyjni. Ci specjaliści mają wieloletnie doświadczenie i sami zajmują się całym aspektem prawnym, dzięki czemu firmy nie muszą martwić się o karne lub opóźnienia. Dodatkowo ich kontakty w różnych krajach sprawiają, że przesyłki płyną gładko nawet w skomplikowanych sytuacjach. Widzieliśmy klientów, którzy oszczędzili zarówno czas, jak i pieniądze, powierzając ekspertom załatwienie tych trudnych spraw zamiast próbować samodzielnie wszystkiego rozwiązać.
Spedytorzy wyznaczają najkorzystniejsze trasy transportowe, biorąc pod uwagę koszty, terminowość dostaw oraz wiarygodność różnych opcji transportu. Ci specjaliści obsługują skomplikowane przesyłki łączące różne środki transportu, często wykorzystując samoloty do ładunków wymagających szybkiego dostarczenia, a statki – gdy przewóz dużych ilości jest bardziej opłacalny. Ich praca zmniejsza opóźnienia w dostawach i zapobiega zatorom w łańcuchach dostaw, co ma szczególne znaczenie dla firm próbujących wejść na zagraniczne rynki, gdzie terminowość może zadecydować o powodzeniu lub porażce transakcji handlowych.
Współpraca z agentem transportowym daje firmom dostęp do czegoś, do czego większość pojedynczych nadawców po prostu nie może samodzielnie dotrzeć: głębokich powiązań w świecie przewoźników. Ci agenci wiedzą, gdzie znaleźć dodatkową przestrzeń ładunkową, gdy inni szukają jej rozpaczliwie w okresach dużego ruchu. Ponadto potrafią wynegocjować lepsze ceny na podstawie objętości przesyłek, na które zwykłe firmy same nie mogą liczyć. Prawdziwa wartość ukazuje się w portach na całym świecie. Dzięki długotrwałym relacjom przesyłki szybciej przechodzą przez celnę, mniej czasu spędzają w magazynach i ogólnie są traktowane priorytetowo, a nie giną w kolejce codziennych przewozów.
Spedytorzy zajmują się całą dokumentacją związaną z przewozem towarów przez granice. Chodzi o listy przewozowe, certyfikaty pochodzenia oraz te skomplikowane formularze celne, których nikt nie chce wypełniać. Zajmują się również uzyskaniem odpowiedniego ubezpieczenia ładunku, aby firmy nie zostały z niczym, gdyby coś uległo uszkodzeniu lub zaginęło w trakcie transportu. Te firmy opracowały sposoby zarządzania ryzykami wynikającymi z nagłych zmian przepisów, niekorzystnych warunków pogodowych na trasach transportowych lub niespodziewanych zmian sytuacji politycznej. Oznacza to dla firm, że to, co kiedyś było procesem wywołującym bóle głowy przy międzynarodowym przesyłaniu towarów, staje się kolejną rutynową operacją biznesową zamiast stałym źródłem stresu i niepewności.
Opóźnienia w dostawach, które ciągle się powtarzają, koszty znacznie przekraczające budżet oraz klienci coraz bardziej sfrustrowani czasem oczekiwania – wszystko to wskazuje na problemy z obecną strategią logistyczną. Firmy często nie zwracają na to uwagi, dopóki sytuacja nie stanie się bardzo zła, ale te sygnały ostrzegawcze zazwyczaj oznaczają, że wewnętrzne zespoły po prostu nie mają wystarczających możliwości do skutecznego zarządzania międzynarodowymi przewozami. Daty dostaw są przegapiane zbyt często, a dokumenty celne zamieniają się w koszmar na portach na całym świecie. Rezultat? Klienci tracą cierpliwość i zaczynają kwestionować wiarygodność marki po kolejnych rozczarowaniach.
Zgodnie z badaniami Organizacji Handlu Światowego, 68% małych i średnich przedsiębiorstw odnotowało znaczące skrócenie czasu dostaw po nawiązaniu współpracy ze specjalistą w zakresie spedycji. Ta statystyka pokazuje, jak profesjonalni agenci transportowi optymalizują trasy, dokumentację oraz relacje z przewoźnikami, aby zwiększyć niezawodność łańcucha dostaw.
Zatrudnienie agenta spedycyjnego wiąże się z pewnymi początkowymi kosztami, ale większość firm stwierdza, że korzyści w dłuższej perspektywie znacznie przewyższają te wydatki. Mniejsza liczba opóźnień ma miejsce dlatego, że specjaliści od samego początku poprawnie obsługują dokumentację, co zmniejsza błędy i oszczędza pieniądze na kosztownych karach za niezgodność z przepisami. Oceniając, czy taki krok ma sens dla ich działalności, właściciele muszą porównać swoje sytuacje z tym, ile podobne firmy wydają na przesyłki. Oznacza to nie tylko sumowanie kwot widocznych na fakturach, ale także uwzględnienie wszystkich dodatkowych godzin straconych, gdy coś idzie nie tak. Jednak najważniejsze jest obserwowanie lepszych wyników miesiąc po miesiącu: przesyłki przybywają zgodnie z harmonogramem częściej, klienci przestają skarżyć się na opóźnione dostawy, a cała operacja staje się dużo płynniejsza, bez ciągłych zakłóceń pracy codziennej.
Siła sieci międzynarodowego agenta spedycyjnego odgrywa dużą rolę w niezawodności dostaw oraz wysokości kosztów. Szukaj firm, które mają dobre powiązania z przewoźnikami i faktycznie działają na ważnych rynkach na całym świecie. Spedytorzy posiadający lokalne biura lub ściśle współpracujący z partnerami zarówno w miejscu pochodzenia towarów, jak i w miejscu ich docelowym, zazwyczaj szybciej rozwiązują problemy, gdy się pojawią, a często uzyskują korzystniejsze warunki cenowe. Doświadczenie również ma znaczenie. Agenci mający dłuższe staże znają różne sprawy, które inni mogą przeoczyć — przepisy celne danej lokalizacji, nieoczekiwane opóźnienia w określonych porach roku, specjalne sposoby obsługi delikatnych lub nietypowych ładunków. Te doświadczenia rzeczywiście wpływają na płynny przebieg przesyłek, bez dodatkowych kłopotów czy wydatków w przyszłości.
Współczesna dostawa zależy w dużym stopniu od technologii, umożliwiającej śledzenie przesyłek na każdym etapie – od magazynu po próg drzwi odbiorcy. Wybierając firmę transportową, warto sprawdzić, czy oferuje systemy online pozwalające nadawcom na bieżąco śledzić lokalizację paczek, automatyczne przetwarzanie dokumentów oraz przejrzystą komunikację na każdym etapie procesu. Korzyści są oczywiste – takie systemy zmniejszają liczbę błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych, regularnie informują klientów o postępach i pozwalają menedżerom wykrywać problemy, zanim staną się poważnymi kłopotami. Z ciekawostek – zgodnie z badaniami z zeszłego roku, firmy, które w pełni zautomatyzowały procesy transportowe, odnotowały spadek liczby telefonów z pytaniami o lokalizację przesyłek o około 40 procent. Kiedy się nad tym zastanowić, to całkiem logiczne, prawda?
Zanim podpiszesz umowę, zapytaj potencjalnych partnerów:
Oczywiście, cena ma znaczenie przy wyborze partnera w zakresie przewozu, ale wybór absolutnie najtańszej opcji zazwyczaj długoterminowo działa na opak. Naprawdę liczy się uzyskanie dobrej wartości za pieniądze. Warto szukać agentów, którzy rzeczywiście redukują te ukryte dodatkowe opłaty, których wszyscy tak nie cierpimy – np. kar za formalności celne, opłaty magazynowe lub, co gorsza, paczek leżących gdzieś zapomnianych, ponieważ zaginęły w trakcie transportu. Gdy firmy budują rzeczywiste relacje z dostawcami usług logistycznych oparte na uczciwej komunikacji i wspólnych celach, wszystko zazwyczaj układa się lepiej. W miarę jak firmy rosną, takie partnerstwa pozwalają łańcuchowi dostaw rozwijać się razem z nimi, bez utraty tego, czego klienci oczekują od niezawodnych usług dostawy. Widzieliśmy już zbyt wielu przedsiębiorców zmagających się z problemami tylko dlatego, że nie zaplanowali tego aspektu działalności.
Przedsiębiorstwa powinny rozważyć zatrudnienie agenta spedycyjnego, gdy zaczynają rozwijać się międzynarodowo, doświadczają obciążeń operacyjnych lub gdy skomplikowane kwestie logistyczne zaczynają wpływać na ich ogólną efektywność.
Agenci spedycyjni posiadają wiedzę ekspertów w zakresie zgodności celnego, pomagają usprawnić dokumentację i wykroczenie towaru przez granicę oraz zmniejszają opóźnienia i koszty przesyłek.
Należy wziąć pod uwagę siłę sieci, zasięg docelowy, doświadczenie branżowe oraz możliwości cyfrowe w zakresie śledzenia w czasie rzeczywistym i komunikacji.
Spedytorzy oferują planowanie transportu, rezerwację miejsca ładunkowego, dokumentację, ubezpieczenie oraz usługi minimalizacji ryzyka.
Sygnałami ostrzegawczymi są systematyczne opóźnienia przesyłek, rosnące koszty oraz zwiększająca się liczba skarg klientów.
