×
Tidspunktet for å ansette en internasjonal fraktagent avhenger i stor grad av bedriftens størrelse og vekstfart. Små oppstartsselskaper som kun håndterer tilfeldige innenlandske sendinger, klarer vanligvis å administrere sin egen logistikk uten større problemer. Men situasjonen blir raskt mer komplisert når disse virksomhetene begynner å eksportere produkter til utlandet. Mange mellomstore selskaper finner seg ofte i en knipe når de vokser raskt, fordi behandling av tollpapirer, forhandling med transportører og å sikre etterlevelse tar for mye tid og personalressurser. For større selskaper som allerede driver globale leveringskjeder, er det hensiktsmessig å samarbeide med erfarne fraktagenter, siden disse profesjonelle kjenner alle triksene for å redusere kostnader gjennom bulkfraktavtaler og langsiktige relasjoner med store transportører i ulike regioner.
Når bedrifter begynner å trenge hjelp med fraktoperasjonene sine, er det vanligvis tre hovedfaktorer som spiller inn: hvor mye de transporterer, hvor ofte de sender varer, og hvor pakkene havner. De fleste bedrifter merker seg et vendepunkt rundt 40–60 internasjonale pakker per måned. På dette stadiet utlignes det som kanskje virker som ekstra kostnader for shippingagenter gjennom bedre avtaler med transportører og mindre tid brukt på papirarbeid. Å regelmessig sende varer til ulike land medfører også sine egne utfordringer. Toldregler, tariffnummer og alle mulige dokumenter endrer seg stadig, noen ganger fra én havn til en annen. For bedrifter med kunder spredt over ti eller flere land, blir det helt nødvendig å finne noen som kjenner lokale regelverk og har kontakter i hele regionen. Den rette godsformidleren håndterer ikke bare logistikken – de blir en utvidelse av selve bedriften.
Når et selskap begynner å ekspandere internasjonalt, dukker det ofte opp visse advarselssignaler om at ting ikke går smertefritt. For eksempel, hvis pakker regelmessig bruker lenger tid enn fem arbeidsdager på å ankomme, eller når tollavvisninger overstiger 8 % av alle sendinger, er dette ganske klare tegn på at noe er galt. Kundeserviceavdelinger kan merke seg at klagene dobles innen bare noen få uker. Interne team bruker sannsynligvis langt for mye tid – noen ganger omtrent 15 timer hver uke – på å koordinere alle logistikkspørsmål, noe som tyder på at de kunne hatt godt nytte av ekstern ekspertise. Det finnes også andre tydelige tegn. Selskaper ender ofte opp med å betale priser som tilsvarer detaljpriser for frakt, i stedet for å få bulk-rabatter. Mange bedrifter sliter også med å vite hvor produktene deres faktisk er i løpet av transporten. Og la oss ikke glemme hodebryet ved å håndtere produktretur mellom ulike land, noe som raskt kan bli en mareritt uten passende systemer på plass.
En spesialitetshandel for sko så sin utenlandske salg øke med over 200 % bare 18 måneder etter at de samarbeidet med en logistikk-ekspert. Før dette samarbeidet hadde de problemer med kun 30 sendinger hver måned og møtte forsinkelser ved toll i omtrent 22 % av tilfellene. Nå håndterer de godt over 200 pakker månedlig med nesten perfekt tidsplan – omtrent 99 % ankommer når de lover. Logistikkselskapet introduserte noe som kalles konsolidert frakt, som reduserte utgiftene med nesten en tredjedel. Samtidig håndterte de all dokumentasjonen i 15 ulike land uten å bry seg. Med denne ordningen utvidet detaljisten virksomheten til åtte nye regioner uten å ansette ekstra personell til sitt eget team. Dette viser at god hjelp med shipping og distribusjon virkelig kan åpne dører for bedrifter som ønsker å vokse internasjonalt uten å overskride budsjettet.
Å komme seg gjennom internasjonale toller er noe de fleste selskaper sliter med, fordi de rett og slett ikke har den nødvendige kunnskapen. Etterlevelse innebærer å håndtere enorme mengder papirarbeid, finne ut av de vanskelige tariffkodene og følge med på handelsavtaler som virker som om de endrer seg over natten. En liten feil kan føre til at sendinger sendes tilbake til avsender, koste bedrifter rundt 740 000 dollar ifølge Ponemons undersøkelse fra i fjor, eller holde opp transporten i uker ved havner. Derfor vender mange seg til profesjonelle fraktagenter som faktisk forstår hvordan disse reglene fungerer i ulike land. De tar seg av alt det regulatoriske slik at produktene kommer dit de skal uten å bli sittende fast i byråkratisk limbo.
Fraktagenter tar seg av alle disse kompliserte tollprosedyrene ganske effektivt de fleste gangene. De håndterer viktig papirarbeid, inkludert kommersielle fakturaer, fraktbrev og også de vanskelige tolldeklarasjonene. Det er også deres jobb å få på plass riktige tariffklassifiseringer. Disse folkene bygger faktisk gode arbeidsrelasjoner med tjenestemenn ved tollkontor på ulike havner over hele verden. De vet hva hvert enkelt sted krever spesifikt, fordi de har vært igjennom det så mange ganger før. Den måten de organiserer alt på, reduserer betydelig opphold i klarering. Noen estimater antyder at klareringstider kan gå ned med omtrent to tredjedeler når erfarne agenter er involvert, og gjør om noe som kunne blitt et kaos til noe som fungerer smidig fra begynnelse til slutt.
Å arbeide med en fraktsjef reduserer de problemer med etterlevelse som stadig oppstår i internasjonale fraktoperasjoner. Disse fagpersonene oppdager papirarbeidsfeil før de skjer – noe som forhindrer omtrent 40 prosent av tollforsinkelser, ifølge nyere handelsrapporter. Selskaper blir ofte straffet når avgifter beregnes feil eller forbudte varer slipper gjennom uten å bli oppdaget. Det som gjør disse agentene spesielt verdifulle, er imidlertid deres evne til å holde bedrifter informert på forhånd om endringer i regelverk. Det betyr at frakter ikke havner i limbo på utenlandske terminaler og venter på godkjenningsbeslutninger som ingen så komme.
Å håndtere tollpapirer internt virker kanskje billigere ved første øyekast, men åpenbart er hodebryet langt verre enn noe sparebeløp. Når selskaper velger selvbetjening for etterlevelse, ender de opp med å bruke mye tid på å følge med på stadig skiftende internasjonale regler, og må tildele noen heltidsansvar bare for dette. Der kommer profesjonelle fraktagenter inn i bildet. Disse folkene har gjort dette i årvis og tar faktisk selv seg av alt det juridiske, slik at bedrifter slipper å bekymre seg for boter eller forsinkelser. Pluss så betyr deres kontakter over hele verden at pakker ofte beveger seg smidig, selv når ting blir komplisert. Vi har sett kunder spare både tid og penger ved å la eksperter håndtere disse utfordrende situasjonene i stedet for å prøve å finne ut alt selv.
Fragtførere finner de beste fraktrutene ved å vurdere kostnader, hvor raskt gods må levers og hvor pålitelige ulike transportalternativer er. Disse profesjonellene håndterer komplekse frakter som kombinerer ulike transportmetoder, ofte ved å bruke fly til tidssensitivt gods og skip når det er mer hensiktsmessig å frakte store volumer. Arbeidet deres reduserer leveringsforsinkelser og hindrer opphopning i forsyningskjedene, noe som er svært viktig for selskaper som ønsker å etablere seg i utenlandske markeder der timing kan avgjøre om forretningsavtaler lykkes eller mislykkes.
Å arbeide med en fraktagent gir bedrifter tilgang til noe som de fleste enkeltsender rett og slett ikke kan få på egenhånd: dype forbindelser innen båretorvet. Disse agentene vet hvor de skal finne ekstra lasteplass når alle andre kappes om plass i travle fraktkjøp. I tillegg kan de forhandle bedre priser basert på fraktvolum som ordinære selskaper rett og slett ikke kvalifiserer for alene. Den virkelige verdien kommer fra det som skjer på havnene rundt om i verden. Med disse langvarige relasjonene flyter frakten raskere gjennom toll, bruker mindre tid i lager og behandles generelt som prioritet i stedet for å gå tapt i køen av daglig godsstrafikk.
Fragtførere håndterer all dokumentasjonen som følger med transport av varer over grenser. Tenk på fraktsedler, opprinnelsesattester og de kompliserte tollformene som ingen ønsker å forholde seg til. De sørger også for riktig godsikring slik at bedrifter ikke står igjen med tapet hvis noe skades eller går tapt under transport. Disse selskapene har utviklet metoder for å håndtere risiko når regelverk endres over natten, været slår til på skipsruter eller politiske situasjoner endrer seg uventet. Det betyr at det som tidligere var en frustrerende prosess ved internasjonal frakt, nå blir til en rutinemessig forretningsoperasjon i stedet for en kontinuerlig kilde til stress og usikkerhet.
Forsinkelser i frakt som fortsetter å skje, kostnader som overskrider budsjettet og kunder som er lei av ventetider, peker alle på problemer med den eksisterende logistikken. Selskaper tenderer til å overse dette inntil situasjonen blir veldig dårlig, men disse advarselssignalene betyr vanligvis at interne team rett og slett ikke har det som skal til for å håndtere global frakt på en stabil måte. Forsinkede leveringsdatoer skjer for ofte, og tollpapirarbeid blir til et mareritt ved havner over hele verden. Resultatet? Kunder blir frustrerte og begynner å lure på om de fortsatt kan stole på merket etter gjentatte skuffelser.
Ifølge forskning fra Verdens handelsorganisasjon opplevde 68 % av små og mellomstore bedrifter betydelige forbedringer i leveringstider etter å ha samarbeidet med en spesialist innen godsformidling. Dette tallet viser hvordan profesjonelle fraktagenter optimaliserer ruting, dokumentasjon og relasjoner til transportører for å øke påliteligheten i forsyningskjeden.
Å ansette en fraktagent innebærer noen opprinnelige kostnader, men de fleste selskaper finner at fordelene veier langt mer enn disse kostnadene på sikt. Færre forsinkelser skjer fordi profesjonelle håndterer dokumentasjonen riktig fra første dag, noe som reduserer feil og sparer penger på dyre overtredelsesgebyrer. Når man vurderer om dette er hensiktsmessig for sin virksomhet, må eiere sjekke hvor de står i forhold til hva andre lignende selskaper bruker på frakt. Dette betyr ikke bare å telle det som vises på fakturaene, men også å ta med alle de ekstra timene som går tapt når noe går galt. Det som egentlig teller, er å se bedre resultater måned etter måned: pakker kommer frem i tide oftere, kunder slutter å klage på forsinkede leveranser, og hele driften blir mye jevnere uten konstante hopp som forstyrrer den daglige arbeidsflyten.
Styrken i et internasjonalt fraktselskaps nettverk spiller en stor rolle for hvor pålitelige leveranser er og hvordan kostnadene ser ut. Se etter selskaper som har gode tilkoblinger til transportører og som faktisk opererer i viktige markeder over hele verden. Fraktformidlere som har lokale kontorer eller samarbeider tett med partnere både der varer kommer fra og der de skal til, har ofte bedre evne til å løse problemer raskt når de oppstår, og får ofte mer gunstige priser. Erfaring teller også noe. Agenter som har vært i bransjen en stund, kjenner til mange ting andre kan overse – lokale tollregler, uventede forsinkelser til bestemte tider av året, spesielle måter å håndtere skjøre eller uvanlige laster på. Slike innsikter betyr mye for å få transporter gjennomført uten unødige hodebry eller ekstra kostnader senere.
Frakt disse dagene er sterkt avhengig av teknologi for å spore alt fra lager til døren. Når du leter etter fraktselskaper, sjekk om de har online-systemer som lar sendere se hvor pakker befinner seg i ethvert øyeblikk, håndterer dokumentasjon automatisk og kommuniserer tydelig gjennom hele prosessen. Fordelene er ganske opplagte – slike systemer reduserer feil som skyldes manuell innsats, holder kunder jevnt oppdatert og gir ledere mulighet til å oppdage problemer før de utvikler seg til store hodebry. En nylig studie fra i fjor viste også noe interessant – bedrifter med helt digitale fraktoperasjoner hadde omtrent 40 prosent færre oppringninger fra personer som spurte hvor varene deres var. Ganske logisk når man tenker over det, ikke sant?
Før du binder deg, stil følgende spørsmål til potensielle samarbeidspartnere:
Selvfølgelig betyr pris noe når man velger en fraktpartner, men å gå for den absolutt billigste løsningen slår ofte tilbake på sikt. Det som virkelig teller, er å få god verdi for pengene. Se etter agenter som faktisk reduserer de små irritasjonsfaktorene vi alle hater – tenk tollsankasjoner, lagerlagringsgebyrer, eller verre ennå, pakker som ligger og samler støv et sted fordi de har gått tapt under transporten. Når selskaper bygger reelle relasjoner med sine logistikkleverandører basert på åpen kommunikasjon og felles mål, fungerer ting vanligvis bedre. Etter hvert som bedrifter vokser, gjør disse partnerskapene at verdikjeden kan vokse sammen med dem uten å ofre det kundene forventer av pålitelige leveringstjenester. Vi har sett altfor mange startups slite bare fordi de ikke planla godt nok for dette aspektet av driften.
Bedrifter bør vurdere å ansette en fraktagent når de begynner å utvide seg internasjonalt, opplever operativ belastning, eller når logistikkutfordringer begynner å påvirke deres samlede effektivitet.
Fraktagenter tilbyr ekspertise innen tolloverholdelse, hjelper til med å effektivisere dokumentasjon og godkjenning, og reduserer forsinkelser og kostnader knyttet til sendinger.
Vurder nettverksstyrke, destinasjonsdekning, bransjeerfaring og digitale evner innen sanntidssporing og kommunikasjon.
Godsformidlere tilbyr transportplanlegging, reservasjon av lasteplass, dokumentasjon, forsikring og risikoreduserende tjenester.
Advarselstegn inkluderer konsekvente forsinkelser i sendinger, økende kostnader og økende antall kundeklager.
