×
Het tijdstip om een internationaal expediteur in te huren, hangt grotendeels af van de grootte van het bedrijf en de snelheid waarmee het groeit. Kleine start-ups die slechts incidenteel binnenlandse zendingen afhandelen, kunnen hun logistiek meestal zonder veel problemen zelf regelen. Maar zodra deze bedrijven beginnen met het exporteren van producten naar het buitenland, wordt de situatie al snel complex. Veel middelgrote bedrijven komen in een impasse terecht bij snelle groei, omdat het omgaan met douanedocumentatie, onderhandelen met vervoerders en het waarborgen van naleving te veel tijd en personeelsaandacht vergt. Voor grotere ondernemingen die al wereldwijde supply chains beheren, is samenwerking met ervaren expediteurs zinvol, aangezien deze professionals alle ins en outs kennen om kosten te verlagen via groepstransportovereenkomsten en langdurige relaties met grote vervoerders in verschillende regio's.
Wanneer bedrijven hulp nodig hebben bij hun verzendactiviteiten, spelen meestal drie belangrijke factoren een rol: hoeveel ze verplaatsen, hoe vaak ze verzenden en waar de pakketten uiteindelijk terechtkomen. De meeste bedrijven merken dat er een kantelpunt is van ongeveer 40 tot 60 internationale pakketten per maand. Op dit moment worden de ogenschijnlijke extra kosten voor expediteurs gecompenseerd door betere overeenkomsten met vervoerders en minder tijd besteed aan administratie. Regelmatig verzenden naar verschillende landen brengt echter ook eigen problemen met zich mee. Douaneregels, tariefnummers en diverse documenten veranderen voortdurend, soms zelfs van haven naar haven. Voor bedrijven met klanten verspreid over tien of meer landen wordt het vinden van iemand die de lokale regelgeving kent en contacten heeft in de hele regio absoluut essentieel. De juiste expeditieondernemer zorgt niet alleen voor logistiek – hij wordt een uitbreiding van het bedrijf zelf.
Wanneer een bedrijf internationaal begint uit te breiden, duiken er vaak waarschuwingssignalen op dat dingen niet goed verlopen. Als pakketten bijvoorbeeld regelmatig langer dan vijf werkdagen onderweg zijn, of wanneer douaneafwijzingen meer dan 8% van alle zendingen bedragen, zijn dit vrij duidelijke signalen dat er iets mis is. De klantenservice afdeling merkt mogelijk op dat klachten binnen enkele weken verdubbelen. Interna besteden teams soms veel te veel tijd—rond de 15 uur per week—aan het coördineren van al deze logistieke kwesties, wat suggereert dat ze echt baat zouden hebben bij externe expertise. Er zijn ook andere kenmerkende signalen. Bedrijven betalen vaak prijzen die neerkomen op detailhandelsprijzen voor verzending, in plaats van bulkkortingen te krijgen. Veel bedrijven worstelen er ook mee om op elk moment te weten waar hun producten zich daadwerkelijk bevinden tijdens transport. En laten we de hoofdpijn rond retourzendingen tussen verschillende landen niet vergeten, die snel kunnen ontaarden in een nachtmerrie zonder adequaat systeem.
Een speciaalzaak voor schoenen zag hun verkoop in het buitenland met meer dan 200% stijgen, slechts 18 maanden nadat zij samenwerkten met een logistieke expert. Vóór deze samenwerking hadden zij te maken met slechts 30 zendingen per maand en liepen zij ongeveer 22% van de tijd vertraging op bij de douane. Nu verwerken zij ruim 200 pakketten per maand met bijna perfecte timing – ongeveer 99% van de zendingen arriveert op het beloofde tijdstip. Het logistieke bedrijf introduceerde zogeheten geconsolideerde verzending, waardoor de kosten met bijna een derde daalden. Tegelijkertijd regelde men al het papierwerk in 15 verschillende landen zonder enige moeite. Dankzij deze regeling kon de detailhandelaar opereren in acht gloednieuwe regio's, zonder extra personeel aan te nemen voor hun eigen team. Dit laat zien dat goede hulp bij verzending en distributie echt kansen kan openen voor bedrijven die internationaal willen groeien zonder hun budget te overschrijden.
Internationale douane doorstaan is iets waarmee de meeste bedrijven worstelen, omdat ze simpelweg niet over de juiste knowhow beschikken. Compliance betekent omgaan met enorme hoeveelheden papierwerk, het achterhalen van die lastige tariffecodes en bijhouden van handelsakkoorden die soms van de ene op de andere dag veranderen. Eén kleine fout kan zendingen terugsturen naar de afzender, volgens onderzoek van Ponemon uit vorig jaar ongeveer $740.000 kosten aan bedrijven of leiden tot vertragingen van wekenlang vastzitten in havens. Daarom wenden veel bedrijven zich tot professionele expediteurs die daadwerkelijk begrijpen hoe deze regels werken in verschillende landen. Zij regelen al het regelgevingswerk, zodat producten zonder vast te lopen in bureaucratisch niemandsland, op tijd op de juiste bestemming aankomen.
Verzendagenten regelen de meeste keren vrij efficiënt al die ingewikkelde douaneprocedures. Zij houden zich bezig met belangrijke documenten zoals commerciële facturen, vrachtbrieven en ook die lastige douaneaangiften. Het correct bepalen van de tariefclassificaties hoort eveneens bij hun werkzaamheden. Deze mensen bouwen goede werkhoudingen op met douaneambtenaren in verschillende havens over de hele wereld. Ze weten precies wat elke locatie specifiek vereist, omdat ze dit al zo vaak hebben meegemaakt. De manier waarop zij alles organiseren, vermindert douanevertragingen aanzienlijk. Sommige schattingen geven aan dat de doorlooptijd tot ongeveer twee derde korter kan worden wanneer ervaren agenten betrokken zijn, waardoor een mogelijke chaos wordt omgezet in een soepel verlopend proces van begin tot eind.
Het werken met een expediteur vermindert de compliance-problemen die regelmatig optreden bij internationale verzendingen. Deze professionals voorkomen fouten in de documentatie voordat ze zich voordoen, wat volgens recente handelsrapporten ongeveer 40 procent van de douanevertragingen voorkomt. Bedrijven worden vaak beboet wanneer rechten verkeerd worden berekend of verboden goederen onopgemerkt blijven. Wat deze agenten echter echt waardevol maakt, is hun vermogen om bedrijven tijdig op de hoogte te houden van veranderende regelgeving. Dit betekent dat zendingen niet vast komen te zitten in een onzekerheid op buitenlandse terminals terwijl ze wachten op clearancebeslissingen die niemand had zien aankomen.
Het in eigen beheer afhandelen van douanedocumentatie lijkt op het eerste gezicht goedkoper, maar eerlijk gezegd zijn de problemen veel erger dan welke besparing dan ook. Wanneer bedrijven zelf kiezen voor compliance, besteden ze enorm veel tijd aan het bijhouden van steeds veranderende internationale regels en moeten ze iemand fulltime toewijzen aan deze taak. Daar komen professionele expediteurs goed van pas. Deze mensen doen dit al jaren en regelen alle juridische zaken zelf, zodat bedrijven zich geen zorgen hoeven te maken over boetes of vertragingen. Bovendien zorgen hun contacten in verschillende landen ervoor dat pakketten soepel worden vervoerd, zelfs als de situatie gecompliceerd wordt. We hebben klanten zien besparen op tijd én geld door experts deze lastige situaties te laten regelen in plaats van alles zelf uit te zoeken.
Expeditiebedrijven bepalen de beste transportroutes door te kijken naar kosten, hoe snel zendingen moeten worden afgeleverd en of verschillende vervoersopties betrouwbaar zijn. Deze professionals regelen ingewikkelde zendingen waarbij verschillende vervoersmethoden worden gecombineerd, vaak vliegtuigen voor tijdgevoelige lading en schepen wanneer het verplaatsen van grote volumes meer zinvol is. Hun werk zorgt ervoor dat leveringsvertragingen worden beperkt en dat de toeleveringsketens niet vastlopen, wat van groot belang is voor bedrijven die proberen in te stappen op buitenlandse markten waar timing cruciaal kan zijn voor het sluiten van zakendeals.
Samenwerken met een expediteur geeft bedrijven toegang tot iets wat de meeste individuele zenders zelf gewoon niet kunnen krijgen: diepe connecties binnen de wereld van vervoerders. Deze agenten weten waar extra laadruimte te vinden is wanneer iedereen anders zoekt tijdens drukke verzendperioden. Bovendien kunnen zij betere prijsafspraken maken op basis van verzendvolumes waar gewone bedrijven simpelweg niet alleen voor in aanmerking komen. De echte waarde zit hem in wat er gebeurt in havens over de hele wereld. Dankzij deze langdurige relaties komen zendingen sneller door de douane, staan korter in magazijnen en worden over het algemeen als prioriteit behandeld in plaats van verloren te gaan in de achterstand van alledaagse vrachtverkeer.
Expeditiebedrijven regelen al het papierwerk dat gepaard gaat met het vervoeren van goederen over grenzen heen. Denk aan vrachtbrieven, certificaten van oorsprong en die ingewikkelde douaneformulieren waarmee niemand iets te maken wil hebben. Zij zorgen er ook voor dat de juiste vrachtverzekering wordt afgesloten, zodat bedrijven niet op de schade zitten als er tijdens transport iets beschadigd of kwijtgeraakt raakt. Deze bedrijven hebben methodes ontwikkeld om risico's te managen wanneer regelgeving plotseling verandert, slecht weer scheepvaartroutes treft of politieke situaties onverwachts verschuiven. Voor bedrijven betekent dit dat een vroegere hoofdpijn veroorzakende internationale verzendprocedure nu gewoon een routinematige bedrijfsactiviteit is, in plaats van een constante bron van stress en onzekerheid.
Vertragingen bij verzendingen die steeds weer voorkomen, kosten die ver boven begroting uitkomen en klanten die ontevreden worden over wachttijden, wijzen allemaal op problemen met de huidige logistieke strategie. Bedrijven negeren dit vaak totdat het echt ernstig wordt, maar deze waarschuwingssignalen betekenen meestal dat interne teams gewoon niet beschikken over wat nodig is om wereldwijde zendingen consistent te beheren. Te laat leveren gebeurt te vaak, en douaneformaliteiten veranderen in een nachtmerrie in havens over de hele wereld. Het resultaat? Klanten raken gefrustreerd en beginnen zich na herhaalde teleurstellingen af te vragen of ze het merk nog wel kunnen vertrouwen.
Volgens onderzoek van de Wereldhandelsorganisatie gaven 68% van de kleine en middelgrote ondernemingen aan dat de levertijden aanzienlijk waren verbeterd na samenwerking met een expeditie-specialist. Dit cijfer benadrukt hoe professionele verzendagenten routing, documentatie en relaties met vervoerders optimaliseren om de betrouwbaarheid van de supply chain te verbeteren.
Het inhuren van een expediteur brengt wel enkele initiële kosten met zich mee, maar de meeste bedrijven constateren dat de voordelen op termijn verreweg zwaarder wegen dan deze kosten. Er treden minder vertragingen op omdat professionals de documentatie vanaf dag één correct afhandelen, wat fouten vermindert en geld bespaart aan kostbare complianceboetes. Wanneer ondernemers willen beoordelen of dit zinvol is voor hun bedrijf, moeten ze nagaan hoe zij zich verhouden tot wat vergelijkbare bedrijven uitgeven aan verzending. Dit betekent niet alleen kijken naar wat op facturen staat, maar ook rekening houden met al die extra uren die verloren gaan wanneer er iets misgaat. Wat uiteindelijk echt belangrijk is, zijn de betere resultaten maand na maand: pakketten arriveren vaker op tijd, klanten klagen niet langer over late leveringen, en de hele operatie verloopt veel soepeler zonder constante haperingen die de dagelijkse werking verstoren.
De sterkte van het netwerk van een internationale expediteur speelt een grote rol in de betrouwbaarheid van leveringen en de kosten. Zoek bedrijven die goede verbindingen hebben met vervoerders en daadwerkelijk opereren op belangrijke markten wereldwijd. Expediteurs die lokale kantoren onderhouden of nauw samenwerken met partners zowel bij de oorsprong als bij de bestemming van goederen, lossen problemen meestal sneller op en krijgen vaak gunstigere prijsvoorwaarden. Ook ervaring telt. Agentschappen die al geruime tijd actief zijn, kennen allerlei zaken die anderen kunnen ontgaan: lokale douaneregels, onverwachte vertragingen in bepaalde periodes van het jaar, speciale manieren om kwetsbare of ongebruikelijke lading te behandelen. Deze inzichten maken echt verschil bij het soepel doorvoeren van zendingen zonder extra hoofdpijn of onverwachte kosten achteraf.
Verzending tegenwoordig is sterk afhankelijk van technologie om alles te volgen, vanaf het magazijn tot aan de voordeur. Bij het vergelijken van vervoerders, controleer of ze online systemen hebben die verzenders op elk moment laten zien waar pakketten zich bevinden, documentatie automatisch verwerken en duidelijk communiceren gedurende het hele proces. De voordelen zijn vrij duidelijk: deze systemen verminderen fouten door handmatige ingrepen, houden klanten regelmatig op de hoogte en stellen managers in staat problemen op te sporen voordat ze uitgroeien tot grote hoofdpijnen. Een recent onderzoek uit vorig jaar toonde ook iets interessants aan: bedrijven met volledig digitaal geautomatiseerde vrachtdiensten zagen ongeveer 40 procent minder telefoontjes van mensen die vroegen waar hun spullen waren. Logisch als je erover nadenkt, toch?
Voordat u een keuze maakt, vraag potentiële partners:
Natuurlijk is de prijs belangrijk bij het kiezen van een verzendpartner, maar voor de absolute goedkoopste optie kiezen loopt meestal op de lange termijn averechts uit. Wat echt telt, is een goede prijs-kwaliteitverhouding. Zoek naar agenten die daadwerkelijk die sluipende extra kosten verminderen die we allemaal haten – denk aan douaneboetes, kosten voor opslag in een magazijn, of erger nog, pakketten die ergens vergeten blijven staan omdat ze onderweg kwijtgeraakt zijn. Wanneer bedrijven echte relaties opbouwen met hun logistieke leveranciers op basis van open communicatie en gemeenschappelijke doelstellingen, verlopen de zaken meestal beter. Naarmate bedrijven groeien, stellen deze samenwerkingen hen in staat om de supply chain mee te laten groeien zonder afbreuk te doen aan wat klanten verwachten van betrouwbare bezorgdiensten. Wij hebben al te veel startups zien worstelen, simpelweg omdat ze niet op tijd vooruit hadden gepland voor dit aspect van hun operaties.
Bedrijven moeten overwegen een expediteur in te huren wanneer ze internationaal beginnen uit te breiden, operationele druk ervaren of wanneer logistieke complexiteit hun algehele efficiëntie begint te beïnvloeden.
Expediteurs bieden expertise op het gebied van douaneconformiteit, helpen bij het stroomlijnen van documentatie en douane-afhandeling, en verminderen vertragingen en kosten van zendingen.
Denk na over netwerksterkte, bestemmingsdekking, branche-ervaring en digitale mogelijkheden op het gebied van real-time tracking en communicatie.
Freight forwarders bieden vervoerplanning, boeking van laadruimte, documentatie, verzekering en risicobeheersing.
Waarschuwingssignalen zijn onder andere terugkerende vertragingen bij zendingen, stijgende kosten en toenemende klachten van klanten.
