×
Waktu yang tepat untuk mempekerjakan agen pengiriman internasional sangat bergantung pada ukuran perusahaan dan seberapa cepat pertumbuhannya. Perusahaan rintisan kecil yang hanya menangani pengiriman domestik sesekali biasanya dapat mengelola logistik mereka sendiri tanpa banyak kesulitan. Namun situasi bisa dengan cepat menjadi rumit begitu perusahaan tersebut mulai mengekspor produk ke luar negeri. Banyak perusahaan menengah terjebak saat tumbuh pesat karena harus mengurus dokumen bea cukai, bernegosiasi dengan perusahaan pengiriman, dan menjaga kepatuhan, yang menghabiskan terlalu banyak waktu dan perhatian staf. Bagi perusahaan besar yang sudah menjalankan rantai pasok global, bekerja sama dengan agen pengiriman berpengalaman merupakan pilihan yang masuk akal karena para profesional ini mengetahui berbagai cara untuk mengurangi biaya melalui kesepakatan pengiriman dalam jumlah besar dan hubungan jangka panjang dengan perusahaan pengiriman utama di berbagai wilayah.
Ketika perusahaan mulai membutuhkan bantuan dalam operasi pengiriman mereka, tiga faktor utama biasanya menjadi pertimbangan: seberapa banyak barang yang dikirim, seberapa sering pengiriman dilakukan, dan tujuan akhir paket-paket tersebut. Kebanyakan bisnis menyadari adanya titik kritis sekitar 40-60 paket internasional per bulan. Pada tahap ini, biaya tambahan yang mungkin dikeluarkan untuk agen pengiriman justru seimbang karena mendapatkan kesepakatan lebih baik dengan perusahaan angkutan dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk dokumen. Pengiriman rutin ke berbagai negara juga membawa tantangannya sendiri. Peraturan bea cukai, nomor tarif, dan berbagai dokumen terus berubah, kadang-kadang berbeda antar pelabuhan. Bagi perusahaan dengan klien yang tersebar di sepuluh negara atau lebih, sangat penting untuk menemukan seseorang yang memahami regulasi lokal dan memiliki koneksi di seluruh wilayah. Forwarder yang tepat tidak hanya menangani logistik—mereka menjadi perpanjangan dari bisnis itu sendiri.
Ketika sebuah perusahaan mulai memperluas usahanya secara internasional, sering muncul tanda-tanda peringatan bahwa segala sesuatunya tidak berjalan lancar. Misalnya, jika paket mulai tiba lebih dari lima hari kerja secara rutin, atau saat penolakan bea cukai melonjak melebihi 8% dari seluruh pengiriman, ini merupakan sinyal yang cukup jelas bahwa ada masalah. Departemen layanan pelanggan mungkin menyadari keluhan yang meningkat dua kali lipat hanya dalam beberapa minggu. Secara internal, tim kemungkinan menghabiskan terlalu banyak waktu—terkadang sekitar 15 jam setiap minggu—untuk mencoba mengoordinasikan semua urusan logistik ini, yang menunjukkan bahwa mereka bisa sangat diuntungkan dengan keahlian dari luar. Ada juga tanda-tanda lain yang khas. Perusahaan sering kali akhirnya membayar harga yang setara dengan harga eceran untuk pengiriman, bukannya mendapatkan diskon grosir. Banyak perusahaan juga kesulitan mengetahui lokasi pasti produk mereka pada setiap saat selama transit. Dan jangan lupakan masalah rumit dalam menangani retur produk antarnegara, yang dapat dengan cepat berubah menjadi mimpi buruk tanpa sistem yang memadai.
Sebuah toko sepatu khusus mengalami lonjakan penjualan luar negeri lebih dari 200% hanya dalam waktu 18 bulan setelah bermitra dengan ahli logistik. Sebelum kemitraan ini, mereka kesulitan dengan hanya 30 pengiriman setiap bulan dan mengalami keterlambatan di bea cukai sekitar 22% dari waktu. Kini mereka menangani lebih dari 200 paket setiap bulan dengan waktu pengiriman yang hampir sempurna—sekitar 99% tiba tepat waktu sesuai janji. Perusahaan logistik memperkenalkan metode pengiriman terkonsolidasi yang memangkas biaya hingga hampir sepertiga. Pada saat yang sama, mereka menangani semua dokumen di 15 negara berbeda tanpa kesulitan. Dengan pengaturan ini, pengecer tersebut memperluas operasinya ke delapan wilayah baru tanpa menambah karyawan tim internal. Ini menunjukkan bahwa bantuan yang baik dalam pengiriman dan distribusi benar-benar dapat membuka peluang bagi bisnis yang ingin berkembang secara internasional tanpa melampaui anggaran.
Melewati proses kepabeanan internasional merupakan hal yang sulit bagi sebagian besar perusahaan karena mereka tidak memiliki pengetahuan yang memadai. Kepatuhan berarti harus menghadapi tumpukan dokumen, memahami kode tarif yang rumit, serta terus mengikuti perjanjian perdagangan yang tampaknya berubah setiap hari. Satu kesalahan kecil dapat menyebabkan kiriman dikembalikan ke pengirim, merugikan bisnis hingga sekitar $740.000 menurut penelitian Ponemon tahun lalu, atau menunda barang selama berminggu-minggu di pelabuhan. Karena itulah banyak perusahaan beralih ke agen pengiriman profesional yang benar-benar memahami bagaimana aturan ini berlaku di berbagai negara. Mereka menangani semua urusan regulasi sehingga produk bisa sampai ke tujuan tanpa terjebak dalam limbo birokrasi.
Agen pengiriman biasanya menangani semua prosedur bea cukai yang rumit tersebut dengan cukup efisien. Mereka mengurus dokumen-dokumen penting termasuk faktur komersial, surat angkut, serta deklarasi bea cukai yang rumit sekalipun. Mengatur klasifikasi tarif yang tepat juga merupakan bagian dari tugas mereka. Para profesional ini membangun hubungan kerja yang baik dengan petugas bea cukai di berbagai pelabuhan di seluruh dunia. Mereka mengetahui kebutuhan spesifik masing-masing lokasi karena telah sering mengalaminya sebelumnya. Cara mereka mengatur segala sesuatunya secara signifikan mengurangi keterlambatan pembersihan. Beberapa perkiraan menunjukkan bahwa waktu pembersihan dapat berkurang sekitar dua pertiga ketika agen yang berpengalaman terlibat, mengubah proses yang berpotensi kacau menjadi sesuatu yang berjalan lancar dari awal hingga akhir.
Bekerja sama dengan agen pengiriman mengurangi masalah kepatuhan yang sering muncul dalam operasi pengiriman internasional. Para profesional ini mampu mendeteksi kesalahan dokumen sebelum terjadi—langkah yang mencegah sekitar 40 persen penundaan bea cukai menurut laporan perdagangan terkini. Perusahaan kerap dikenai denda akibat perhitungan bea yang keliru atau barang terlarang yang lolos tanpa disadari. Yang membuat agen-agen ini sangat berharga adalah kemampuan mereka dalam memberi informasi lebih awal kepada pelaku usaha mengenai perubahan regulasi. Dengan demikian, pengiriman tidak terjebak dalam ketidakpastian di terminal luar negeri menunggu keputusan klarifikasi yang tidak terduga sebelumnya.
Mencoba menangani dokumen bea cukai secara internal terlihat lebih murah pada pandangan pertama, tetapi sejujurnya masalah yang muncul jauh lebih buruk dibandingkan penghematan biaya yang didapat. Ketika perusahaan memilih jalur swakelola untuk kepatuhan regulasi, mereka akhirnya menghabiskan banyak waktu untuk mengikuti perubahan aturan internasional yang terus berkembang dan harus menunjuk seseorang secara penuh hanya untuk tugas ini. Di sinilah agen pengiriman profesional menjadi sangat berguna. Mereka telah berpengalaman bertahun-tahun dan benar-benar menangani semua urusan hukum sendiri, sehingga perusahaan tidak perlu khawatir terkena denda atau keterlambatan. Selain itu, koneksi mereka di berbagai negara membuat paket cenderung bergerak lancar bahkan ketika situasi menjadi rumit. Kami telah melihat klien menghemat waktu dan uang dengan menyerahkan situasi rumit ini kepada para ahli, alih-alih mencoba mengurus semuanya sendiri.
Forwarder kargo menentukan rute pengiriman terbaik dengan mempertimbangkan biaya, kecepatan pengiriman yang dibutuhkan, serta keandalan berbagai pilihan transportasi. Profesional ini menangani pengiriman kompleks yang menggabungkan berbagai metode transportasi, sering kali menggunakan pesawat untuk barang yang sensitif terhadap waktu dan kapal laut ketika pengiriman dalam volume besar lebih masuk akal. Pekerjaan mereka mengurangi keterlambatan pengiriman dan mencegah kemacetan dalam rantai pasok, yang sangat penting bagi perusahaan yang ingin memasuki pasar asing di mana ketepatan waktu bisa menentukan keberhasilan atau kegagalan suatu kesepakatan.
Bekerja sama dengan agen pengiriman memberi perusahaan akses ke sesuatu yang biasanya tidak bisa didapatkan oleh pengirim individu: koneksi kuat di dunia perusahaan pelayaran. Agen-agen ini tahu di mana menemukan ruang kargo tambahan ketika semua orang sedang berjuang saat periode pengiriman sibuk. Selain itu, mereka dapat membuat kesepakatan harga yang lebih baik berdasarkan volume pengiriman yang tidak memenuhi syarat bagi perusahaan biasa untuk didapatkan sendiri. Nilai sebenarnya terlihat dari apa yang terjadi di pelabuhan-pelabuhan di seluruh dunia. Dengan hubungan jangka panjang ini, kiriman bergerak lebih cepat melewati bea cukai, menghabiskan lebih sedikit waktu di gudang, dan umumnya diperlakukan sebagai prioritas daripada hilang dalam tumpukan lalu lintas kargo harian.
Forwarder kargo menangani semua dokumen yang terkait dengan pengiriman barang lintas batas. Bayangkan surat muatan, sertifikat asal, dan formulir bea cukai rumit yang tidak ada yang ingin urus. Mereka juga mengurus asuransi kargo yang sesuai sehingga perusahaan tidak menanggung kerugian jika barang rusak atau hilang selama perjalanan. Perusahaan-perusahaan ini telah mengembangkan cara untuk mengelola risiko ketika regulasi berubah secara mendadak, cuaca buruk mengganggu rute pengiriman, atau situasi politik berubah tak terduga. Yang ini berarti bagi perusahaan adalah bahwa proses pengiriman internasional yang dulunya memusingkan kini menjadi operasi bisnis rutin, bukan lagi sumber stres dan ketidakpastian yang terus-menerus.
Keterlambatan pengiriman yang terus berulang, biaya yang melampaui anggaran, dan pelanggan yang kesal dengan waktu tunggu semuanya menunjukkan adanya masalah pada strategi logistik yang ada saat ini. Perusahaan cenderung mengabaikan hal ini hingga kondisinya menjadi sangat buruk, tetapi tanda-tanda peringatan ini biasanya menandakan bahwa tim internal tidak memiliki kemampuan yang cukup untuk secara konsisten menangani pengiriman global. Tanggal pengiriman yang terlewat terjadi terlalu sering, dan dokumen bea cukai berubah menjadi mimpi buruk di pelabuhan-pelabuhan di seluruh dunia. Akibatnya? Pelanggan menjadi frustrasi dan mulai mempertanyakan apakah mereka masih bisa mempercayai merek tersebut setelah kekecewaan yang berulang-ulang.
Menurut penelitian Organisasi Perdagangan Dunia, 68% perusahaan kecil dan menengah melaporkan perbaikan signifikan dalam waktu pengiriman setelah bermitra dengan spesialis forwarding barang. Statistik ini menunjukkan bagaimana agen pengiriman profesional mengoptimalkan rute, dokumentasi, dan hubungan dengan pengangkut untuk meningkatkan keandalan rantai pasokan.
Mempekerjakan agen pengiriman memang menghadirkan biaya awal, tetapi sebagian besar perusahaan menemukan bahwa manfaatnya jauh lebih besar dibandingkan biaya tersebut dalam jangka panjang. Lebih sedikit keterlambatan terjadi karena para profesional menangani dokumen dengan benar sejak awal, sehingga mengurangi kesalahan dan menghemat biaya denda kepatuhan yang mahal. Saat menilai apakah ini masuk akal bagi bisnis mereka, pemilik perlu memeriksa posisi mereka dibandingkan dengan pengeluaran perusahaan sejenis lainnya untuk pengiriman. Artinya tidak hanya menghitung apa yang tercantum pada faktur, tetapi juga mempertimbangkan semua jam tambahan yang terbuang saat terjadi masalah. Namun yang paling penting adalah melihat hasil yang lebih baik bulan demi bulan: paket tiba tepat waktu lebih sering, pelanggan berhenti mengeluh tentang keterlambatan pengiriman, dan seluruh operasional menjadi jauh lebih lancar tanpa gangguan terus-menerus yang mengganggu alur kerja harian.
Kekuatan jaringan agen pengiriman internasional memainkan peran besar dalam keandalan pengiriman dan struktur biaya. Cari perusahaan yang memiliki hubungan baik dengan perusahaan angkutan dan benar-benar beroperasi di pasar-pasar penting di seluruh dunia. Pilih agen pengiriman yang memiliki kantor lokal atau bekerja erat dengan mitra di tempat asal barang maupun tujuan akhir—mereka cenderung menangani masalah lebih cepat saat muncul, serta sering mendapatkan ketentuan harga yang lebih menguntungkan. Pengalaman juga penting. Agen yang telah lama berkecimpung di bidang ini mengetahui banyak hal yang mungkin terlewat oleh lainnya—aturan kepabeanan setempat, keterlambatan tak terduga pada waktu-waktu tertentu dalam setahun, serta cara khusus menangani kargo yang rapuh atau tidak biasa. Wawasan semacam ini memberikan dampak nyata dalam memperlancar pengiriman tanpa tambahan masalah atau biaya tak terduga di kemudian hari.
Pengiriman saat ini sangat bergantung pada teknologi untuk melacak segala sesuatu dari gudang hingga ke depan pintu. Saat mencari perusahaan pengiriman, periksa apakah mereka memiliki sistem online yang memungkinkan pengirim melihat lokasi paket kapan saja, menangani dokumen secara otomatis, dan berkomunikasi dengan jelas selama proses pengiriman. Manfaatnya cukup jelas—sistem-sistem ini mengurangi kesalahan yang terjadi secara manual, memberi pembaruan rutin kepada klien, serta memungkinkan manajer mendeteksi masalah sebelum menjadi masalah besar. Sebuah studi terbaru tahun lalu menunjukkan sesuatu yang menarik juga—perusahaan yang telah menerapkan operasi pengiriman digital secara penuh mengalami penurunan sekitar 40 persen dalam jumlah panggilan dari orang yang menanyakan lokasi barang mereka. Masuk akal jika dipikir-pikir, bukan?
Sebelum berkomitmen, tanyakan kepada calon mitra:
Tentu, harga penting saat memilih mitra pengiriman, tetapi memilih yang benar-benar termurah biasanya berdampak negatif dalam jangka panjang. Yang sebenarnya penting adalah mendapatkan nilai terbaik untuk uang Anda. Cari agen yang benar-benar dapat mengurangi biaya tambahan tersembunyi yang kita semua benci—seperti denda bea cukai, tagihan penyimpanan gudang, atau yang lebih buruk lagi, paket tertinggal di suatu tempat karena hilang dalam perjalanan. Ketika perusahaan membangun hubungan nyata dengan penyedia logistik mereka berdasarkan komunikasi terbuka dan tujuan bersama, hasilnya cenderung lebih baik. Seiring berkembangnya bisnis, kemitraan ini memungkinkan rantai pasok tumbuh bersama tanpa mengorbankan harapan pelanggan terhadap layanan pengiriman yang andal. Kami telah melihat terlalu banyak startup kesulitan hanya karena mereka tidak merencanakan aspek operasional ini sejak awal.
Bisnis harus mempertimbangkan untuk mempekerjakan agen pengiriman saat mereka mulai berkembang secara internasional, mengalami tekanan operasional, atau ketika kompleksitas logistik mulai memengaruhi efisiensi keseluruhan.
Agen pengiriman menyediakan keahlian dalam kepatuhan bea cukai, membantu menyederhanakan dokumentasi dan proses pembersihan, serta mengurangi keterlambatan dan biaya pengiriman.
Pertimbangkan untuk mengevaluasi kekuatan jaringan, cakupan tujuan, pengalaman industri, serta kemampuan digital dalam pelacakan dan komunikasi secara waktu nyata.
Freight forwarder menawarkan perencanaan transportasi, pemesanan ruang kargo, dokumentasi, asuransi, dan layanan mitigasi risiko.
Tanda peringatan termasuk keterlambatan pengiriman yang konsisten, biaya yang meningkat, dan keluhan pelanggan yang semakin banyak.
