×
Az nemzetközi fuvarozó ügynök megbízásának időzítése nagyban függ a vállalat méretétől és növekedési ütemétől. A csak időnként belföldi szállítmányokat kezelő kisvállalkozások általában gond nélkül el tudják látni saját logisztikájukat. De amint ezek a vállalkozások elkezdik termékeiket külföldre exportálni, a helyzet gyorsan bonyolulttá válik. Számos közepes méretű vállalat csapdahelyzetbe kerül, amikor gyorsan növekszik, mivel az egyedi hatósági papírmunka, a szállítókkal való tárgyalások és a megfelelőség fenntartása túlságosan sok időt és alkalmazotti figyelmet igényel. A már globális ellátási láncokat üzemeltető nagyvállalatok számára értelmes dolog tapasztalt szállítmányozási ügynökökkel dolgozni, mivel ezek a szakemberek ismerik az összes trükköt, hogyan csökkentsék a költségeket tömegszállítási megállapodásokkal és régóta fennálló kapcsolatokkal a különböző régiók vezető szállítóival.
Amikor a vállalatok segítségre szorulnak a szállítási műveleteikkel kapcsolatban, általában három fő tényező lép előtérbe: mennyi árut mozgatnak, milyen gyakran szállítanak, és hová jutnak el azok a csomagok. A legtöbb vállalkozás egy fordulópontot észlel havi 40–60 nemzetközi csomag körül. Ezen a szinten az a többletköltség, amit a szállítási ügynökök esetlegesen jelenthetnek, valójában kiegyenlítődik a szállítókkal kötött jobb szerződések és a papírmunkára fordított kevesebb idő révén. Rendszeres szállítás különböző országok között sajátos nehézségekkel is jár. Az útlevél- és vámügyi szabályok, a tarifaszámok és a különféle dokumentumok folyamatosan változnak, néha akár egyik kikötőből a másikba érkezve. Olyan vállalatok számára, amelyek ügyfelei tíz vagy több országban vannak elterjedve, elengedhetetlen, hogy olyan partnert találjanak, aki tisztában van a helyi szabályozásokkal, és rendelkezik kapcsolatokkal az egész régióban. A megfelelő fuvarozó nem csupán a logisztikát kezeli – a vállalkozás saját kiterjesztésévé válik.
Amikor egy vállalat nemzetközileg kezd el terjeszkedni, gyakran felbukkannak bizonyos figyelmeztető jelek, amelyek arra utalnak, hogy a dolgok nem mennek zökkenőmentesen. Például, ha a csomagok rendszeresen több mint öt munkanapig tartanak az érkezésig, vagy ha az árumegtagadások száma meghaladja az összes szállítmány 8%-át, ezek eléggé egyértelmű jelei annak, hogy valami nincs rendben. Az ügyfélszolgálati osztályok azt is észrevehetik, hogy a panaszok száma mindössze néhány hét alatt megduplázódik. A belső csapatok valószínűleg túl sok időt – hetente akár körülbelül 15 órát is – töltenek a logisztikai kérdések koordinálásával, ami arra utal, hogy igazán haszonnal forgathatnák külső szakértelmet. Vannak más jellegzetes jelek is. A vállalatok gyakran olyan árakat fizetnek a szállításért, amelyek tulajdonképpen kiskereskedelmi árak, és nem kapnak térfogatkedvezményt. Számos vállalkozásnak nehézséget okoz nyomon követni, hogy termékeik pontosan hol is vannak éppen a szállítás során. És ne feledjük el az országok közötti termékvisszaküldésekkel járó fejfájásokat sem, amelyek gyorsan rémálommá válhatnak megfelelő rendszerek hiányában.
Egy szaküzlet a különleges cipők terén több mint 200%-kal növelte külföldi értékesítését mindössze 18 hónap alatt, miután egy logisztikai szakemberhez csatlakozott. A partnerség előtt mindössze 30 szállítmánnyal küzdöttek havonta, és kb. 22%-ban késésekkel néztek szembe az útlevélhivatalnál. Ma már több mint 200 csomagot kezelnek havonta, majdnem tökéletes időzítéssel – körülbelül 99% idejében érkezik meg az áru. A logisztikai cég bevezetett egy olyan szolgáltatást, amit tömörített szállításnak neveznek, és ez költségeiket majdnem harmadára csökkentette. Ugyanakkor gond nélkül kezelte az összes papírmunkát 15 különböző országban. Ennek köszönhetően a kiskereskedő nyolc teljesen új régióba terjeszkedett ki anélkül, hogy további alkalmazottakat vett volna fel saját csapatába. Ez azt mutatja, hogy a megfelelő segítség a szállításban és disztribúcióban valóban lehetőségeket nyithat meg olyan vállalkozások számára, amelyek nemzetközileg szeretnének növekedni, miközben költségvetésükön belül maradnak.
A nemzetközi vámkezelés átlépése olyan kihívás, amellyel a legtöbb vállalkozás küzd, mivel egyszerűen nem rendelkeznek a megfelelő szakértelemmel. A megfelelőség azt jelenti, hogy rengeteg papírmunkával kell foglalkozni, meg kell érteni az összetett vámkódokat, és naprakészen kell lenni azokkal a kereskedelmi megállapodásokkal, amelyek mintha éjszaka változnának. Egyetlen kis hiba is visszaküldheti a szállítmányt, mintegy 740 000 dollár költséggel járhat a vállalkozások számára az elmúlt év Ponemon-féle kutatása szerint, vagy hetekre lefagyasztva tartózkodhatnak a kikötőkben. Ezért fordulnak sokan profi szállítmányozási ügynökhöz, akik valóban értik, hogyan működnek ezek a szabályok különböző országokban. Ők kezelik az összes szabályozási kérdést, így a termékek gond nélkül eljutnak a célállomásra, anélkül hogy bürokratikus limbo állapotba kerülnének.
A szállítmányozók többnyire meglehetősen hatékonyan kezelik az összetett vámeljárásokat. Fontos iratokkal foglalkoznak, beleértve a kereskedelmi számlákat, fuvarleveleket, valamint a bonyolult vámfelismeréseket is. Feladatuk közé tartozik a megfelelő tarifális besorolások rendezése is. Ezek az emberek valójában jó munkakapcsolatokat építenek ki a világ különböző kikötőiben dolgozó vámtisztviselőkkel. Pontosan tudják, hogy melyik helyszín mit igényel konkrétan, mivel már annyiszor átestek ezen a folyamaton. Az általuk alkalmazott szervezési módszer jelentősen csökkenti az átengedési késéseket. Becslések szerint tapasztalt ügynökök bevonásával az átengedési idő akár kétharmaddal is csökkenhet, így egy esetleges káoszból zökkenőmentesen lebonyolódó folyamat lesz.
A hajózási ügynökökkel való együttműködés csökkenti azokat a megfelelőségi problémákat, amelyek gyakran felmerülnek a nemzetközi szállítmányozási műveletek során. Ezek a szakemberek időben észreveszik a dokumentációs hibákat, mielőtt azok bekövetkeznének – ez pedig megakadályozza a vámhatósági késedelmek körülbelül 40%-át, ahogyan azt a legutóbbi kereskedelmi jelentések is mutatják. A vállalatok gyakran bírságot kapnak, ha rosszul számítják ki az illetékeket, vagy ha tiltott áruk kerülnek át észrevétlenül. Ami igazán értékké teszi ezeket az ügynököket, az az előrelátó tájékoztatás képessége a változó szabályozásokról. Így a szállítmányok nem rekednek meg váratlan döntésekre várva külföldi terminálokon.
Saját erőből intézni az egyéni vámeljárásokat első ránézésre olcsóbbnak tűnhet, de őszintén szólva a fejfájdalom sokkal nagyobb, mint az elérhető megtakarítás. Amikor a vállalatok saját maguk kezelik a megfelelőséget, rengeteg időt töltve kell lépést tartaniuk a folyamatosan változó nemzetközi szabályokkal, és erre teljes munkaidőben le kell foglalniuk valakit. Itt jönnek képbe a szakértő fuvarozási ügynökök. Ezek az emberek évek óta ezt csinálják, és maguk gondoskodnak az összes jogi kérdésről, így a vállalkozásoknak nem kell aggódniuk bírságok vagy késések miatt. Ráadásul nemzetközi kapcsolataik révén a csomagok akkor is zökkenőmentesen haladnak, amikor a helyzet bonyolulttá válik. Ügyfeleink tapasztalták már, hogy időt és pénzt takaríthatnak meg, ha szakemberekre bízzák ezeket a nehéz helyzeteket, ahelyett, hogy mindent maguknak kellene kitalálniuk.
A fuvarozók a költségek, a szállítási határidők és a különböző szállítási lehetőségek megbízhatósága alapján határozzák meg a legjobb szállítási útvonalakat. Ezek a szakemberek bonyolult szállítmányokat kezelnek, amelyek különböző szállítási módokat kombinálnak, gyakran repülőt használva időérzékeny áruk esetén, míg nagyobb mennyiségek szállításakor a hajózás logikusabb választás. Munkájuk csökkenti a kézbesítési késéseket, és megakadályozza a beszállítási láncok leterhelődését, ami különösen fontos azoknak a vállalatoknak, amelyek külföldi piacokra törnek, ahol az időzítés dönti el, hogy egy üzleti megállapodás sikerül vagy sem.
A hajózási ügynökökkel való együttműködés lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy hozzáférjenek olyan dologhoz, amelyet az egyéni küldeményezők többsége egymagában nem tud elérni: mély kapcsolatokhoz a szállítói világban. Ezek az ügynökök tudják, hol találhatók extra rakodások, amikor mások éppen hektikus szállítási időszakok alatt keresgélnek. Emellett jobb árakat is kialkudhatnak a szállítmányok mennyisége alapján, amire a rendes vállalatok egyedül egyszerűen nem jogosultak. A valódi érték ott mutatkozik meg, amikor a világ kikötőiben zajlik a tevékenység. Ezekkel a régóta fennálló kapcsolatokkal a szállítmányok gyorsabban haladnak át az útlevél-ellenőrzésen, kevesebb időt töltenek raktárakban, és általában elsőbbséget élveznek, nem pedig eltűnnek a mindennapi áruközlekedés hátralékában.
A fuvarozók lebonyolítják az összes olyan iratkezelést, amely a határokon átnyúló áruszállítással jár. Gondoljon szállítmányozási címletekre, eredetiségigazolásokra és azokra a bonyolult vámelismertetőkre, amelyekkel senki sem szeretne foglalkozni. Emellett gondoskodnak a megfelelő áruszállítmány-biztosításról is, így a vállalkozások nem maradnak ki fizetve, ha az áru sérülést szenved vagy elveszik a szállítás során. Ezek a cégek kialakítottak olyan módszereket, amelyek segítségével kezelik a kockázatokat, ha az előírások egyik napról a másikra megváltoznak, rossz időjárás éri a hajózási útvonalakat, vagy politikai helyzet váratlanul megváltozik. Ennek következménye az, hogy a vállalatok számára a nemzetközi szállítás korábban fejfájdalmat okozó folyamata mostmár csupán egy rutinszerű üzleti művelet, és nem állandó forrása a stressznek és bizonytalanságnak.
A folyamatosan ismétlődő szállítási késések, a költségek jelentős túllépése és az ügyfelek elégedetlensége a várakozási idők miatt mind arra utalnak, hogy a meglévő logisztikai stratégia hibás. A vállalatok gyakran figyelmen kívül hagyják ezt, amíg a helyzet komollyá nem válik, de ezek a figyelmeztető jelek általában azt jelentik, hogy a belső csapatoknak egyszerűen nincsenek meg a kellő képességeik ahhoz, hogy folyamatosan kezelni tudják a globális szállítást. A kézbesítési határidők túl gyakran maradnak el, és az útlevél- és vámügyi papírmunka rémálommá válik a világ kikötőiben. Mi a végeredmény? Az ügyfelek frusztrálttá válnak, és egyre inkább kétségbe vonják, hogy még bízhatnak-e a márkában, miután sorozatosan csalódnak.
A Világkereskedelmi Szervezet kutatása szerint a kis- és középvállalkozások 68%-a jelentős javulást tapasztalt a szállítási időkben, miután egy fuvarozási szakértővel kezdett együttműködni. Ez a statisztika azt mutatja, hogyan optimalizálják a szakmai szállítmányozók az útvonaltervezést, a dokumentációt és a szállítópartnerekkel való kapcsolatokat a hatékonyabb ellátási lánc érdekében.
A szállítmányozási ügynök megbízása némi kezdeti költséggel jár, de a legtöbb vállalat tapasztalata szerint az előnyök hosszú távon messze felülmúlják ezeket a költségeket. Kevesebb késés fordul elő, mivel a szakemberek már az elején helyesen kezelik az iratokat, csökkentve ezzel a hibákat és megspórolva a drága kockázatokat elkerülő bírságokat. Amikor megvizsgálják, hogy ez mennyire ésszerű a vállalkozásuk számára, a tulajdonosoknak azt kell ellenőrizniük, hogy mennyit költenek más hasonló cégek szállításra képest. Ez nemcsak a számlákon szereplő összegek megszámolását jelenti, hanem azoknak a plusz óráknak a figyelembevételét is, amelyek akkor vesznek el, amikor valami rosszul sül el. Ám ami valójában számít, az a hónapról hónapra javuló eredmény: a csomagok gyakrabban érkeznek meg időben, az ügyfelek abbahagyják a késleltetett kézbesítések miatti panaszkodást, és az egész működés sokkal gördülékenyebbé válik, mivel nem szakad meg folyamatosan a napi munkafolyamat.
Egy nemzetközi fuvarozási ügynök hálózatának ereje nagyban meghatározza a szállítások megbízhatóságát és a költségeket. Olyan vállalatokat érdemes keresni, amelyeknek jó kapcsolataik vannak a szállítókkal, és ténylegesen működnek a világ fontos piacain. Az olyan fuvarozók, amelyek helyi irodákat üzemeltetnek vagy szorosan együttműködnek partnerekkel az áruk eredeti és célhelyén is, általában gyorsabban tudják kezelni a problémákat, ha felmerülnek, és gyakran kedvezőbb árakkal rendelkeznek. A tapasztalat is számít valamit. Az évek óta működő ügynökségek sok mindent ismernek, amit mások esetleg nem – például helyi vámszabályokat, szezonális időszakokban fellépő váratlan késéseket, speciális módszereket érzékeny vagy szokatlan rakomány kezelésére. Ezek a tapasztalatok valódi különbséget jelentenek abban, hogy a szállítmányok zavartalanul haladjanak tovább, anélkül hogy később felesleges gondok vagy kiadások lépnének fel.
Manapság a szállítmányozás nagymértékben függ a technológiától, hogy nyomon lehessen követni az árut a raktártól egészen a címzettig. Amikor szállítási vállalatok között válogat, érdemes megvizsgálni, rendelkeznek-e olyan online rendszerrel, amely lehetővé teszi a küldemények pillanatnyi helyének nyomon követését, az iratok automatikus kezelését és az egyértelmű kommunikációt az egész folyamat során. Az előnyök nyilvánvalóak: ezek a rendszerek csökkentik az emberi hibákat, folyamatosan tájékoztatják az ügyfeleket, és lehetővé teszik a menedzserek számára, hogy problémákat azelőtt észrevegyenek, mielőtt komoly gonddá válnának. Egy tavalyi tanulmány érdekes eredményt is felmutatott: azoknál a vállalkozásoknál, amelyek teljes mértékben digitális szállítmányozási műveleteket vezettek be, körülbelül 40 százalékkal csökkent azoknak a hívásoknak a száma, akik azt kérdezték, hol tart a csomagjuk. Ha belegondolunk, teljesen logikus.
A szerződés megkötése előtt kérdezze meg a lehetséges partnerektől:
Persze, az ár számít, amikor szállítási partnert választunk, de a legolcsóbbat választani általában hátrányosan következik be. Ami igazán számít, az az, hogy jó ár-érték arányban. Keress olyan ügynököket, akik ténylegesen csökkentik azokat a csúnya extra díjakat, amiket mindannyian annyira utálunk - gondolj a vámbüntetésekre, a raktár raktárolási számláira, vagy ami még rosszabb, a csomagokra, amelyek valahol elfelejtve maradnak, mert eltévedtek Ha a vállalatok a logisztikai szolgáltatókkal őszinte kommunikációra és közös célokra alapozott valós kapcsolatokat építenek ki, a dolgok általában jobban alakulnak. A vállalkozások bővülése során ezek a partnerségek lehetővé teszik az ellátási lánc növekedését anélkül, hogy az ügyfelek megbízható szállítási szolgáltatásoktól várakozó elvárásait feláldoznák. Túl sok induló cégnek van problémája, csak mert nem tervezték előre a működés ezen aspektusát.
A vállalkozásoknak fontolóra kell venniük egy szállítmányozási ügynök megbízását, amikor nemzetközi bővítésbe kezdenek, működési terhelés éri őket, vagy ha a logisztikai bonyodalmak hatással vannak az általános hatékonyságra.
A szállítmányozási ügynökök szakértelmet biztosítanak az egyedi előírások betartásában, segítenek az iratok és engedélyek lebonyolításának egyszerűsítésében, csökkentik a szállítási késéseket és költségeket.
Fontolja meg a hálózat erejét, a célállomások lefedettségét, a szakmai tapasztalatot, valamint a digitális képességeket, mint például a valós idejű nyomon követés és kommunikáció lehetősége.
A fuvarozási ügynökök közlekedési tervezést, rakodóhely foglalást, dokumentációt, biztosítást és kockázatcsökkentési szolgáltatásokat kínálnak.
A figyelmeztető jelek közé tartoznak az ismétlődő szállítási késések, a növekvő költségek és az ügyfelek panaszainak számának emelkedése.
