×
Trenutak za najam međunarodnog agenta za prijevoz ovisi u velikoj mjeri o veličini tvrtke i brzini njezinog rasta. Male početne tvrtke koje se bave samo povremenim domaćim isporukama obično mogu samostalno riješiti svoju logistiku bez većih problema. No situacija se brzo komplicira čim te tvrtke započnu izvoziti proizvode u inozemstvo. Mnoge srednje tvrtke suočavaju se s problemima kada brzo rastu, jer obrada carinskih papira, pregovaranje s prijevoznicima i osiguravanje sukladnosti zahtijevaju previše vremena i pozornosti zaposlenika. Za veće poduzeća koja već upravljaju globalnim lancima opskrbe, suradnja s iskusnim agentima za prijevoz ima smisla, budući da ti stručnjaci poznaju sve trikove za smanjenje troškova kroz ugovore o masovnom prijevozu i dugotrajne odnose s glavnim prijevoznicima u različitim regijama.
Kada tvrtke počnu trebati pomoć oko svojih operacija slanja, obično dolaze u obzir tri glavna čimbenika: količina robe koju premještaju, učestalost slanja i odredišta tih paketa. Većina poslovnih subjekata primijeti prekretnicu na otprilike 40-60 međunarodnih paketa mjesečno. U toj fazi, dodatni troškovi za usluge agenata za slanje često se nadoknade boljim ugovorima s prijevoznicima i manje vremena potrošenog na papirnatu administraciju. Redovito slanje u različite zemlje donosi i svoje probleme. Carinska pravila, tarifni brojevi i različiti dokumenti stalno se mijenjaju, ponekad čak i iz luke u luku. Za tvrtke čiji su klijenti rasprostranjeni u desetak ili više zemalja, nužno je pronaći nekoga tko poznaje lokalne propise i ima kontakte širom regije. Pravi spediterski posrednik ne samo da upravlja logistikom – on postaje produžetak same tvrtke.
Kada tvrtka započne s međunarodnim širenjem, često se pojavljuju određeni znakovi upozorenja da stvari ne teku glatko. Na primjer, ako paketi redovito počnu stizati duže od pet radnih dana ili ako odbijanja carina prijeđu 8% svih pošiljki, to su prilično jasni znakovi da nešto nije u redu. Odjeli za korisničku podršku mogu primijetiti da se žalbe udvostručuju već u roku od nekoliko tjedana. Unutarnje timove vjerojatno troše previše vremena — ponekad čak oko 15 sati svakog tjedna — pokušavajući uskladiti sve logističke poslove, što ukazuje da bi im značajno koristilo vanjsko stručno znanje. Postoje i drugi jasni znakovi. Tvrtke često završe tako da plaćaju cijene koje su zapravo maloprodajne umjesto da dobiju popuste za veliku količinu. Mnoge tvrtke također imaju poteškoća s praćenjem točnog položaja svojih proizvoda u bilo kojem trenutku tijekom prijevoza. A nemojmo zaboraviti na probleme vezane uz povrat robe između različitih zemalja, što se može brzo pretvoriti u košmar bez odgovarajućih sustava na mjestu.
Jedna specijalizirana trgovina obućom zabilježila je skok u prodaji u inozemstvu od više od 200% samo 18 mjeseci nakon što je započela suradnju s logističkim stručnjakom. Prije ove suradnje, imali su poteškoća s tek 30 isporuka svaki mjesec i suočavali su se s kašnjenjima na carini u oko 22% slučajeva. Sada obrađuju preko 200 paketa mjesečno s gotovo savršenim vremenom – oko 99% dostava stiže kada je obećano. Logistička tvrtka uvela je takozvani konsolidirani prijevoz koji je smanjio troškove za skoro trećinu. U isto vrijeme, oni su bez napora obradili svu dokumentaciju u 15 različitih zemalja. Zahvaljujući ovom uređenju, maloprodajni poduzeće proširilo je poslovanje u osam potpuno novih regija bez dodatnih najamnih radnika u vlastitom timu. To pokazuje da kvalitetna pomoć u prijevozu i distribuciji može zaista otvoriti vrata poslovanju koje želi rasti između država, a pritom ne premašiti budžet.
Proći kroz međunarodne carinske postupke predstavlja izazov za većinu tvrtki jer jednostavno ne posjeduju odgovarajuće znanje. Sukladnost znači rukovanje ogromnom količinom papira, razumijevanje zamršenih tarifnih kodova te praćenje trgovačkih sporazuma koji se čini da se mijenjaju iz noći u dan. Jedna mala pogreška može vratiti pošiljku pošiljatelju, koštati poslovanje oko 740.000 USD prema istraživanju Ponemona iz prošle godine ili uzrokovati zastoj tijekom tjedana na lukama. Zbog toga mnogi prihvaćaju profesionalne agente za dostavu koji zapravo razumiju kako ove pravilnosti djeluju u različitim zemljama. Oni obavljaju sve regulativne poslove kako bi proizvodi stigli tamo gdje trebaju bez zaglavljivanja u birokratskom limbu.
Agencije za prijevoz obično vrlo učinkovito obavljaju sve te složene carinske postupke. Bave se važnom papirologijom, uključujući komercijalne fakture, otpremnice i one zamršene carinske prijave. U njihov je posao uključeno i pravilno određivanje tarifnih klasifikacija. Ti stručnjaci zapravo grade dobre radne odnose s carinicima na različitim lukama širom svijeta. Znaju što svaka lokacija posebno zahtijeva, jer su već toliko puta prošli kroz te postupke. Način na koji organiziraju sve značajno smanjuje kašnjenja u carinskom obračunu. Neke procjene ukazuju da se vrijeme obračuna može smanjiti otprilike za dvije trećine kada su uključeni iskusni agenti, pretvarajući ono što bi moglo biti pravi haos u nešto što teče glatko od početka do kraja.
Suradnja s agencijom za prijevoz smanjuje one probleme s usklađenosti koji se stalno pojavljuju u međunarodnim operacijama prijevoza. Ti stručnjaci otkrivaju pogreške u dokumentima prije nego što se dogode, čime se sprječava otprilike 40 posto zastoja na carini, prema nedavnim izvješćima o trgovini. Tvrtke često dobivaju kazne kada su carinski dugači netočno izračunati ili kad se zabranjena roba neprimijeće provuče. Ono što čini te agente stvarno vrijednima jest njihova sposobnost da unaprijed obavješćuju poslovanje o promjenama u propisima. To znači da isporuke ne završe zaglavljene u limbu na inozemnim terminalima, čekajući odluke o odobrenju koje nitko nije predvidio.
Pokušaj samostalnog rukovanja carinskom dokumentacijom na prvi pogled zvuči jeftinije, ali iskreno, glavobolje su daleko gore od bilo koje ušteđevine. Kada poduzeća samostalno rješavaju usklađenost, troše ogromnu količinu vremena pazeći na stalno promjenjiva međunarodna pravila i moraju imenovati nekoga tko će se ovim baviti puno radno vrijeme. Upravo tu dolaze u obzir stručni agenciji za prijevoz. Ti ljudi već godinama rade ovo i zapravo sami brinu o svim pravnim stvarima, tako da se poslovanja ne moraju brinuti o kaznama ili kašnjenjima. Osim toga, njihove veze u različitim zemljama znače da se pošiljke često glatko kreću, čak i kada se situacija komplicira. Vidjeli smo kako korisnici uštede i vrijeme i novac time što stručnjacima prepuštaju rješavanje ovih složenih situacija umjesto da pokušavaju sami sve iznutra shvatiti.
Spediteri određuju najbolje rute prijevoza analizirajući troškove, rokove isporuke i pouzdanost različitih opcija prijevoza. Ti stručnjaci upravljaju složenim pošiljkama koje kombiniraju različite načine prijevoza, često spajajući zrakoplovne prevoznike za roba osjetljive na vrijeme s brodovima kada je premještanje velikih količina logičnije. Njihov rad smanjuje kašnjenja u isporuci i sprječava začepljenje lanaca opskrbe, što je iznimno važno za poduzeća koja pokušavaju probiti na strane tržište gdje upravo pravodobnost može odlučiti o uspjehu poslovnih dogovora.
Suradnja s agencijom za prijevoz omogućuje tvrtkama pristup onome što većina pojedinačnih pošiljatelja jednostavno ne može postići samostalno: duboke veze unutar svijeta prijevoznika. Ti agenti znaju gdje pronaći dodatni prostor za teret kada svi drugi trče tijekom užurbanog razdoblja isporuke. Također mogu dogovoriti povoljnije cijene na temelju količine pošiljki za koje redovne tvrtke jednostavno same ne zadovoljavaju uvjete. Stvarna vrijednost ogleda se u tome što se događa na lukama širom svijeta. Zahvaljujući dugotrajnim odnosima, pošiljke brže prolaze kroz carinu, manje vremena provedu u skladištima i općenito se tretiraju kao prioritet umjesto da se izgube u zaostatku svakodnevne prometnice tereta.
Spediteri obavljaju svu papirnatu poslovnicu koja dolazi uz prevoz robe preko granica. Mislimo na isprave poput morskih povelja, certifikata o poreklu i onih kompliciranih carinskih obrasca s kojima nitko ne želi imati posla. Oni također brinu o odgovarajućem osiguranju tereta kako poduzeća ne bi ostala sa štetom ako dođe do oštećenja ili gubitka robe tijekom prijevoza. Ove tvrtke razvile su načine upravljanja rizicima kada se propisi izmijene preko noći, kada loše vremenske prilike pogode brodske rute ili kada se politička situacija neočekivano promijeni. Za poduzeća to znači da ono što je nekada bila stresna procedura međunarodnog slanja postaje samo još jedna rutinska poslovna operacija, umjesto stalni izvor napetosti i nesigurnosti.
Kasnjenja u isporuci koja se stalno ponavljaju, troškovi koji znatno premašuju predviđeni iznos i kupci koji gube strpljenje zbog dugih vremena čekanja upućuju na probleme s postojećom logističkom strategijom. Tvrtke često zanemaruju ove probleme sve dok situacija ne postane kritična, ali ti znakovi upozorenja obično znače da unutarnji timovi jednostavno nemaju potrebne sposobnosti za dosljedno upravljanje međunarodnim prijevozom. Propuštanje rokova isporuke događa se prečesto, a carinska dokumentacija pretvara se u noćnu moru na lukama širom svijeta. Rezultat? Kupci postaju frustrirani i počinju sumnjati u pouzdanost brenda nakon višestrukih razočarenja.
Prema istraživanju Svjetske trgovačke organizacije, 68% malih i srednjih poduzeća prijavilo je značajna poboljšanja vremena isporuke nakon suradnje s profesionalnim specijalistom za prijevoz robe. Ova statistika ističe kako profesionalni agensi za prijevoz optimiziraju usmjeravanje, dokumentaciju i odnose s prijevoznicima kako bi povećali pouzdanost lanca opskrbe.
Zakup špeditera povlači određene početne troškove, ali većina tvrtki smatra da prednosti s vremenom znatno nadmašuju te izdatke. Manje kašnjenja se događa zato što stručnjaci od samog početka ispravno obrađuju dokumentaciju, čime se smanjuju pogreške i ušteđuju novci na skupim kaznama zbog nepoštivanja propisa. Kada procjenjuju ima li to smisla za njihov posao, vlasnici moraju provjeriti svoj položaj u odnosu na druge slične tvrtke i njihove troškove prijevoza. To znači ne samo brojati ono što stoji na računima, već i uzeti u obzir sve dodatne sate izgubljene kada stvari krenu po zlu. Ono što zaista bitno jest promatrati bolje rezultate mjesec za mjesecom: paketi redovito stižu na vrijeme, kupci više se ne žale na kašnjenja u isporuci, a cijela operacija postaje puno učinkovitija bez stalnih poteškoća koje remete svakodnevni tijek posla.
Snaga mreže međunarodnog agenta za prijevoz robe ključnu ulogu igra u pouzdanosti isporuka i visini troškova. Tražite tvrtke koje imaju dobre veze s prijevoznicima i koje stvarno djeluju na važnim tržištima širom svijeta. Spediteri koji održavaju lokalne uredove ili usko surađuju s partnerima i na mjestu podrijetla robe i na odredištu, obično brže reagiraju na probleme kad se pojave te često postižu povoljnije uvjete cijena. I iskustvo nešto vrijedi. Agenti s dugom praksom znaju razne stvari koje drugi mogu propustiti — lokalne carinske propise, neočekivane zastoje tijekom određenih godišnjih razdoblja, posebne načine rukovanja osjetljivom ili neobičnom robom. Takva iskustva čine stvarnu razliku u glatkome prolazu pošiljki bez dodatnih problema ili nepredviđenih troškova kasnije.
Danas dostava uvelike ovisi o tehnologiji za praćenje svih koraka, od skladišta do vratnica. Kada tražite prijevoznike, provjerite imaju li online sustave koji omogućuju pošiljateljima da u bilo kojem trenutku vide gdje se paketi nalaze, automatski obrađuju dokumentaciju i jasno komuniciraju tijekom cijelog procesa. Prednosti su prilično očite – ti sustavi smanjuju pogreške nastale ručnim unosom, redovito obavještavaju klijente i omogućuju menadžerima da prepoznaju probleme prije nego što postanu veliki problemi. Nedavna studija iz prošle godine pokazala je nešto zanimljivo – tvrtke koje su potpuno digitalizirale svoje operacije u prijevozu zabilježile su pad od oko 40 posto u broju poziva ljudi koji pokušavaju saznati gdje je njihova roba. Kad malo razmislite, ima smisla, zar ne?
Prije nego što donesete odluku, pitajte potencijalne partnere:
Naravno, cijena je važna pri odabiru partnera za prijevoz, ali izbor apsolutno najjeftinijeg najčešće se na dugi rok loše isplati. Ono što zaista broji jest dobra vrijednost za novac. Potražite agente koji stvarno smanjuju one neprimjetne dodatne troškove koje svi mrzimo – poput kazni za carinske postupke, računa za skladištenje u skladištu ili, još gore, paketa koji negdje leže zaboravljeni jer su se izgubili u prijevozu. Kada tvrtke grade stvarne odnose s pružateljima logističkih usluga temeljene na iskrenoj komunikaciji i zajedničkim ciljevima, stvari se obično bolje razvijaju. Kako tvrtke rastu, takvi partnerstvi omogućuju lancu opskrbe da raste zajedno s njima, bez kompromitiranja onoga što kupci očekuju od pouzdanih usluga dostave. Vidjeli smo previše početnih tvrtki koje se muče samo zato što nisu unaprijed planirale ovaj aspekt poslovanja.
Poduzeća bi trebala razmotriti najam agencije za prijevoz kada započnu s međunarodnim širenjem, kada doživljavaju operativni pritisak ili kada složenost logistike počne utjecati na njihovu ukupnu učinkovitost.
Agencije za prijevoz pružaju stručno znanje u području carinskih propisa, pomažu u pojednostavljenju dokumentacije i carinskog odobrenja te smanjuju kašnjenja i troškove isporuke.
Razmotrite snagu mreže, pokrivenost odredišta, iskustvo u industriji te digitalne mogućnosti u stvarnom vremenu praćenja i komunikacije.
Pošiljateljski posrednici nude planiranje prijevoza, rezervaciju prostora za teret, dokumentaciju, osiguranje i usluge ublažavanja rizika.
Znakovi upozorenja uključuju stalna kašnjenja u isporuci, rastuće troškove i povećane pritužbe kupaca.
