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एक अंतरराष्ट्रीय शिपिंग एजेंट को नियुक्त करने का समय मुख्य रूप से कंपनी के आकार और उसकी वृद्धि की गति पर निर्भर करता है। केवल आकस्मिक घरेलू शिपमेंट संभालने वाली छोटी स्टार्टअप कंपनियाँ आमतौर पर बिना किसी परेशानी के अपनी लॉजिस्टिक्स स्वयं संभाल सकती हैं। लेकिन एक बार जब ये व्यवसाय विदेशों में उत्पादों का निर्यात शुरू कर देते हैं, तो स्थिति जल्दी ही जटिल हो जाती है। कई मध्यम आकार की कंपनियाँ तेजी से बढ़ने पर फंस जाती हैं, क्योंकि सीमा शुल्क के कागजात, वाहकों के साथ वार्ता और अनुपालन के लिए बहुत अधिक समय और कर्मचारियों का ध्यान लग जाता है। जो बड़े उद्यम पहले से ही वैश्विक आपूर्ति श्रृंखलाओं का संचालन कर रहे हैं, उनके लिए अनुभवी शिपिंग एजेंटों के साथ काम करना उचित होता है, क्योंकि ये पेशेवर विभिन्न क्षेत्रों में प्रमुख वाहकों के साथ थोक शिपिंग सौदों और लंबे समय से चले आ रहे संबंधों के माध्यम से लागत कम करने के सभी तरीके जानते हैं।
जब कंपनियों को अपने शिपिंग ऑपरेशन्स में सहायता की आवश्यकता होती है, तो आमतौर पर तीन मुख्य कारक शामिल होते हैं: वे कितनी मात्रा में भेज रहे हैं, वे कितनी बार शिप करते हैं, और उन पैकेजों का अंतिम स्थान कहाँ है। अधिकांश व्यवसाय प्रति माह लगभग 40 से 60 अंतरराष्ट्रीय पार्सल के आसपास एक मोड़ का बिंदु देखते हैं। इस चरण में, शिपिंग एजेंटों के लिए अतिरिक्त लागत जैसा लग सकता है, लेकिन वास्तव में यह वाहकों के साथ बेहतर सौदों और कम कागजी कार्रवाई के समय के माध्यम से संतुलित हो जाता है। विभिन्न देशों में नियमित रूप से शिपिंग करने से अपनी तरह की परेशानियाँ भी आती हैं। सीमा शुल्क नियम, टैरिफ नंबर और विभिन्न प्रकार के दस्तावेज लगातार बदलते रहते हैं, कभी-कभी एक बंदरगाह से दूसरे बंदरगाह तक भी। दस या अधिक देशों में फैले ग्राहकों वाली कंपनियों के लिए, ऐसे व्यक्ति को ढूँढना जो स्थानीय नियमों को जानता हो और क्षेत्र भर में संपर्क रखता हो, पूरी तरह से आवश्यक हो जाता है। सही फ्रेट फॉरवर्डर केवल लॉजिस्टिक्स का ही प्रबंधन नहीं करता है - वह खुद व्यवसाय का ही एक विस्तार बन जाता है।
जब कोई कंपनी अंतरराष्ट्रीय स्तर पर विस्तार करना शुरू करती है, तो अक्सर कुछ चेतावनी संकेत सामने आते हैं कि चीजें सही ढंग से नहीं चल रही हैं। उदाहरण के लिए, यदि पैकेज नियमित रूप से पांच कार्य दिवसों से अधिक समय तक पहुंचने लगते हैं, या जब सभी शिपमेंट्स के 8% से अधिक की आंकड़े के साथ कस्टम अस्वीकृति होने लगती है, तो ये काफी स्पष्ट संकेत होते हैं कि कुछ गलत चल रहा है। कस्टमर सर्विस विभाग को कुछ ही सप्ताह में शिकायतों में दोगुनी वृद्धि देखने को मिल सकती है। आंतरिक टीमें अक्सर इन लॉजिस्टिक्स मामलों के समन्वय में प्रति सप्ताह लगभग 15 घंटे तक का समय बहुत अधिक बिता देती हैं, जो यह दर्शाता है कि उन्हें बाहरी विशेषज्ञता से वास्तविक लाभ मिल सकता है। अन्य भी कई संकेत होते हैं। कंपनियाँ अक्सर बल्क छूट प्राप्त करने के बजाय शिपिंग के लिए खुदरा मूल्य के बराबर भुगतान करने पर मजबूर हो जाती हैं। कई व्यवसायों के लिए यह भी समस्या रहती है कि ट्रांजिट के दौरान किसी भी समय उनके उत्पाद वास्तव में कहाँ हैं, यह जानना मुश्किल होता है। और अलग-अलग देशों के बीच उत्पाद वापसी को संभालने में होने वाली परेशानियों के बारे में मत भूलें, जो उचित प्रणालियों के अभाव में जल्दी ही एक बदशगुन बन सकती है।
एक विशेषज्ञता वाली जूते की दुकान ने 18 महीने में ही लॉजिस्टिक्स विशेषज्ञ के साथ साझेदारी करने के बाद अपनी विदेशी बिक्री में 200% से अधिक की वृद्धि देखी। इस साझेदारी से पहले, उन्हें प्रति माह केवल 30 शिपमेंट्स के साथ संघर्ष करना पड़ रहा था और लगभग 22% बार कस्टम्स पर देरी का सामना करना पड़ रहा था। अब वे प्रति माह 200 से अधिक पैकेज संभालते हैं और लगभग सही समय पर - लगभग 99% पैकेज वादे के अनुसार पहुंचते हैं। लॉजिस्टिक्स कंपनी ने संगठित शिपिंग नामक कुछ पेश किया जिससे खर्च लगभग एक तिहाई तक कम हो गया। इसी समय, उन्होंने 15 विभिन्न देशों में बिना किसी परेशानी के सभी कागजी कार्रवाई संभाली। इस व्यवस्था के साथ, खुदरा विक्रेता ने अपनी टीम में कोई अतिरिक्त कर्मचारी भर्ती किए बिना आठ नए क्षेत्रों में अपना संचालन विस्तारित किया। यह दर्शाता है कि शिपिंग और वितरण में अच्छी सहायता प्राप्त करना वास्तव में उन व्यवसायों के लिए दरवाजे खोल सकता है जो अपने बजट को बर्बाद किए बिना अंतरराष्ट्रीय स्तर पर बढ़ना चाहते हैं।
अंतर्राष्ट्रीय सीमा शुल्क प्रक्रिया से गुजरना एक ऐसी चुनौती है जिसका सामना अधिकांश कंपनियां करती हैं, क्योंकि उनके पास उचित ज्ञान नहीं होता। अनुपालन का अर्थ है अपार कागजी कार्रवाई से निपटना, जटिल टैरिफ कोड निर्धारित करना और उन व्यापार समझौतों के साथ अद्यतन रहना जो रातोंरात बदल जाते हैं। पिछले साल पोनेमैन के शोध के अनुसार, एक छोटी सी गलती से माल वापस भेज दिया जा सकता है, करीब 740,000 डॉलर का नुकसान हो सकता है, या पोत पर हफ्तों तक रोक लग सकती है। इसीलिए कई कंपनियां ऐसे पेशेवर शिपिंग एजेंटों की ओर रुख करती हैं जो विभिन्न देशों में इन नियमों के कामकाज को समझते हैं। वे सभी विनियामक मामलों को संभालते हैं ताकि उत्पाद ब्यूरोक्रेटिक लिम्बो में फंसे बिना अपने गंतव्य तक पहुंच सकें।
शिपिंग एजेंट अधिकांश समय उन जटिल सीमा शुल्क प्रक्रियाओं को काफी कुशलता से संभालते हैं। वे वाणिज्यिक चालान, बिल ऑफ लैडिंग और उन जटिल सीमा शुल्क घोषणाओं सहित महत्वपूर्ण कागजी कार्रवाई से निपटते हैं। सही टैरिफ वर्गीकरण को सुलझाना भी उनकी जिम्मेदारी में आता है। वास्तव में, ये लोग दुनिया भर के विभिन्न बंदरगाहों पर सीमा शुल्क अधिकारियों के साथ अच्छे कार्य संबंध बनाते हैं। वे जानते हैं कि प्रत्येक स्थान की विशिष्ट आवश्यकताएँ क्या हैं, क्योंकि वे पहले कई बार ऐसा कर चुके हैं। वे जिस तरह से सब कुछ व्यवस्थित करते हैं, इससे सीमा शुल्क निकासी में होने वाली देरी में काफी कमी आती है। कुछ अनुमानों के अनुसार, अनुभवी एजेंटों के शामिल होने से निकासी समय लगभग दो तिहाई तक कम हो सकता है, जिससे एक बड़ी उलझन वाली प्रक्रिया सुचारु रूप से पूरी हो जाती है।
एक शिपिंग एजेंट के साथ काम करने से अंतर्राष्ट्रीय शिपिंग ऑपरेशन में लगातार उत्पन्न होने वाली अनुपालन समस्याओं को कम किया जा सकता है। इन पेशेवरों के कारण दस्तावेज़ीकरण में गलतियाँ पहले ही पकड़ ली जाती हैं, जिससे हाल की व्यापार रिपोर्टों के अनुसार लगभग 40 प्रतिशत सीमा शुल्क रोक-टोक रुकावटें रोकी जा सकती हैं। कंपनियों पर अक्सर तब जुर्माना लगाया जाता है जब शुल्कों की गलत गणना की जाती है या प्रतिबंधित सामान ध्यान से बच निकलता है। फिर भी इन एजेंटों की वास्तविक मूल्यवत्ता यह है कि वे बदलते विनियमों के बारे में व्यवसायों को पहले से अवगत कराए रखते हैं। इसका अर्थ यह है कि माल अप्रत्याशित निकासी निर्णयों की प्रतीक्षा में विदेशी टर्मिनलों पर लटके नहीं रहते।
अपने यहाँ कस्टम के कागजी कार्रवाई संभालने की कोशिश पहली नजर में सस्ती लगती है, लेकिन ईमानदारी से कहें तो इसकी वजह से होने वाली परेशानियाँ बचत के किसी भी धन से कहीं ज्यादा बुरी होती हैं। जब कंपनियाँ अनुपालन के लिए कर-छूट वाले मार्ग का अनुसरण करती हैं, तो उन्हें लगातार बदलते अंतरराष्ट्रीय नियमों के साथ खुद को अपडेट रखने में बहुत समय बर्बाद करना पड़ता है और इस काम के लिए किसी एक व्यक्ति को पूर्णकालिक नियुक्त करना पड़ता है। यहीं व्यावसायिक शिपिंग एजेंट्स काम आते हैं। ये लोग वर्षों से ऐसा कर रहे हैं और खुद ही सभी कानूनी चीजों का ध्यान रखते हैं, इसलिए व्यवसायों को जुर्माने या देरी के डर से चिंतित होने की आवश्यकता नहीं होती। इसके अलावा, विभिन्न देशों में उनके संबंध होने के कारण पैकेज तब भी सुचारू रूप से आगे बढ़ते हैं जब स्थितियाँ जटिल हो जाती हैं। हमने देखा है कि ग्राहक इन जटिल परिस्थितियों को खुद समझने की कोशिश करने के बजाय विशेषज्ञों को सौंपकर समय और धन दोनों की बचत करते हैं।
फ्रेट फॉरवर्डर माल ढुलाई के लिए सबसे अच्छे मार्गों का निर्धारण इस आधार पर करते हैं कि कौन-सा विकल्प कितना खर्च करता है, चीजों को पहुँचने में कितना समय लगता है, और विभिन्न परिवहन विकल्पों पर भरोसा किया जा सकता है या नहीं। ये पेशेवर उन जटिल शिपमेंट्स को संभालते हैं जो परिवहन के विभिन्न तरीकों को जोड़ते हैं, अक्सर समय-संवेदनशील माल के लिए विमानों का उपयोग करते हैं और बड़ी मात्रा में माल ढुलाई करना अधिक उचित होने पर जहाजों का उपयोग करते हैं। उनका काम डिलीवरी में देरी कम करता है और आपूर्ति श्रृंखलाओं में जाम लगने से रोकता है, जो उन कंपनियों के लिए बहुत महत्वपूर्ण है जो ऐसे विदेशी बाजारों में प्रवेश करने की कोशिश कर रही हैं जहाँ समय के अनुसार काम करना व्यापारिक सौदों को सफल या असफल कर सकता है।
शिपिंग एजेंट के साथ काम करने से व्यवसायों को ऐसी चीज़ तक पहुँच मिलती है जो अधिकांश व्यक्तिगत शिपर्स के लिए अकेले प्राप्त करना संभव नहीं होता: वाहक दुनिया के भीतर गहरे संबंध। इन एजेंटों को पता होता है कि व्यस्त शिपिंग अवधि के दौरान जब सभी अतिरिक्त कार्गो स्थान की तलाश में होते हैं, तो वहाँ अतिरिक्त स्थान कहाँ मिल सकता है। इसके अलावा, वे उन शिपमेंट मात्रा के आधार पर बेहतर मूल्य सौदे कर सकते हैं जिनके लिए सामान्य कंपनियाँ अकेले योग्य नहीं होतीं। वास्तविक मूल्य दुनिया भर के बंदरगाहों पर जो कुछ होता है, उससे आता है। इन दीर्घकालिक संबंधों के साथ, शिपमेंट सीमा शुल्क के माध्यम से तेज़ी से आगे बढ़ते हैं, भंडारगृहों में कम समय तक रुकते हैं और आमतौर पर प्राथमिकता के रूप में व्यवहार किए जाते हैं, बजाय दैनिक कार्गो ट्रैफ़िक के बैकलॉग में खो जाने के।
फ्रेट फॉरवर्डर सीमाओं के पार माल ढुलाई के साथ आने वाले सभी कागजी कार्रवाई को संभालते हैं। बिल ऑफ लेडिंग, उत्पत्ति प्रमाण पत्र, और वे जटिल सीमा शुल्क फॉर्म जिन्हें संभालना कोई भी नहीं चाहता है। वे उचित माल बीमा प्राप्त करने की भी देखभाल करते हैं ताकि यदि कोई माल आवागमन में क्षतिग्रस्त या खो जाए तो व्यवसायों को नुकसान झेलना न पड़े। इन कंपनियों ने ऐसे तरीके विकसित किए हैं जिनसे नियमों में अचानक बदलाव, जहाजरानी मार्गों पर खराब मौसम, या राजनीतिक स्थिति में अप्रत्याशित बदलाव जैसे जोखिमों का प्रबंधन किया जा सके। इसका कंपनियों के लिए यह अर्थ है कि अंतरराष्ट्रीय शिपिंग की वह प्रक्रिया जो पहले सिरदर्द देने वाली थी, अब तनाव और अनिश्चितता के स्थायी स्रोत के बजाय बस एक नियमित व्यावसायिक क्रिया बन जाती है।
लगातार हो रही शिपमेंट देरी, बजट से कहीं अधिक बढ़ती लागत, और इंतजार के समय के कारण ग्राहकों का नाराज होना — ये सभी मौजूदा लॉजिस्टिक्स रणनीति में समस्याओं की ओर इशारा करते हैं। कंपनियाँ आमतौर पर इस समस्या को नजरअंदाज करती हैं जब तक कि स्थिति बहुत खराब नहीं हो जाती, लेकिन ये चेतावनी संकेत आमतौर पर इतना कहते हैं कि आंतरिक टीमों के पास वैश्विक शिपिंग को लगातार संभालने के लिए आवश्यक साधन नहीं हैं। डिलीवरी की तारीख अक्सर छूट जाती है, और दुनिया भर के बंदरगाहों पर सीमा शुल्क के कागजात एक बदशगुन बन जाते हैं। परिणाम? ग्राहक नाराज हो जाते हैं और बार-बार निराशा के बाद यह सवाल करने लगते हैं कि क्या वे ब्रांड पर अब भी भरोसा कर सकते हैं।
विश्व व्यापार संगठन के शोध के अनुसार, 68% लघु और मध्यम उद्यमों ने माल अग्रेषण विशेषज्ञ के साथ साझेदारी के बाद डिलीवरी समय में महत्वपूर्ण सुधार की सूचना दी। यह आंकड़ा दर्शाता है कि कैसे पेशेवर शिपिंग एजेंट मार्ग, दस्तावेज़ीकरण और वाहक संबंधों को अनुकूलित करके आपूर्ति श्रृंखला की विश्वसनीयता में सुधार करते हैं।
शिपिंग एजेंट को काम पर रखने से कुछ प्रारंभिक व्यय होता है, लेकिन अधिकांश कंपनियों को पाया है कि समय के साथ इन लागतों से कहीं अधिक लाभ मिलते हैं। कम देरी होती है क्योंकि पेशेवर पहले दिन से ही दस्तावेज़ीकरण को सही ढंग से संभालते हैं, जिससे त्रुटियाँ कम होती हैं और महंगे अनुपालन जुर्माने पर पैसा बचता है। जब यह देखना होता है कि उनके व्यवसाय के लिए यह उचित है या नहीं, तो मालिकों को यह जांचने की आवश्यकता होती है कि शिपिंग पर अन्य समान कंपनियों की तुलना में वे कहाँ खड़े हैं। इसका अर्थ है कि सिर्फ चालानों पर दिखाई देने वाली लागतों की गिनती नहीं, बल्कि यह भी सोचना कि जब चीजें गलत होती हैं तो उन अतिरिक्त घंटों का नुकसान कितना होता है। लेकिन जो वास्तव में मायने रखता है, वह है महीने के बाद महीने बेहतर परिणाम देखना: पैकेज अधिक बार समय पर पहुंचते हैं, ग्राहक देरी से डिलीवरी की शिकायत करना बंद कर देते हैं, और पूरा ऑपरेशन निरंतर झटकों के बिना बहुत अधिक सुचारू रूप से चलता है जो दैनिक कार्यप्रवाह में बाधा डालते हैं।
अंतरराष्ट्रीय शिपिंग एजेंट के नेटवर्क की मजबूती इस बात में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है कि डिलीवरी कितनी विश्वसनीय है और लागत कैसी दिखती है। उन कंपनियों को ढूंढें जिनके पास वाहकों के साथ अच्छे संबंध हैं और जो दुनिया भर के महत्वपूर्ण बाजारों में वास्तव में संचालित होते हैं। जिन फ्रेट फॉरवर्डर्स के पास माल के उत्पत्ति और गंतव्य दोनों स्थानों पर स्थानीय कार्यालय होते हैं या जो वहां के साथी संगठनों के साथ निकटता से काम करते हैं, आमतौर पर उन्हें समस्याएं आने पर त्वरित समाधान करने में सक्षम पाया जाता है और अक्सर उन्हें अधिक अनुकूल मूल्य निर्धारण शर्तें प्राप्त होती हैं। अनुभव का भी कुछ महत्व होता है। जो एजेंट काफी समय से काम कर रहे हैं, वे ऐसी बहुत सी बातें जानते हैं जो दूसरों की नजर से छूट सकती हैं—स्थानीय सीमा शुल्क नियम, वर्ष के कुछ समय में अप्रत्याशित देरी, नाजुक या असामान्य माल को संभालने के विशेष तरीके। इन जानकारियों के कारण शिपमेंट को सुचारू रूप से पार कराने में वास्तविक अंतर आता है और आगे चलकर अतिरिक्त परेशानी या खर्च से बचा जा सकता है।
आजकल शिपिंग में गोदाम से लेकर दरवाजे तक सब कुछ ट्रैक करने के लिए तकनीक पर भारी निर्भरता होती है। फ्रेट कंपनियों की तलाश करते समय, यह जांचें कि क्या उनके पास ऑनलाइन सिस्टम हैं जो शिपर्स को किसी भी पल पैकेज की स्थिति देखने, कागजी कार्रवाई स्वचालित रूप से संभालने और पूरी प्रक्रिया में स्पष्ट संचार करने की अनुमति देते हैं। लाभ वास्तव में काफी स्पष्ट हैं—ये सिस्टम हाथ से होने वाली गलतियों को कम करते हैं, ग्राहकों को नियमित रूप से अपडेट रखते हैं, और प्रबंधकों को समस्याओं को बड़ी परेशानी बनने से पहले ही पहचानने की अनुमति देते हैं। पिछले साल के एक हालिया अध्ययन में एक दिलचस्प बात भी सामने आई—उन व्यवसायों में जिन्होंने पूरी तरह से डिजिटल फ्रेट ऑपरेशन अपनाया था, अपना सामान कहाँ है, यह पूछने के लिए फोन करने वाले लोगों की संख्या में लगभग 40 प्रतिशत की गिरावट आई। जब आप इसके बारे में सोचते हैं, तो यह तो समझ में आता ही है, है न?
काम पर रखने से पहले, संभावित साझेदारों से पूछें:
ज़रूर, शिपिंग पार्टनर का चयन करते समय मूल्य मायने रखता है, लेकिन निरपेक्ष रूप से सबसे सस्ते विकल्प का चयन करने से अक्सर लंबे समय में उलटा प्रभाव पड़ता है। वास्तव में जो मायने रखता है वह है पैसे के लिए अच्छा मूल्य प्राप्त करना। उन एजेंट्स की तलाश करें जो वास्तव में उन छिपे हुए अतिरिक्त शुल्कों को कम करते हैं जिनसे हम सभी नफरत करते हैं— जैसे सीमा शुल्क जुर्माना, गोदाम भंडारण बिल, या और भी बुरा, ऐसे पैकेज जो कहीं खो जाते हैं और भूल जाए जाते हैं क्योंकि वे ट्रांजिट के दौरान खो गए होते हैं। जब कंपनियाँ ईमानदार संचार और सामान्य उद्देश्यों पर आधारित अपने लॉजिस्टिक्स प्रदाताओं के साथ वास्तविक संबंध बनाती हैं, तो चीजें बेहतर तरीके से काम करने लगती हैं। जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ते हैं, इन साझेदारियों के कारण आपूर्ति श्रृंखला भी उनके साथ बढ़ती है बिना इसके कि ग्राहकों की विश्वसनीय डिलीवरी सेवाओं से उम्मीदों पर कोई समझौता करना पड़े। हमने बहुत से स्टार्टअप्स को संघर्ष करते देखा है क्योंकि उन्होंने अपने संचालन के इस पहलू के लिए पहले से योजना नहीं बनाई थी।
जब कोई व्यवसाय अंतरराष्ट्रीय स्तर पर विस्तार करना शुरू करता है, संचालन में तनाव महसूर करता है, या जब लॉजिस्टिक्स की जटिलताएँ समग्र दक्षता को प्रभावित करने लगती हैं, तो उन्हें शिपिंग एजेंट को नियुक्त करने पर विचार करना चाहिए।
शिपिंग एजेंट कस्टम अनुपालन में विशेषज्ञता प्रदान करते हैं, दस्तावेजीकरण और क्लीयरेंस को सुव्यवस्थित करने में सहायता करते हैं, और शिपमेंट में देरी तथा लागत को कम करते हैं।
नेटवर्क ताकत, गंतव्य कवरेज, उद्योग अनुभव और वास्तविक समय में ट्रैकिंग और संचार में डिजिटल क्षमताओं पर विचार करें।
फ्रेट फॉरवर्डर परिवहन योजना, कार्गो स्थान बुकिंग, दस्तावेजीकरण, बीमा और जोखिम न्यूनीकरण सेवाएँ प्रदान करते हैं।
इसके संकेतों में लगातार शिपमेंट में देरी, बढ़ती लागत और ग्राहक शिकायतों में वृद्धि शामिल है।
