×
Kansainvälisen rahtiliikenteen edustajan palkkaamisen ajoitus riippuu pitkälti yrityksen koosta ja kasvunopeudesta. Pienet aloittavat yritykset, jotka käsittelevät vain satunnaisia kotimaisia lähetystä, voivat yleensä hoitaa logistiikkansa itse suurta vaivaa vailla. Mutta tilanne muuttuu nopeasti monimutkaiseksi, kun nämä yritykset alkavat viedä tuotteitaan ulkomaille. Monet keskikokoiset yritykset jäävät jumiin nopean kasvun myötä, koska tulliasiakirjoihin puuttuminen, kuljettajien kanssa neuvottelu ja säädösten noudattaminen vie liian paljon aikaa ja henkilökunnan huomiota. Suuremmille yrityksille, jotka jo pyörittävät globaaleja toimitusketjuja, on järkevää tehdä yhteistyötä kokeneiden rahtiliikenteen edustajien kanssa, sillä nämä ammattilaiset tuntevat keinot vähentää kustannuksia erityisesti massarahtauksen sopimuksilla ja pitkällä aikavälillä kehittyneillä suhteilla alueellisten suurten kuljettajien kanssa.
Kun yritykset alkavat tarvitsemaan apua toimitusoperaatioihinsa, kolme pääasiallista tekijää tulee yleensä kyseeseen: kuinka paljon niiden rahti on liikkeellä, kuinka usein ne lähettävät tavaroita ja mihin paketit päätyvät. Useimmat yritykset huomaavat kriittisen pisteen noin 40–60 kansainvälisen paketin kuukaudessa. Tällöin se, mikä saattaa tuntua lisäkustannuksilta kuljetusagentteihin, tasaantuu paremmilla sopimuksilla kuljetusyhtiöiden kanssa ja vähemmällä ajalla, joka käytetään paperityöhön. Säännöllinen lähettäminen eri maiden välillä tuo mukanaan myös omat haasteensa. Tullisäännöt, tullinumerot ja kaikenlaiset dokumentit muuttuvat jatkuvasti, joskus jopa satamasta toiseen. Yrityksille, joilla on asiakkaita yli kymmenessä maassa, on ehdottoman tärkeää löytää joku, joka tuntee paikalliset säännöt ja sillä on yhteydet alueella. Oikea rahtivälittäjä ei pelkästään hoida logistiikkaa – hänestä tulee itse liiketoiminnan laajennus.
Kun yritys aloittaa kansainvälisen laajentamisen, tulee usein esiin varoittavia merkkejä siitä, että asiat eivät suju sujuvasti. Esimerkiksi jos paketit alkavat säännöllisesti saapua viiden arkipäivän jälkeen tai jos tullihylkäykset nousevat yli 8 %:iin kaikista lähetelmistä, nämä ovat melko selvät signaalit siitä, että jotain on pielessä. Asiakaspalvelu voi huomata valitusten määrän kaksinkertaistuvan vain muutamassa viikossa. Sisäiset tiimit saattavat käyttää liian paljon aikaa – joskus jopa noin 15 tuntia viikossa – yrittäessään koordinoida logistiikkakysymyksiä, mikä viittaa siihen, että ulkopuolinen asiantuntemus voisi olla suuri etu. On myös muita tyypillisiä merkkejä. Yritykset päätyvät usein maksamaan vähittäismyyntihinnan veroisuuksista sen sijaan, että ne saisivat erikoishinnat suuremmista tilauksista. Monilla yrityksillä on myös vaikeuksia tietää, missä tuotteet oikeastaan ovat kuljetuksen aikana. Älkäämme myöskään unohtako tuotepalautusten aiheuttamia ongelmia eri maiden välillä, jotka voivat pikkuhiljaa muuttua painajaiseksi ilman asianmukaisia järjestelmiä.
Yksi erikoiskenkäkauppa näki ulkomaisten myyntinsä kasvavan yli 200 %:lla jo 18 kuukauden kuluttua logistiikkapalvelujen asiantuntijan kanssa aloittamisesta. Ennen tätä yhteistyötä he kamppailivat vain 30 lähetysten kuukaudessa ja kohtasivat viivästyksiä tullissa noin 22 % ajasta. Nyt he käsittelevät yli 200 pakettia kuukaudessa melkein täydellisellä ajoituksella – noin 99 % saapuu lupaamaan aikaan. Logistiikkayritys esitteli niin sanotun yhdistetyn lähetyksen, joka vähensi kustannuksia lähes kolmanneksella. Samalla se hoiti kaikki paperityöt 15 eri maassa vaivattomasti. Tällä järjestelyllä vähittäiskauppias laajensi toimintaansa kahdelleen uuteen alueeseen ilman lisähenkilöstön palkkaamista omalle tiimilleen. Tämä osoittaa, että hyvän laadun toimitus- ja jakelupalveluiden avulla voidaan todella avata ovia yrityksille, jotka haluavat kasvaa kansainvälisesti räjäyttämättä budjettiaan.
Kansainvälisen tullin läpivieminen on useimmille yrityksille haastavaa, koska heillä yksinkertaisesti ei ole tarvittavaa osaamista. Määräystenmukaisuus tarkoittaa valtavien papereiden vuorien käsittelyä, monimutkaisten tullikoodeja selvittämistä sekä kauppasopimusten seuraamista, jotka tuntuvat muuttuvan yhdessä yössä. Yksi pieni virhe voi lähettää lähetysten takaisin lähettäjälle, maksaa yrityksille noin 740 000 dollaria viimevuotisen Ponemonin tutkimuksen mukaan tai aiheuttaa viivästyksiä satamissa viikkojen ajan. Siksi monet käännytymme ammattilaisten puoleen, jotka todella ymmärtävät näiden sääntöjen toimintaa eri maissa. He hoitavat kaikki sääntelyasiat, jotta tuotteet pääsevät perille ilman byrokraattisia viivytyksiä.
Kuljetysagentit hoitavat yleensä melko tehokkaasti kaikki ne monimutkaiset tullimenettelyt. He käsittelevät tärkeitä paperiarkistoja, kuten kaupallisia laskuja, kuljetussopimuksia ja myös niitä hankalia tulli-ilmoituksia. Oikeiden tulliluokitusten selvittäminen kuuluu myös heidän tehtäviinsä. Nämä ammattilaiset rakentavat tiiviitä työsuhteita tullivirkailijoiden kanssa eri satamissa ympäri maailmaa. He tietävät tarkkaan, mitä kukin paikka vaatii, koska ovat kokeneet samat tilanteet monta kertaa aiemmin. Heidän järjestelytaitonsa vähentävät huomattavasti tullin viivytyksiä. Joidenkin arvioiden mukaan tullinkäsittelyaika voi lyhentyä noin kaksi kolmasosaa, kun mukana on kokemuksella varustautuneet agentit, mikä muuttaa mahdollisesti sekavan prosessin sujuvaksi kokonaisuudeksi alusta loppuun.
Kuljetusagentin kanssa työskentely vähentää niitä niihin liittyviä vaivannäköjä, jotka jatkuvasti ilmenevät kansainvälisissä kuljetustoiminnoissa. Nämä ammattilaiset huomaavat paperitys virheet ennen kuin ne tapahtuvat – toimenpide, joka estää noin 40 prosenttia tullikiistoista viimeisten kauppakertomusten mukaan. Yrityksiä rangaistaan usein, kun tulleja lasketaan väärin tai kiellettyjä tavaroita pääsee huomaamatta läpi. Mitä kuitenkin tekee näistä agenteista erityisen arvokkaita, on heidän kykynsä pitää yritykset ajoissa ajan tasalla muuttuvista säädöksistä. Tämä tarkoittaa, että lähetysten ei tarvitse jäädä jumiin ulkomaisilla terminaaleilla odottamaan ennakolta näkemättömiä tullin selvityspäätöksiä.
Omatullaus näyttää aluksi edullisemmalta vaihtoehdolta, mutta rehellisesti sanottuna päänsärkyt ovat paljon suuremmat kuin säästöt. Kun yritykset hoitavat vaatimukset itse, he joutuvat käyttämään valtavasti aikaa ajantasaisen kansainvälisen lainsäädännön seuraamiseen ja varaamaan jonkun henkilön tähän kokoaikatyöhön. Tässä kohtaa ammattimaiset rahtitoimittajat tulevat tarpeeseen. Nämä asiantuntijat ovat tehneet tätä työtä vuosia ja hoitavat kaikki lailliset asiat itse, joten yritysten ei tarvitse pelätä sakkoja tai viivästyksiä. Heidän yhteyksensä eri maiden välillä tarkoittavat myös sitä, että lähetysten kulkua voidaan helposti hallita, vaikka tilanne muuttuisi monimutkaiseksi. Olemme nähneet asiakkaiden säästävän sekä aikaa että rahaa luovuttamalla nämä hankalat tilanteet asiantuntijoiden hoidettavaksi sen sijaan, että yrittäisivät selvittää kaiken itse.
Rahtivälittäjät selvittävät parhaat kuljetusreitit tarkastelemalla kustannuksia, toimitusaikatauluvaatimuksia ja eri kuljetusvaihtoehtojen luotettavuutta. Nämä ammattilaiset hoitavat monimutkaisia lähetyksiä, jotka yhdistävät erilaisia kuljetustapoja, usein yhdistäen lentokoneita aikariippuvaiseen rahtiin ja aluksia suurten määrien siirtoon, kun se on järkevämpää. Heidän työnsä vähentää toimitusviiveitä ja estää toimitusketjujen ruuhkautumisen, mikä on erityisen tärkeää yrityksille, jotka pyrkivät pääsemään ulkomaille markkinoille, joissa ajoitus voi tehdä tai rikkoa liiketoimintasopimukset.
Kuljetusagentin kanssa työskenteleminen antaa yrityksille pääsyn johonkin, mitä yksittäisillä lähettäjillä ei yksinkertaisesti ole itsenäisesti mahdollista saavuttaa: syvällisiin yhteyksiin kuljettajapiireihin. Nämä agentit tietävät, mistä löytyy ylimääräistä lastitilaa, kun muut kaikki kiirehtivät ruuhkaisina kuljetusaikoina. Lisäksi he voivat neuvotella parempia hinnoittelusopimuksia lähetystilavuuksien perusteella, joihin tavalliset yritykset yksin eivät yksinkertaisesti oikeutu. Todellinen arvo ilmenee satamissa ympäri maailmaa. Näiden pitkäaikaisten suhteiden ansiosta lastit etenevät nopeammin tullin läpi, viettävät vähemmän aikaa varastossa ja niitä käsitellään yleensä prioriteettina eikä ne joudu häviämään arjessa kulkevan tavarakuljetusliikenteen jonoon.
Rahtikuljettajat hoitavat kaikki paperityöt, jotka liittyvät tavaroiden siirtämiseen rajojen yli. Ajattele lastauskorteja, alkuperästodistuksia ja niitä monimutkaisia tullilomakkeita, joita kukaan ei halua käsitellä. He myös huolehtivat asianmukaisen rahtivakuutuksen hankkimisesta, jotta yritykset eivät jäävät vastuuseen, jos tavara vahingoittuu tai katoaa kuljetuksen aikana. Nämä yritykset ovat kehittäneet tavoilla hallita riskejä, kun säädökset muuttuvat yhdessä yössä, huono sää iskee laivareitteihin tai poliittinen tilanne muuttuu odottamatta. Tämä tarkoittaa yrityksille sitä, että entinen päänsärkyä aiheuttanut kansainvälisen rahtikuljetuksen prosessi muuttuu tavalliseksi liiketoiminnan toimintorutiniiksi sen sijaan, että se olisi jatkuva stressin ja epävarmuuden lähde.
Toistuvat toimituksen viivästykset, budjettikustannukset ja asiakkaiden kärsimättömyys odotusaikojen suhteen osoittavat ongelmia nykyisen logistiikkastrategian kanssa. Yritykset saattavat sivuuttaa tämän, kunnes tilanne muuttuu todella huonoksi, mutta nämä varoitusmerkit tarkoittavat yleensä, että sisäiset tiimit eivät vain riitä mukaan globaalien toimitusten hallintaan johdonmukaisesti. Toimituspäivien menetykset tapahtuvat liian usein, ja tulliasiakirjat muuttuvat painajaiseksi satamissa ympäri maailmaa. Seurauksena? Asiakkaat suuttuvat ja alkavat kyseenalaistaa, voivatko he enää luottaa brändiin toistuvien pettymysten jälkeen.
Maailman kauppajärjestön tutkimuksen mukaan 68 % pienistä ja keskisuurista yrityksistä ilmoitti merkittävistä parannuksista toimitusaikoihin rahtiliikenteen erikoisalan kanssa tehtyjen kumppanuuksien jälkeen. Tämä tilasto korostaa, kuinka ammattilaiset lähetyksenhoitajat optimoivat reitityksen, dokumentoinnin ja kuljettajasuhteet parantaakseen toimitusketjun luotettavuutta.
Rahtitoimiston palkkaaminen aiheuttaa alussa joitain kustannuksia, mutta useimmat yritykset huomaavat, että hyödyt ylittävät nämä kulut pitkällä aikavälillä. Myöhästymisiä tapahtuu vähemmän, koska ammattilaiset hoitavat dokumentoinnin oikein heti alusta alkaen, mikä vähentää virheitä ja säästää rahaa kalliilta vaatimusmaksuilta. Kun arvioidaan, onko tämä järkevää liiketoiminnalle, yritysten omien tulee tarkistaa, missä ne ovat muiden vastaavien yritysten suhteen mitattuna niiden toimituskulujen osalta. Tämä tarkoittaa, että ei pidä laskea vain laskuilla näkyviä kustannuksia, vaan myös kaikkia ylimääräisiä tuhoutuneita työtunteja silloin, kun asiat menevät pieleen. Mutta se, mikä todella merkitsee, on parempien tulosten saavuttaminen kuukausi kuukaudelta: paketit saapuvat aikataulussa useammin, asiakkaat lopettavat viivästyneistä toimituksista valittamisen, ja koko toiminta sujuu paljon tasaisemmin ilman jatkuvia häiriöitä, jotka keskeyttävät päivittäistä työnkulkua.
Kansainvälisen rahtikuljetusagentin verkoston vahvuus vaikuttaa merkittävästi toimitusten luotettavuuteen ja kustannuksiin. Kannattaa etsiä yrityksiä, joilla on hyvät yhteydet kuljettajiin ja jotka toimivat aktiivisesti tärkeillä kansainvälisillä markkinoilla. Rahtivälittäjät, jotka ylläpitävät paikallisia toimistoja tai tekevät tiivistä yhteistyötä kumppaneiden kanssa sekä tavaroiden alkuperämaissa että määränpäissä, pystyvät yleensä ratkaisemaan ongelmat nopeammin ja saamaan usein edullisempia hinnoitteluehtoja. Myös kokemuksella on merkitystä. Kokeneet agentit tuntevat asioita, joita muut saattavat huomata vasta myöhemmin – esimerkiksi paikalliset tullisäännökset, odottamattomat viivytykset tietyin vuodenaikoina tai erikoiset menetelmät herkillä tai epätavallisilla rahtierillä toimimiseen. Tällaiset tiedot tekevät todellista eroa siinä, että lähetysten kulkeminen sujuu ongelmitta ilman ylimääräisiä hankaluuksia tai lisäkustannuksia myöhemmin.
Näinä päivinä rahtiliikenne riippuu paljolti teknologiasta, jolla seurataan tavaroita varastosta ovelle asti. Kun vertailet rahtiyhtiöitä, tarkista, onko heillä online-järjestelmiä, joilla lähettäjät voivat nähdä pakettien sijainnin milloin tahansa, hoitaa paperityöt automaattisesti ja kommunikoida selkeästi koko prosessin ajan. Etuja on helppo nähdä – nämä järjestelmät vähentävät ihmisten tekemiä virheitä, pitävät asiakkaat säännöllisesti ajan tasalla ja antavat johtajille mahdollisuuden havaita ongelmia ennen kuin ne kasvavat suureksi kipupääksi. Viime vuonna julkaistu tutkimus osoitti myös mielenkiintoisen asian: yritykset, joilla oli täysin digitoitu rahtiliikenne, kokeilivat noin 40 prosentin laskua puheluiden määrässä, joissa ihmiset kysyivät, missä tavarat ovat. Kuulostaa järkevältä, eikö vain?
Ennen sitoutumista kysy potentiaalisilta kumppaneilta:
Totta kai, hinta on tärkeä valittaessa toimituskumppania, mutta aina halvimman vaihtoehdon valitseminen takkuu usein pitkällä tähtäimellä. Oikeasti tärkeintä on saada rahalle hyvä vastine. Kannattaa etsiä agentteja, jotka todella vähentävät niitä piileviä lisämaksuja, joita kaikki meistä vihaamme – ajattele esimerkiksi tullirangaistuksia, varastointimaksuja tai vielä pahempaa, pakettien jäämistä jonnekin unohtuneiksi, koska ne eksyvät kuljetuksen aikana. Kun yritykset rakentavat aidosti suhteita logistiikkatoimittajiinsa rehellisen viestinnän ja yhteisten tavoitteiden varaan, asiat yleensä sujuvat paremmin. Kasvaessaan yritykset voivat näiden kumppanuuksien ansiosta laajentaa toimitusketjuaan rinnallaan ilman, että luotettavan toimituspalvelun asiakasodotukset kärsivät. Olemme nähneet liian monen start-upin kamppailevan vain siksi, että he eivät ole suunnitelleet etukäteen tämän osa-alueen toimintaa.
Yritysten tulisi harkita rahtitoimiston palkkaamista, kun ne alkavat laajentua kansainvälisesti, kokevat toiminnallista kuormitusta tai kun logistiikan monimutkaisuus alkaa vaikuttaa niiden kokonaistehokkuuteen.
Rahtitoimistot tarjoavat asiantuntemusta tullinmukaisuudessa, auttavat dokumentoinnin ja tullien sujuvoittamisessa sekä vähentävät lähetysten viivästyksiä ja kustannuksia.
Ota huomioon verkon vahvuus, toimituskattavuus, alan kokemus sekä digitaaliset kyvykkyydet reaaliaikaisessa seurannassa ja viestinnässä.
Rahtivälittäjät tarjoavat kuljetussuunnittelua, lastitilan varauksia, dokumentointia, vakuutuksia ja riskienhallintapalveluita.
Varoitusmerkkejä ovat jatkuvat lähetysviivästykset, nousevat kustannukset ja lisääntyvät asiakasvalitukset.
