زمان استخدام یک عامل حملونقل بینالمللی بهطور گسترده به اندازه شرکت و سرعت رشد آن بستگی دارد. استارتاپهای کوچکی که تنها ارسالهای داخلی محدودی دارند، معمولاً بدون دردسر زیادی میتوانند لجستیک خود را مدیریت کنند. اما هنگامی که این کسبوکارها شروع به صادرات محصولات به خارج از کشور میکنند، وضعیت بهسرعت پیچیده میشود. بسیاری از شرکتهای متوسط با رشد سریع خود گیر میافتند، زیرا رسیدگی به مدارک گمرکی، مذاکره با شرکتهای حملونقل و رعایت مقررات، زمان و توجه کادر کاری را بیش از حد مصرف میکند. برای شرکتهای بزرگی که قبلاً زنجیرههای تأمین جهانی را اجرا میکنند، همکاری با عوامل حملونقل مجرب منطقی است، زیرا این متخصصان تمام راهکارهای کاهش هزینه از طریق توافقات حمل عمده و روابط طولانیمدت با شرکتهای حملونقل بزرگ در مناطق مختلف را میدانند.
وقتی شرکتها به کمک در عملیات حمل و نقل نیاز پیدا میکنند، معمولاً سه عامل اصلی درگیر هستند: میزان حجم ارسال، تعداد دفعات ارسال و مقاصد نهایی بستهها. اکثر کسبوکارها در حدود ۴۰ تا ۶۰ بسته بینالمللی در ماه به نقطه بحرانی میرسند. در این مرحله، هزینههای اضافی که ممکن است برای استخدام نمایندگان حمل و نقل به نظر میرسد، از طریق توافقهای بهتر با شرکتهای حمل و نقل و صرفهجویی در زمان مصرفی برای مدارک اداری، جبران میشود. ارسال منظم بین کشورهای مختلف مشکلات خاص خود را نیز به همراه دارد. مقررات گمرکی، شمارههای تعرفهای و انواع مدارک به طور مداوم در حال تغییر هستند و گاهی از یک بندر به بندر دیگر متفاوت میشوند. برای شرکتهایی که مشتریانشان در ده کشور یا بیشتر پراکنده شدهاند، یافتن فردی که قوانین محلی را بداند و ارتباطات گستردهای در سراسر منطقه داشته باشد، کاملاً ضروری میشود. یک شرکت حمل و نقل مناسب تنها به انجام لجستیک محدود نمیشود، بلکه تبدیل به امتدادی از خود کسبوکار میشود.
هنگامی که یک شرکت شروع به گسترش بینالمللی میکند، نشانههای هشداردهنده خاصی اغلب ظاهر میشوند که نشان میدهد امور به درستی پیش نمیروند. برای مثال، اگر بستهها به طور منظم بیش از پنج روز کاری طول بکشند تا برسند، یا زمانی که رد شدن محمولهها از سوی گمرک از ۸٪ تمام محمولهها فراتر رود، اینها نشانههای واضحی هستند که مشکلی وجود دارد. دپارتمان پشتیبانی مشتریان ممکن است متوجه شود که شکایات در عرض چند هفته تنها دو برابر شده است. تیمهای داخلی احتمالاً بسیار زیاد — گاهی حدود ۱۵ ساعت در هر هفته — وقت صرف هماهنگی این مسائل لجستیکی میکنند که نشان میدهد آنها واقعاً میتوانند از تخصص خارجی بهره ببرند. نشانههای دیگری نیز وجود دارند. شرکتها اغلب در پرداخت قیمتهایی معادل قیمت خردهفروشی برای حمل و نقل به جای دریافت تخفیف عمده منجر میشوند. بسیاری از کسبوکارها همچنین در تشخیص محل دقیق محصولات خود در هر لحظه از مسیر حمل و نقل دچار مشکل میشوند. و البته نباید از دردهای مرتبط با مدیریت بازگشت کالا بین کشورهای مختلف غافل شد که بدون داشتن سیستمهای مناسب به سرعت میتواند تبدیل به کابوسی شود.
یک فروشگاه تخصصی کفش، تنها 18 ماه پس از همکاری با یک متخصص لجستیک، شاهد افزایش بیش از 200 درصدی فروش خود به بازارهای خارجی بود. قبل از این همکاری، این فروشگاه با ارسال تنها 30 محموله در ماه دست و پنجه نرم میکرد و در حدود 22 درصد مواقع با تأخیر در گمرک مواجه میشد. اکنون این فروشگاه بیش از 200 بسته را هر ماه پردازش میکند و تقریباً تمام محمولهها — حدود 99 درصد — در زمان تعیینشده تحویل داده میشوند. شرکت لجستیک، روشی به نام حمل ترکیبی (consolidated shipping) را معرفی کرد که هزینهها را تقریباً به اندازه یک سوم کاهش داد. در عین حال، تمامی مدارک مربوط به 15 کشور مختلف بدون هیچ مشکلی مدیریت شد. با این ترتیب، خردهفروش فعالیتهای خود را به هشت منطقه کاملاً جدید گسترش داد، بدون اینکه نیروی اضافی به تیم داخلی خود اضافه کند. این موضوع نشان میدهد که کمک گرفتن از متخصصان قوی در حوزه ارسال و توزیع میتواند در واقع درهای فرصتی بزرگی را برای کسبوکارهایی که قصد رشد بینالمللی دارند — بدون اینکه بودجه خود را از هم پاش کنند — باز کند.
عبور از گمرکات بینالمللی کاری است که بیشتر شرکتها در انجام آن دچار مشکل میشوند، چون معمولاً دانش لازم را ندارند. رعایت مقررات به معنی کار کردن با کوهی از مدارک، تشخیص کدهای تعرفهای پیچیده و بهروز ماندن با توافقات تجاری است که به نظر میرسد هر لحظه تغییر میکنند. یک اشتباه کوچک میتواند بارها را به فرستنده بازگرداند، طبق تحقیقات پونمون از سال گذشته به حدود 740,000 دلار ضرر مالی منجر شود یا کالاها را برای هفتهها در بنادر به تأخیر بیندازد. به همین دلیل بسیاری به عوامل حملونقل حرفهای روی میآورند که واقعاً نحوه اجرای این قوانین را در کشورهای مختلف میدانند. آنها تمام مسائل نظارتی را مدیریت میکنند تا محصولات بدون گیر کردن در دام بوروکراسی به مقصد مورد نظر برسند.
ماموران حمل و نقل اغلب اوقات به طور کارآمد از تمام این روش های گمرک پیچیده مراقبت می کنند. اونا با کاغذی مهم مثل فاکتورهای تجاری، لایحه های حمل و نقل و آن اعلامیه های گمرک پیچیده هم سروکار دارند. طبقه بندی تعرفه های درست نیز بخشی از کار آنهاست. این افراد در واقع روابط کاری خوبی با ماموران گمرک در بنادر مختلف در سراسر جهان ایجاد می کنند. اونا میدونن که هر مکان به چه چیزی نیاز داره چون قبلاً بارها اینکارو کرده بودن روش سازمان دادن همه چيز باعث ميشه تاخير در تصويب اطلاعات به طور قابل ملاحظه اي کاهش يابد برخی برآوردها نشان می دهد زمان تصفیه می تواند حدود دو سوم کاهش یابد وقتی ماموران با تجربه درگیر شوند، تبدیل آنچه می تواند یک آشفتگی واقعی باشد به چیزی که از ابتدا تا پایان به آرامی اجرا می شود.
کار با یک نماینده حملونقل، مشکلات انطباق قانونی که بهطور مداوم در عملیات حملونقل بینالمللی پیش میآید را کاهش میدهد. این متخصصان قبل از وقوع، اشتباهات مربوط به مدارک را شناسایی میکنند؛ کاری که طبق گزارشهای اخیر تجاری، حدود ۴۰ درصد از تأخیرهای گمرکی را جلوگیری میکند. شرکتها اغلب به دلیل محاسبه نادرست عوارض یا عبور ناآگاهانه کالاهای ممنوعه، با جریمه مواجه میشوند. آنچه این نمایندگان را واقعاً ارزشمند میکند، توانایی آنها در آگاهسازی بهموقع کسبوکارها درباره تغییرات مقررات است. این بدین معناست که محمولهها در بنادر خارجی در حالت تعلیق باقی نمیمانند و منتظر تصمیمات تسویه گمرکی نمیمانند که هیچکس از پیش انتظارش را نداشته است.
در نگاه اول به نظر میرسد که انجام مسائل گمرکی به صورت داخلی ارزانتر است، اما واقعاً دردسرهای آن بسیار بیشتر از هر پساندازی است که انجام شود. وقتی شرکتها برای رعایت مقررات، مسیر خودکار را انتخاب میکنند، مجبورند زمان زیادی را صرف پیگیری قوانین بینالمللی در حال تغییر کنند و باید فردی را تماموقت فقط برای انجام این کار اختصاص دهند. در اینجا است که نمایندگان حمل و نقل حرفهای مفید واقع میشوند. این افراد سالهاست که این کار را انجام میدهند و واقعاً تمام مسائل قانونی را خودشان مدیریت میکنند، بنابراین کسبوکارها نیازی ندارند نگران جریمهها یا تأخیرها باشند. علاوه بر این، ارتباطات آنها در کشورهای مختلف باعث میشود بستهها حتی در شرایط پیچیده نیز به راحتی حرکت کنند. ما مشتریانی داشتهایم که با واگذاری این موقعیتهای دشوار به متخصصان، هم زمان و هم پول خود را ذخیره کردهاند، بجای اینکه سعی کنند خودشان همه چیز را حل کنند.
حملونقل کنندگان بار، بهترین مسیرهای حمل و نقل را با بررسی هزینههای مختلف، زمان مورد نیاز برای رسیدن کالا و قابل اعتماد بودن گزینههای حمل و نقل مختلف تعیین میکنند. این متخصصان، محمولههای پیچیدهای را مدیریت میکنند که از ترکیب روشهای مختلف حمل و نقل تشکیل شدهاند و اغلب هواپیما را برای بارهای حساس به زمان و کشتی را برای انتقال حجم بالای کالا به کار میبرند. کار آنها باعث کاهش تأخیر در تحویل و جلوگیری از تراکم در زنجیرههای تأمین میشود که برای شرکتهایی که میخواهند وارد بازارهای خارجی شوند و در آنها زمانبندی میتواند موفقیت یا شکست معاملات تجاری را تعیین کند، اهمیت زیادی دارد.
کار با یک نماینده حملونقل به کسبوکارها دسترسی میدهد به چیزی که بیشتر ارسالکنندگان عادی به تنهایی نمیتوانند به دست بیاورند: ارتباطات عمیق در دنیای شرکتهای حملونقل. این نمایندگان میدانند که در دورههای شلوغ حملونقل، وقتی همه در حال جستجوی فضای بار اضافی هستند، چگونه فضای بار اضافی پیدا کنند. علاوه بر این، آنها میتوانند قراردادهای قیمتگذاری بهتری را بر اساس حجم بارهایی که شرکتهای معمولی به تنهایی واجد شرایط آن نیستند، منعقد کنند. ارزش واقعی از آنچه در بنادر سراسر جهان اتفاق میافتد ناشی میشود. با این روابط طولانیمدت، محمولهها سریعتر از مرحله گمرک عبور میکنند، زمان کمتری را در انبارها سپری میکنند و عموماً به عنوان اولویتها در نظر گرفته میشوند، نه اینکه در صف محمولههای روزمره گم شوند.
حملونقل کنندگان تمامی مدارک مربوط به جابهجایی کالاها از مرزها را مدیریت میکنند. فاکتورهای حمل، گواهی منشأ و آن فرمهای پیچیده گمرکی که هیچکس نمیخواهد با آنها سر و کار داشته باشد. آنها همچنین بیمه بار مناسب را تهیه میکنند تا در صورت آسیب دیدن یا گم شدن کالا در حین حمل و نقل، شرکتها متضرر نباشند. این شرکتها روشهایی برای مدیریت ریسک در شرایطی مانند تغییر ناگهانی مقررات، بروز بدآبوهوا در مسیرهای حمل و نقل یا تحولات غیرمنتظره سیاسی توسعه دادهاند. این امر به این معناست که فرآیند پیچیده و سردرگمکننده حمل و نقل بینالمللی برای شرکتها به یک عملیات عادی تجاری تبدیل میشود و دیگر منبعی از استرس و عدم قطعیت مداوم نیست.
تاخیرهای مداوم در ارسال کالا، هزینههایی که بیش از حد مجاز افزایش مییابند و مشتریانی که از زمان انتظار ناراضی شدهاند، همگی نشانههایی از مشکلات موجود در استراتژی لجستیک فعلی هستند. شرکتها تمایل دارند تا این مشکلات را نادیده بگیرند تا زمانی که وضعیت بسیار بد شود، اما این علائم هشداردهنده معمولاً به این معنا هستند که تیمهای داخلی به طور مداوم ابزارهای لازم برای مدیریت حمل و نقل جهانی را ندارند. تاریخهای تحویل مفقود شده بیش از حد زیاد است و مدارک گمرکی در بنادر سراسر جهان تبدیل به کابوسی میشوند. نتیجه چیست؟ مشتریان ناامید میشوند و پس از ناامیدیهای مکرر، شروع به پرسیدن این سوال میکنند که آیا هنوز میتوان به برند اعتماد کرد یا خیر.
بر اساس تحقیقات سازمان جهانی تجارت، ۶۸ درصد از بنگاههای کوچک و متوسط گزارش دادهاند که پس از همکاری با متخصص حمل و نقل بینالمللی، بهبود قابل توجهی در زمان تحویل کالا داشتهاند. این آمار نشان میدهد که عوامل حمل و نقل حرفهای چگونه با بهینهسازی مسیرها، مدارک و روابط با شرکتهای حمل و نقل، قابلیت اطمینان زنجیره تأمین را افزایش میدهند.
استخدام یک نماینده حملونقل هزینههای اولیهای دارد، اما بیشتر شرکتها در بلندمدت متوجه میشوند که مزایای آن بهمراتب بیشتر از این هزینهها است. تأخیرهای کمتری رخ میدهد زیرا متخصصان از ابتدا مدارک را بهدرستی تکمیل میکنند، که این امر منجر به کاهش خطاها و صرفهجویی در جریمههای گزاف ناشی از عدم انطباق میشود. هنگام بررسی اینکه آیا این امر برای کسبوکارشان معقول است، صاحبان کسبوکار باید وضعیت خود را در مقایسه با هزینههای شرکتهای مشابه در حوزه حملونقل ارزیابی کنند. این بدین معناست که نه تنها باید هزینههایی را که روی فاکتورها نمایش داده میشود محاسبه کنند، بلکه باید تمام ساعات اضافی تلفشده وقتی که چیزها دچار مشکل میشوند را نیز در نظر بگیرند. آنچه در نهایت اهمیت دارد، مشاهده نتایج بهتر ماه به ماه است: بستهها بهطور منظمتری به موقع تحویل داده میشوند، مشتریان دیگر درباره تأخیر در تحویل شکایت نمیکنند و کل فرآیند بدون وقفههای مداوم که جریان کار روزانه را مختل میکردند، بسیار روانتر پیش میرود.
قدرت شبکهٔ یک عامل بینالمللی حملونقل در قابلیت اطمینان تحویل کالا و هزینههای مربوطه نقش بزرگی ایفا میکند. شرکتهایی را انتخاب کنید که ارتباط خوبی با شرکتهای حملونقل داشته باشند و واقعاً در بازارهای مهم جهانی فعالیت داشته باشند. به عنوان مثال، شرکتهای حملونقل که دفاتر محلی دارند یا بهصورت نزدیک با شرکای خود در نقاط مبدأ و مقصد همکاری میکنند، معمولاً در صورت بروز مشکلات سریعتر عمل میکنند و اغلب شرایط قیمتگذاری بهتری کسب میکنند. تجربه نیز اهمیت دارد. عواملی که سالها سابقه دارند، چیزهای زیادی را میدانند که ممکن است برای دیگران نامشخص باشد: مقررات گمرکی محلی، تأخیرهای غیرمنتظره در فصول خاص سال، یا روشهای ویژه برای حمل بارهای حساس یا غیرمعمول. این دانش ضمنی تفاوت واقعی در عبور روان محمولهها بدون دردهای اضافی یا هزینههای غیرمنتظره در آینده ایجاد میکند.
حمل و نقل امروزه به شدت به فناوری وابسته است تا همه چیز را از انبار تا درب منزل پیگیری کند. هنگام جستجوی شرکتهای حمل و نقل، بررسی کنید که آیا سیستمهای آنلاینی دارند که به فرستندگان اجازه میدهد در هر لحظه بدانند بستهها کجایند، اسناد را بهصورت خودکار پردازش کنند و در سراسر فرآیند ارتباطی شفاف داشته باشند. مزایا کاملاً آشکار است؛ این سیستمها خطاهای دستی را کاهش میدهند، مشتریان را بهطور منظم مطلع میکنند و به مدیران اجازه میدهند تا مشکلات را پیش از تبدیل شدن به دردهای بزرگ شناسایی کنند. یک مطالعه اخیر از سال گذشته چیز جالبی نشان داد: شرکتهایی که عملیات حمل و نقل دیجیتالی کامل داشتند، حدود ۴۰ درصد کاهش در تماسهای مشتریان برای پیگیری محل ارسال خود را تجربه کردند. وقتی فکر میکنید، منطقی به نظر میرسد، درست است؟
قبل از تعهد، از شرکای بالقوه بپرسید:
حتماً قیمت در انتخاب شریک حملونقل اهمیت دارد، اما معمولاً انتخاب ارزانترین گزینه بهصورت مطلق در بلندمدت نتیجه معکوس دارد. آنچه واقعاً مهم است، دستیابی به ارزش مناسب برای پول پرداختی است. به دنبال افرادی باشید که واقعاً هزینههای اضافی پنهانی که همه ما از آن متنفریم را کاهش میدهند — مثل جریمههای گمرکی، صورتحسابهای انبارداری، یا بدتر از آن، بستههایی که به دلیل گمشدن در مسیر، جایی متروکه ماندهاند. وقتی شرکتها روابط واقعی با تأمینکنندگان لجستیک خود بر اساس ارتباط صادقانه و اهداف مشترک برقرار میکنند، امور بهطور کلی بهتر پیش میرود. همانطور که کسبوکارها گسترش مییابند، این همکاریها اجازه میدهند زنجیره تأمین همراه با آنها رشد کند، بدون اینکه به کیفیت خدمات تحویل قابل اعتمادی که مشتریان انتظار دارند، لطمه بخورد. ما شاهد زیادی از استارتآپهایی بودهایم که تنها به این دلیل با مشکل مواجه شدند که از قبل برای این جنبه از عملیات برنامهریزی نکرده بودند.
کسبوکارها باید در نظر داشته باشند که هنگام شروع گسترش بینالمللی، تجربه فشار عملیاتی یا زمانی که پیچیدگیهای لجستیک بر کارایی کلی آنها تأثیر میگذارد، یک عامل حملونقل استخدام کنند.
عاملان حملونقل تخصص در رعایت مقررات گمرکی دارند، به سادهسازی مستندات و تسویه سریع کمک میکنند و تأخیرها و هزینههای حملونقل را کاهش میدهند.
در نظر داشته باشید که قدرت شبکه، پوشش مقاصد، تجربه صنعتی و قابلیتهای دیجیتالی مانند ردیابی و ارتباطات بلادرنگ را ارزیابی کنید.
حملونقلکنندگان بار خدمات برنامهریزی حملونقل، رزرو فضای بار، تهیه مستندات، بیمه و کاهش ریسک را ارائه میدهند.
علائم هشدار شامل تأخیرهای مداوم در ارسال کالا، افزایش هزینهها و افزایش شکایات مشتریان است.
