×
Tidspunktet for at ansætte en international fragtagent afhænger i høj grad af virksomhedens størrelse og væksthastighed. Små nyopstartede virksomheder, der kun håndterer lejlighedsvis indenlandske forsendelser, kan typisk klare deres egen logistik uden større problemer. Men situationen bliver hurtigt kompliceret, når disse virksomheder begynder at eksportere produkter til udlandet. Mange mellemstore virksomheder ser sig selv fastlåst, når de vokser hurtigt, fordi behandling af toldpapirer, forhandling med transportører og opretholdelse af overholdelse tager alt for meget tid og personalefokus. For større virksomheder, der allerede kører globale supply chains, giver det mening at arbejde sammen med erfarne fragtagenter, da disse fagfolk kender alle tricks til at reducere omkostninger gennem mængderabatter og langvarige relationer til store transportører i forskellige regioner.
Når virksomheder begynder at få brug for hjælp til deres forsendelsesoperationer, er der typisk tre hovedfaktorer, der spiller ind: hvor meget de transporterer, hvor ofte de sender forsendelser, og hvor pakkerne ender. De fleste virksomheder oplever et vendepunkt omkring 40-60 internationale pakker om måneden. På dette tidspunkt udlignes de ekstra omkostninger til forsendelsesagenter faktisk gennem bedre aftaler med transportører og mindre tid brugt på papirarbejde. Regelmæssig forsendelse på tværs af forskellige lande medfører dog også sine egne udfordringer. Toldregler, toldnummereringer og forskellige typer dokumenter ændrer sig konstant, nogle gange fra havn til havn. For virksomheder med kunder spredt over ti eller flere lande bliver det afgørende vigtigt at finde en, der kender de lokale regler og har forbindelser i hele regionen. Den rigtige freight forwarder håndterer ikke kun logistik – de bliver en forlængelse af virksomheden selv.
Når et firma begynder at udvide sig internationalt, opstår der ofte advarselssignaler om, at tingene ikke kører optimalt. For eksempel er det et ret klart tegn på problemer, hvis pakker regelmæssigt tager mere end fem hverdage at ankomme, eller hvis afvisninger ved tolden overstiger 8 % af alle forsendelser. Kundeserviceafdelinger kan også opleve, at antallet af klager fordobles inden for få uger. Interne teams bruger sandsynligvis alt for meget tid – nogle gange op til 15 timer om ugen – på at koordinere logistikspørgsmål, hvilket tyder på, at de kunne drage stor nytte af ekstern ekspertise. Der findes også andre tydelige tegn. Virksomheder ender ofte med at betale priser svarende til detailpriser for forsendelse i stedet for at modtage mængderabatter. Mange virksomheder har desuden svært ved at vide, hvor deres produkter befinder sig under transporten. Og så skal man ikke glemme de udfordringer, der følger med at håndtere retur af varer mellem forskellige lande, hvilket hurtigt kan udvikle sig til en mareridtsopgave uden de rigtige systemer på plads.
En specialitetsskobutik oplevede, at deres salg i udlandet steg med over 200 % kun 18 måneder efter samarbejdet med en logistik ekspert. Før dette samarbejde kæmpede de med kun 30 forsendelser hver måned og oplevede toldforsinkelser omkring 22 % af gangene. Nu håndterer de langt over 200 pakker månedligt med næsten perfekt timing – cirka 99 % ankommer til tiden. Den logistiske virksomhed introducerede noget, der hedder konsolideret forsendelse, hvilket reducerede omkostningerne med knap en tredjedel. Samtidig klarede de al papirdokumentationen i 15 forskellige lande uden problemer. Med denne ordning udvidede detailisten deres drift til otte helt nye regioner uden at ansætte ekstra personale til deres egen team. Det viser, at god hjælp til forsendelse og distribution virkelig kan åbne døre for virksomheder, der ønsker at vokse internationalt uden at overskride deres budget.
At komme igennem international told er noget, de fleste virksomheder kæmper med, fordi de simpelthen ikke har den nødvendige viden. Overholdelse indebærer at håndtere enorme mængder papirarbejde, finde ud af de indviklede toldtariffer og holde trit med handelsaftaler, der ser ud til at ændre sig fra en dag til den anden. En lille fejl kan få sendelser tilbage til afsenderen, koste virksomheder omkring 740.000 USD ifølge Ponemons undersøgelse fra i fjor eller få ting hængt op i uger på havne. Derfor vælger mange at tage fat i professionelle fragtagenter, som faktisk forstår, hvordan disse regler fungerer i forskellige lande. De håndterer alt det reguleringsmæssige arbejde, så produkter når frem til deres destination uden at sidde fast i bureaukratisk limbo.
Fragtagenter klare alle de komplicerede toldprocedurer ret effektivt i de fleste tilfælde. De håndterer vigtige papirarbejder, herunder kommercielle fakturaer, fraktforsendelsesattester og også de besværlige tolderklæringer. At få sorteret de rigtige tarifklassificeringer er ligeledes en del af deres arbejde. Disse folk opbygger faktisk gode arbejdsrelationer med toldembedsmænd ved forskellige havne over hele verden. De kender nøjagtigt, hvad hvert enkelt sted kræver specifikt, fordi de har gennemgået det så mange gange før. Den måde, de organiserer alt på, reducerer betydeligt risikoen for ophold ved toldafvikling. Ifølge nogle estimater kan afviklingstiden reduceres med omkring to tredjedele, når erfarne agenter er involveret, hvilket gør, at det, der ellers kunne blive et kaos, fungerer problemfrit fra start til slut.
At arbejde med en fragtagent reducerer de udfordringer ved overholdelse, som ofte opstår i international fragtdrift. Disse fagfolk opdager fejl i papirarbejdet, inden de sker – noget der forhindrer omkring 40 procent af toldophold ifølge nyere handelsrapporter. Virksomheder risikerer ofte bøder, når afgifter beregnes forkert, eller forbudte varer slipper igennem uhindret. Det, der gør disse agenter særligt værdifulde, er deres evne til at informere virksomheder forud om ændringer i regler og forskrifter. Det betyder, at fragt ikke ender med at stå fast i limbo på udenlandske terminaler og vente på afgørelser, som ingen så komme.
At prøve at håndtere toldpapirer internt virker måske billigere ved første øjekast, men ærligt talt er hovedbrudet langt værre end de penge, man sparer. Når virksomheder vælger selvbetjeningsmetoden for overholdelse, ender de med at bruge masser af tid på at følge med i de konstant skiftende internationale regler og skal ansætte nogen heltids bare til dette arbejde. Det er her, professionelle fragtagenter kommer ind i billedet. Disse folk har mange års erfaring og tager faktisk selv hånd om al den juridiske del, så virksomheder ikke behøver at bekymre sig om bøder eller forsinkelser. Derudover betyder deres kontakter i forskellige lande, at pakker typisk bevæger sig problemfrit, selv når situationen bliver kompliceret. Vi har set kunder spare både tid og penge ved at overlade disse udfordrende situationer til eksperter i stedet for at prøve at finde ud af alt selv.
Fragtførere finder de bedste fragtruter ved at vurdere omkostninger, hvor hurtigt varer skal ankomme, og hvor pålidelige forskellige transportmuligheder er. Disse fagfolk håndterer komplekse forsendelser, der kombinerer forskellige transportmetoder, ofte ved at bruge fly til tidssensitiv gods og skibe, når det giver mere mening at transportere store mængder. Deres arbejde reducerer leveringsforsinkelser og forhindrer opstuvning i forsyningskæder, hvilket er særlig vigtigt for virksomheder, der ønsker at etablere sig i udenlandske markeder, hvor timingen kan afgøre succes eller fiasko.
At arbejde med en fragtagent giver virksomheder adgang til noget, som de fleste enkelte afsendere simpelthen ikke kan opnå alene: dybdegående forbindelser i fragtverdenen. Disse agenter ved, hvor de kan finde ekstra lasterum, når alle andre kæmper om det i travle fragtperioder. Desuden kan de forhandle bedre priser baseret på fragtmængder, som almindelige virksomheder ikke alene kvalificerer sig til. Den reelle værdi kommer fra, hvad der sker i havne verden over. Med disse langvarige relationer passerer fragt hurtigere gennem told, opholder sig mindre tid i lagerfaciliteter og behandles generelt som prioriteter i stedet for at gå tabt i køen af almindelig fragttrafik.
Fragtførere håndterer al den papirarbejde, der følger med at transportere varer over grænser. Tænk på fraktsedler, oprindelsescertifikater og de komplicerede toldformularer, som ingen har lyst til at beskæftige sig med. De sørger også for passende godsforsikring, så virksomheder ikke står tilbage med tab, hvis noget bliver beskadiget eller går tabt under transporten. Disse selskaber har udviklet metoder til at håndtere risici, når regler ændres fra dag til dag, vejrforhold forværres på skibsruter eller politiske situationer ændrer sig uventet. For virksomheder betyder det, at en proces, der engang var en stressfyldt oplevelse ved international fragt, nu blot er en rutineoperation i stedet for en konstant kilde til stress og usikkerhed.
Forsinkelser i forsendelser, der gentager sig igen og igen, omkostninger, der langt overskrider budgettet, og utilfredse kunder, der trættes af ventetider, peger alle på problemer med den nuværende logistikstrategi. Virksomheder har ofte en tendens til at overse dette, indtil situationen bliver rigtig dårlig, men disse advarselstegn betyder typisk, at interne teams ganske enkelt ikke har de nødvendige kompetencer til konsekvent at håndtere global fragt. Forsinkede leveringer sker alt for ofte, og tolddokumentation udvikler sig til et mareridt ved havne over hele verden. Resultatet? Kunderne bliver frustrerede og begynder at tvivle på, om de stadig kan stole på mærket, efter gentagne skuffelser.
Ifølge forskning fra Verdenshandelsorganisationen har 68 % af små og mellemstore virksomheder rapporteret markante forbedringer i leveringstider, efter at have samarbejdet med en specialiseret freight forwarding-aktør. Dette tal understreger, hvordan professionelle fragtmedvirken optimerer ruter, dokumentation og bærerrelationer for at øge pålideligheden i supply chain.
At ansætte en fragtagent medfører nogle omkostninger fra start, men de fleste virksomheder finder, at fordelene langt overstiger disse udgifter over tid. Der sker færre forsinkelser, fordi professionelle håndterer dokumentationen korrekt fra dag ét, hvilket reducerer fejl og sparer penge på de dyre bøder ved manglende overholdelse. Når man vurderer, om dette giver mening for deres virksomhed, skal ejere undersøge deres nuværende situation i forhold til, hvad andre lignende virksomheder bruger på fragt. Det betyder ikke kun at tælle det, der står på fakturaerne, men også at tage højde for alle de ekstra arbejdstimer, der går tabt, når tingene går galt. Det, der dog virkelig betyder noget, er at se bedre resultater måned efter måned: pakker ankommer hyppigere til tiden, kunderne holder op med at klage over forsinkede leveringer, og hele driften bliver meget mere effektiv uden konstante udfordringer, der forstyrrer den daglige arbejdsproces.
Styrken i et internationalt fragtagentnets netværk spiller en stor rolle for, hvor pålidelige leveringerne er, og hvordan omkostningerne ser ud. Søg efter virksomheder, der har gode forbindelser til fragtførere og faktisk opererer i vigtige markeder verden over. Tag fragtforwards, som vedligeholder lokale kontorer eller samarbejder tæt med partnere både i det land, hvor varer kommer fra, og dit bestemmelsessted – disse parter klarer ofte problemer hurtigere, når de opstår, og får ofte mere gunstige prisaftaler. Erfaring betyder også noget. Agenter, der har været længe i branchen, kender til ting, som andre måske overser – lokale toldregler, uventede forsinkelser til bestemte tider af året, særlige metoder til at håndtere skrøbelige eller usædvanlige gods. Disse indsigter gør en reel forskel for at få transporteret varer problemfrit uden unødige hovedbrud eller ekstra omkostninger senere hen.
Fragt i dagene opbevarer stærkt af teknologi til at spore alt fra lageret til døren. Når du søger efter fragtselskaber, skal du tjekke, om de har online-systemer, der giver afsendere mulighed for at se, hvor pakker befinder sig til ethvert tidspunkt, håndterer papirarbejde automatisk og kommunikerer klart gennem hele processen. Fordele er ret indlysende – disse systemer reducerer fejl, der skyldes manuel indtastning, holder kunder løbende opdaterede og giver ledere mulighed for at spotte problemer, før de bliver store hovedbrud. En nylig undersøgelse fra sidste år viste også noget interessant – virksomheder med fuldt digitale fragtoperationer oplevede cirka 40 procent færre opkald fra kunder, der spurgte, hvor deres varer var. Det giver mening, når man tænker over det, ikke?
Inden du forpligter dig, skal du stille potentielle samarbejdspartnere følgende spørgsmål:
Selvfølgelig betyder pris noget, når man vælger en fragtpartner, men at gå efter den absolut billigste løsning slår ofte tilbage på sigt. Det, der virkelig tæller, er at få god værdi for pengene. Søg efter agenter, der faktisk reducerer de skjulte ekstraudgifter, som vi alle hader – tænk toldbøder, lagergebyrer eller værre endnu, pakker der sidder et sted og er blevet glemt, fordi de er gået tabt under transporten. Når virksomheder opbygger reelle relationer med deres logistikudbydere baseret på åben kommunikation og fælles mål, fungerer tingene typisk bedre. Når virksomheder vokser, giver disse partnerskaber mulighed for, at varekæden kan udvikle sig sammen med dem, uden at kompromittere det, kunder forventer fra pålidelige leveringstjenester. Vi har set for mange startups kæmpe, simpelthen fordi de ikke havde planlagt dette aspekt af driften forud.
Virksomheder bør overveje at ansætte en fragtagent, når de begynder at udvide sig internationalt, oplever operationel belastning eller når logistiske kompleksiteter begynder at påvirke deres samlede effektivitet.
Fragtagenter leverer ekspertise inden for toldoverholdelse, hjælper med at effektivisere dokumentation og godkendelse samt reducerer forsendelsesforsinkelser og omkostninger.
Overvej at vurdere netværksstyrke, dækningsområder, brancheerfaring og digitale muligheder inden for realtids-sporing og kommunikation.
Freight forwarders tilbyder transportplanlægning, reservation af lastplads, dokumentationshåndtering, forsikring og risikominimeringstjenester.
Advarselstegn inkluderer konsekvente forsendelsesforsinkelser, stigende omkostninger og øget antal kundeklager.
