×
Časování najímání mezinárodního leteckého agenta do značné míry závisí na velikosti společnosti a rychlosti jejího růstu. Malé start-upy, které zpracovávají pouze občasné domácí zásilky, si obvykle dokážou poradit se svou vlastní logistikou bez větších potíží. Věci se však rychle zkomplikují, jakmile tyto firmy začnou vyvážet produkty do zahraničí. Mnoho středních firem se ocitá ve slepé uličce při rychlém růstu, protože práce s celními dokumenty, vyjednávání s dopravci a dodržování předpisů zabere příliš mnoho času a pozornosti zaměstnanců. U větších podniků, které již provozují globální dodavatelské řetězce, dává smysl spolupracovat s zkušenými leteckými agenty, protože tito odborníci znají triky, jak snížit náklady díky hromadním smlouvám a dlouhodobým vztahům s hlavními dopravci v různých oblastech.
Když společnosti začínají potřebovat pomoc se svými dopravními operacemi, obvykle přicházejí v úvahu tři hlavní faktory: objem přepravovaného zboží, frekvence odesílání zásilek a cílová destinace těchto zásilek. Většina firem si všimne kritické hranice kolem 40 až 60 mezinárodních zásilek měsíčně. V tomto stádiu se náklady spojené s agenty pro dopravu ve skutečnosti vyrovnají díky lepším smlouvám s dopravci a menšímu času strávenému vyřizováním papírování. Pravidelná doprava napříč různými zeměmi přináší také vlastní komplikace. Celní předpisy, sazebníky a různé druhy dokumentů se neustále mění, někdy dokonce z jednoho přístavu na druhý. Pro firmy s klienty rozptýlenými ve více než deseti zemích je klíčové najít partnera, který zná místní předpisy a má propojení po celém regionu. Správný expeditor nezvládá jen logistiku – stává se rozšířením samotného podniku.
Když společnost začne expandovat mezinárodně, často se objevují určité varovné signály, že věci nejdou hladce. Například pokud balíčky pravidelně dorazí s déle než pětidenním zpožděním, nebo když odmítnutí na celních úřadech překročí 8 % všech zásilek, jde o docela jasné signály, že něco není v pořádku. Oddělení zákaznického servisu může zaznamenat dvojnásobný nárůst stížností během pouhých několika týdnů. Interní týmy pravděpodobně tráví příliš mnoho času – někdy až asi 15 hodin týdně – tím, že se snaží koordinovat veškerou logistiku, což naznačuje, že by opravdu mohly profitovat z externí odborné pomoci. Existují i další typické známky. Společnosti často nakonec platí za dopravu ceny odpovídající maloobchodním cenám namísto toho, aby získaly skupinové slevy. Mnoho firem také má problém s tím, vědět, kde se jejich produkty ve skutečnosti nacházejí v libovolném okamžiku během přepravy. A nemluvě o komplikacích spojených s reklamacemi zboží mezi různými zeměmi, které mohou rychle zvrhnout v noční můru, pokud nejsou na místě vhodné systémy.
Jeden specializovaný obchod se sportovními botami zaznamenal nárůst svých zahraničních prodejů o více než 200 % pouhých 18 měsíců po spolupráci s odborníkem na logistiku. Před tímto partnerstvím čelil potížím s pouhými 30 zásilkami měsíčně a asi v 22 % případů docházelo k prodlevám na celních úřadech. Nyní zvládá více než 200 zásilek měsíčně s téměř dokonalou přesností – přibližně 99 % zásilek dorazí včas, jak bylo slíbeno. Logistická společnost zavedla tzv. konsolidované zásilky, které snížily náklady o téměř jednu třetinu. Zároveň zvládala veškerou dokumentaci ve 15 různých zemích bez sebemenších potíží. Díky této dohodě rozšířil maloobchodník svou činnost do osmi nových regionů, aniž by musel do svého týmu přijmout další zaměstnance. Ukazuje to, že kvalitní pomoc s dopravou a distribucí může opravdu otevřít dveře podnikům, které chtějí růst mezinárodně, aniž by přitom překročily svůj rozpočet.
Projít mezinárodními celními formalitami je pro většinu společností obtížné, protože jednoduše nemají potřebné znalosti. Dodržování předpisů znamená práci s horami papírování, vyřešení těch složitých sazebních kódů a sledování obchodních dohod, které se zdánlivě mění ze dne na den. Jedna malá chyba může způsobit vrácení zásilky odesílateli, stát firmy přibližně 740 000 USD podle výzkumu Ponemona z minulého roku nebo způsobit prodlevy trvající týdny na přístavech. Proto se mnozí obrací na profesionální letecké agentury, které skutečně rozumí tomu, jak tato pravidla fungují v různých zemích. Tyto agentury řeší veškeré regulační záležitosti, aby produkty dorazily na místo určení, aniž by uvázly v byrokratickém limbu.
Lodičtí agenti většinou velmi efektivně zvládají všechny ty složité celní formality. Zabývají se důležitou dokumentací, včetně obchodních faktur, listin o přepravě námořní cestou a také těmi obtížnými celními přiznáními. Zařízení správných sazebních klasifikací je také součástí jejich práce. Ti lidé skutečně budují dobré pracovní vztahy s celníky na různých přístavech po celém světě. Vědí, co jednotlivá místa konkrétně potřebují, protože už to mnohokrát zažili. Způsob, jakým organizují všechno, výrazně snižuje prodlevy při vyřizování. Některé odhady uvádějí, že doba vyřízení může klesnout přibližně o dvě třetiny, pokud jsou zapojeni zkušení agenti, čímž se z potenciálního chaosu stane hladce fungující proces od začátku do konce.
Spolupráce se zámořským dopravním agentem eliminuje ty problémy s dodržováním předpisů, které se neustále vyskytují při mezinárodní dopravě. Ti profesionálové odhalí chyby v dokumentaci ještě dříve, než k nim dojde – což podle nedávných obchodních zpráv zabrání zhruba 40 procentům zdržení na celních úřadech. Společnosti jsou často pokutovány za nesprávné výpočty cel nebo za nepovolené zboží, které proklouzne nepozorovaně. Tím, co tyto agenty skutečně činí cennými, je jejich schopnost včas informovat firmy o změnách předpisů. To znamená, že zásilky nekončí uvězněné ve vyčkávacím režimu na zahraničních terminálech a čekají na rozhodnutí o uvolnění, které nikdo nečekal.
Zdá se, že vedení celních dokumentů interně na první pohled zní levněji, ale upřímně řečeno jsou problémy mnohem horší než jakékoli ušetřené peníze. Když firmy zvolí samoobslužný přístup k dodržování předpisů, tráví spoustu času sledováním stále se měnících mezinárodních pravidel a musí někomu přidělit plný úvazek právě pro tyto úkoly. Právě tady se hodí odborní dopravní agenti. Ti lidé to dělají již léta a sami starají o veškeré právní záležitosti, takže podniky nemusí být znepokojeny pokutami nebo prodlevami. Navíc jejich spojení po různých zemích znamená, že zásilky obvykle plynule projdou i tehdy, když se situace zkomplikuje. Viděli jsme klienty, kteří ušetřili čas i peníze tím, že tyto složité situace přenechali odborníkům místo toho, aby si vše sami vyřizovali.
Spediční společnosti určují nejvhodnější dopravní trasy na základě nákladů, rychlosti dodání a důvěryhodnosti různých dopravních možností. Ti profesionálové řeší složité přepravy kombinující různé druhy dopravy, často využívají letadla pro náročné zásilky na čas a lodě v případech, kdy je logičtější přepravovat velké objemy. Jejich práce snižuje prodlevy při doručování a zabraňuje ucpání dodavatelských řetězců, což je velmi důležité pro firmy, které se snaží proniknout na zahraniční trhy, kde může záležet na termínu a to rozhoduje o úspěchu nebo neúspěchu obchodních dohod.
Spolupráce se zámořským dopravcem poskytuje firmám přístup k něčemu, co většina jednotlivých odesílatelů prostě nemůže získat sami: hlubokému propojení ve světě dopravců. Ti vědí, kde nalézt dodatečný nákladový prostor, když všichni ostatní během rušných období o místo bojují. Navíc dokážou vyjednat lepší ceny na základě objemů zásilek, na které běžné společnosti samostatně ani nepřipadají v úvahu. Skutečná hodnota tkví v tom, co se děje na přístavech po celém světě. Díky těmto dlouhodobým vztahům procházejí zásilky rychleji celní kontrolou, tráví méně času ve skladových halách a jsou obecně považovány za prioritní, nikoli za běžný tovar uvízlý v hromadě standardních zásilek.
Dopravci zpracovávají veškerou dokumentaci spojenou s přepravou zboží přes hranice. Myslete na listy o přepravě, osvědčení o původu a ty složité celní formuláře, se kterými si nikdo nechce dávat práci. Starají se také o pojištění nákladu, aby firmy nepřišly o peníze, kdyby během přepravy došlo k poškození nebo ztrátě zboží. Tyto společnosti vyvinuly způsoby řízení rizik v případě, že se předpisy změní přes noc, když zasáhne špatné počasí do dopravních tras nebo když se neočekávaně změní politická situace. Pro firmy to znamená, že proces mezinárodní dopravy, který dříve způsoboval bolest hlavy, se stává běžnou součástí podnikání místo trvalého zdroje stresu a nejistoty.
Opakující se zpoždění dodávek, náklady výrazně překračující rozpočet a nespokojení zákazníci kvůli dlouhým čekacím dobám ukazují na problémy stávající logistické strategie. Společnosti tento problém často podceňují, dokud se situace nezhorší, ale tyto varovné signály obvykle znamenají, že interní týmy prostě nemají dostatečné kapacity k tomu, aby pravidelně zvládaly mezinárodní dopravu. Nedodržení termínů doručení se děje příliš často a celní dokumentace se po celém světě mění v noční můru. Výsledek? Zákazníci jsou frustrováni a začínají si klást otázku, jestli mohou značce ještě vůbec věřit, poté co byli opakovaně zklamáni.
Podle výzkumu Světové obchodní organizace 68 % malých a středních podniků hlásilo významné zlepšení dodavatelských lhůt po spolupráci se specializovanou dopravní agenturou. Tato statistika ukazuje, jak odborní dopravci optimalizují trasy, dokumentaci a vztahy s dopravci za účelem zvýšení spolehlivosti dodavatelského řetězce.
Nájem agenta pro přepravu sice přináší určité počáteční náklady, ale většina společností zjistí, že výhody s časem tyto náklady zdaleka převyšují. Dochází k menšímu množství prodlev, protože odborníci od samého začátku správně zpracovávají dokumentaci, čímž se snižují chyby a šetří se peníze za nákladné pokuty za nedodržení předpisů. Při posuzování, zda to dává pro jejich podnikání smysl, musí majitelé zkontrolovat svou pozici ve srovnání s tím, kolik jiné podobné společnosti utrácejí za dopravu. To znamená nejen počítat to, co se objevuje na fakturách, ale také zohlednit všechny ty další hodiny promarněné, když se něco pokazí. Co ve skutečnosti opravdu důležité, je vidět lepší výsledky měsíc po měsíci: zásilky doručují dle plánu častěji, zákazníci přestávají stěžovat si na zpožděná doručení a celý provoz se stává mnohem hladší bez neustálých zádrhelů rušících každodenní pracovní proces.
Síla sítě mezinárodního leteckého agenta hraje velkou roli v tom, jak spolehlivá jsou doručení a jaké jsou náklady. Hledejte společnosti, které mají dobré spojení s dopravci a skutečně působí na důležitých trzích po celém světě. Spedice, které vedou místní pobočky nebo úzce spolupracují se partnery tam, odkud zboží pochází, i tam, kam má být doručeno, obvykle rychleji řeší případné problémy a často získávají výhodnější cenové podmínky. Zkušenosti také něco znamenají. Agenti s delší praxí znají bezpočet věcí, které ostatním unikají – místní celní předpisy, neočekávaná zdržení v určitých obdobích roku, speciální postupy pro manipulaci s křehkým nebo neobvyklým nákladem. Tyto znalosti skutečně pomáhají zajistit plynulý průběh přepravy bez dodatečných komplikací či nákladů v budoucnu.
Dodávání zboží v dnešní době silně závisí na technologiích, které umožňují sledovat zásilky od skladu až po doručení na prah domu. Při vybírání dopravních společností zvažte, zda mají online systémy, které umožňují odesílatelům kdykoli vidět polohu zásilek, automaticky zpracovávat dokumentaci a jasně komunikovat během celého procesu. Výhody jsou zcela zřejmé – tyto systémy snižují chyby způsobené ruční manipulací, pravidelně informují klienty a umožňují manažerům identifikovat problémy dříve, než se stanou vážnými potížemi. Nedávná studie z minulého roku ukázala také zajímavý fakt – firmy s plně digitálními dopravními operacemi zaznamenaly pokles počtu hovorů ohledně dotazů na polohu zásilek přibližně o 40 procent. Když nad tím člověk zamyslí, dává to smysl, že?
Než se zavážete, zeptejte se potenciálních partnerů:
Jistě, cena je důležitá při výběru dopravního partnera, ale volba absolutně nejlevnější možnosti se obvykle na dlouhou mezi zvrátí. Skutečně rozhodující je dobrá návratnost investice. Hledejte agentury, které skutečně snižují ty nepříjemné skryté poplatky, které všichni nesnášíme – například pokuty za celní formalití, skladovací poplatky nebo dokonce zásilky, které zapomenuté leží někde po cestě, protože se během přepravy ztratily. Když firmy budují skutečné vztahy se svými logistickými poskyyvateli založené na otevřené komunikaci a společných cílech, věci se obvykle vyvíjejí lépe. Jak podniky rostou, tyto partnerství umožňují, aby se dodavatelský řetězec rozvíjel spolu s nimi, aniž by to ublížilo tomu, co zákazníci očekávají od spolehlivých doručovacích služeb. Viděli jsme již příliš mnoho startupů bojovat jen proto, že nepřemýšlely dopředu o této oblasti provozu.
Podniky by měly zvážit najmutí leteckého agenta, když začínají rozšiřovat svou činnost mezinárodně, zažívají provozní zátěž nebo když složitosti v logistice začínají negativně ovlivňovat jejich celkovou efektivitu.
Leteckí agenti poskytují odborné znalosti v oblasti dodržování celních předpisů, pomáhají zjednodušit dokumentaci a clařské řízení a snižují prodlevy a náklady na dopravu.
Zvažte posouzení síly sítě, pokrytí destinací, zkušeností v odvětví a digitálních možností v oblasti sledování v reálném čase a komunikace.
Expedice nabízejí plánování dopravy, rezervaci nákladního prostoru, dokumentaci, pojištění a služby pro zmírnění rizik.
Varovné signály zahrnují pravidelné prodlevy v dodávkách, rostoucí náklady a zvyšující se počet stížností od zákazníků.
