×
Моментът за наемане на международен агент по превоз зависи предимно от размера на компанията и темпото ѝ на растеж. Малките стартъпи, които извършват само случайни вътрешни пратки, обикновено могат да се справят с логистиката сами, без особени затруднения. Но нещата бързо се усложняват, когато тези бизнеси започнат да изнасят продукти в чужбина. Много средизи фирми остават в задънена улица при бърз растеж, защото работата с документацията за митнически процедури, преговорите с превозвачи и спазването на изискванията отнемат прекалено много време и внимание от персонала. За по-големите предприятия, които вече управляват глобални вериги за доставки, сътрудничеството с опитни агенти по превоз е разумно, тъй като тези специалисти познават всички хитрини за намаляване на разходите чрез групови пратки и дългогодишни връзки с водещи превозвачи в различни региони.
Когато компаниите започнат да се нуждаят от помощ с операциите си по пратки, обикновено влизат в сила три основни фактора: количеството, което преместват, честотата на изпращанията и дестинациите, където пристигат пакетите. Повечето предприятия забелязват критична точка около 40–60 международни пратки на месец. На този етап допълнителните разходи за агенти по превози всъщност се компенсират чрез по-добри договорки с превозвачи и по-малко време, отделено за документация. Редовните пратки в различни страни създават и собствени предизвикателства. Митническите правила, тарифните номера и различните документи постоянно се променят, понякога дори от един пристанищен пункт до друг. За компании с клиенти в десет или повече страни, намирането на лице, което познава местното законодателство и има връзки в целия регион, става абсолютно задължително. Правилният експедитор не просто управлява логистиката – той става разширение на самия бизнес.
Когато компания започне да се разширява международно, често се появяват определени предупредителни сигнали, че нещата не вървят гладко. Например, ако пратките започнат да пристигат редовно за повече от пет работни дни или ако отказите от митницата надхвърлят 8% от всички пратки, това са доста ясни признаци, че има проблем. Отделите за обслужване на клиенти може да забележат удвояване на оплакванията само за няколко седмици. Вътрешните екипи вероятно прекарват прекалено много време — понякога около 15 часа всяка седмица — в координиране на логистичните въпроси, което показва, че биха могли сериозно да се възползват от външен експертен опит. Има и други характерни признаци. Често компаниите завършват с плащане на цени, равняващи се на дребно, за превоз вместо да получават групови отстъпки. Много фирми също изпитват затруднения в проследяването на местоположението на продуктите си по всяко едно време по време на транзита. А без дори да споменаваме главоболията при обработката на върнати стоки между различни страни, които бързо могат да се превърнат в кошмар без подходящи системи.
Един магазин за специализирани обувки отбеляза скок в продажбите си в чужбина над 200% само 18 месеца след сътрудничеството си с експерт по логистика. Преди това партньорство те имаха проблеми с около 30 пратки на месец и закъснения при митницата в около 22% от случаите. Сега обработват добре над 200 пакета месечно с почти перфектно време – около 99% пристигат навреме. Логистичната компания въведе така нареченото консолидирано превозване, което намали разходите с почти една трета. В същото време те се справиха с всички документи в 15 различни страни без никакви затруднения. Благодарение на тази аранжировка търговецът разшири дейността си в осем напълно нови региона, без да наема допълнителен персонал за своя екип. Това показва, че добрата помощ по въпросите на доставките и дистрибуцията може наистина да отвори врати за бизнеса, който иска да расте международно, без да надхвърли бюджета си.
Минаването през международни митници е нещо, с което повечето компании се борят, защото просто нямат необходимата експертиза. Съответствието означава работа с огромни количества документи, разбиране на сложните тарифни кодове и следене на търговски споразумения, които изглежда се променят от ден на ден. Една малка грешка може да върне пратките до подателя, да струва на компаниите около 740 000 долара според проучване на Ponemon от миналата година или да задържи нещата седмици наред в пристанищата. Затова много компании се обръщат към професионални превозвачи, които всъщност разбират как действат тези правила в различните страни. Те поемат цялата регулаторна част, така че продуктите да стигнат до дестинацията си, без да бъдат заседнали в бюрократичен лимбо.
Агентите по пратки се справят с всички тези сложни митнически процедури доста ефективно през повечето време. Те се занимават с важна документация, включително търговски фактури, товарителници и онези трудни митнически декларации. Уреждането на правилната тарифна класификация също е част от работата им. Тези хора всъщност изграждат добри работни взаимоотношения с митнически служители в различни пристанища по целия свят. Те знаят какво точно изисква всяко местоположение, защото вече са го преживявали многократно. Начинът, по който организират всичко, значително намалява закъсненията при митническото оформяне. Според някои оценки времето за митническо оформяне може да се съкрати с около две трети, когато участват опитни агенти, превръщайки това, което би могло да бъде истинска каша, в процес, който протича гладко от началото до края.
Работата с агент за превоз намалява проблемите със спазването на изискванията, които често възникват при международни превозни операции. Тези специалисти предотвратяват грешки в документацията още преди да се случат — нещо, което спира около 40 процента от задържанията на митницата, според последните търговски доклади. Компаниите често получават глоби, когато таксите са неправилно изчислени или забранени стоки минават незабелязано. Онова, което обаче прави тези агенти наистина ценни, е способността им своевременно да информират бизнеса за променящите се правила и разпоредби. Така товарите не остават в неизвестност на чуждестранни терминали, чакайки решения за освобождаване, които никой не е очаквал.
На пръв поглед изглежда по-евтино да се уреждат митническите документи вътрешно, но честно казано главоболията са много по-лоши от всичко спестено. Когато компании избират самостоятелен подход за спазване на изискванията, те прекарват безброй часове, следейки постоянно променящите се международни правила, и трябва да назначат някого на пълен работен ден само за тази задача. Точно тук идват на помощ професионалните превозвачи. Тези хора имат години опит и всъщност сами се грижат за цялата правна част, така че бизнесите не трябва да се притесняват от глоби или закъснения. Освен това техните връзки в различни страни означават, че пратките обикновено се движат гладко, дори когато нещата станат сложни. Виждали сме клиенти да спестяват както време, така и пари, като оставят експертите да се справят с тези трудни ситуации, вместо да се опитват сами да разберат всичко.
Експедиторите определят най-добрите маршрути за превоз, като анализират разходите, необходимото време за доставка и надеждността на различните транспортни възможности. Тези специалисти управляват сложни пратки, които комбинират различни начини на транспортиране, често използвайки самолети за чувствителни към времето товари и кораби, когато превозването на големи обеми е по-рационално. Дейността им намалява закъсненията при доставките и предотвратява задръствания в веригите за доставки, което е от голямо значение за компании, които се опитват да навлязат в чужди пазари, където моментът може да направи или развали бизнес сделки.
Работата с агент за превоз осигурява на бизнесите достъп до нещо, до което повечето индивидуални пратеници просто не могат да се докопат сами: дълбоки връзки в света на превозвачите. Тези агенти знаят къде да намерят допълнително товарно пространство, когато всички останали се борят по време на натоварени превозни периоди. Освен това те могат да постигнат по-добри цени, базирани на обемите на пратките, за които обикновените компании просто не отговарят сами. Реалната стойност идва от това, което се случва в пристанищата по целия свят. Благодарение на тези дългогодишни отношения, пратките минават по-бързо през митницата, прекарват по-малко време в складове и като цяло се третират като приоритетни, вместо да се губят в натрупаната търговска транспортна активност.
Експедиторите се занимават с цялата документация, свързана с превоза на стоки през граници. Мислете за товарителници, сертификати за произход и тези сложни митнически формуляри, с които никой не иска да се занимава. Те също осигуряват подходящо застраховане на товара, така че фирмите да не останат с щети, ако нещо бъде повредено или изгубено по време на транзита. Тези компании са разработили начини за управление на рисковете, когато правилата се променят през нощта, когато лошото време засяга корабните маршрути или когато политическата обстановка се промени неочаквано. За компаниите това означава, че това, което някога е било процес, причиняващ главоболия при международното пратки, сега става просто една рутинна бизнес операция, вместо постоянен източник на стрес и несигурност.
Забавяния в пратките, които продължават да се случват, разходи, които значително надвишават бюджета, и недоволни клиенти от чакането сочат към проблеми в съществуващата логистична стратегия. Компаниите често пренебрегват това, докато положението стане сериозно, но тези предупредителни сигнали обикновено означават, че вътрешните екипи просто не разполагат с необходимото, за да се справят последователно с международните превози. Забавени доставки се случват твърде често, а документацията за митнически процедури се превръща в кошмар на пристанищата по целия свят. Резултатът? Клиентите се разстройват и започват да се питат дали все още могат да имат доверие на марката след поредни разочарования.
Според проучване на Световната търговска организация, 68% от малките и средни предприятия са отчели значителни подобрения в сроковете за доставка след сключване на партньорство със специалист по превози. Тази статистика показва как професионалните агенти по товаропревози оптимизират маршрутите, документацията и връзките с превозвачите, за да повишат надеждността на веригата за доставки.
Наемането на превозен агент води до известни първоначални разходи, но повечето компании установяват, че ползите с времето значително надхвърлят тези разходи. Забавянията са по-малко, тъй като документацията се обработва правилно от самото начало от професионалисти, което намалява грешките и спестява средства за скъпите глоби за несъответствие. Когато преценяват дали това е разумно за техния бизнес, собствениците трябва да проверят своята позиция в сравнение с това, колко други подобни компании харчат за превоз. Това означава не само да броят това, което се вижда в фактурите, но и да вземат предвид всички онези допълнителни загубени часове, когато нещата се объркат. В крайна сметка обаче най-важното е подобрението на резултатите месец след месец: пратките пристигат по-често навреме, клиентите спират да се оплакват от закъснели доставки, а цялата операция става много по-плавна, без постоянни сривове, които нарушават ежедневната работа.
Силата на мрежата на международен агент за превоз играе голяма роля за надеждността на доставките и въздейства върху разходите. Търсете компании, които имат добри връзки с превозвачи и реално оперират на важни пазари по света. Превозвачи, които поддържат местни офиси или тясно сътрудничат с партньори както в точката на произход, така и в дестинацията на стоките, обикновено справят по-бързо с възникващите проблеми и често получават по-изгодни цени. Опитът също има значение. Агентите с повече години практика познават неща, които други биха пропуснали — местни митнически правила, неочаквани закъснения през определени периоди от годината, специални начини за обработване на крехки или необичайни товари. Такива познания правят истинска разлика при безопасното преминаване на пратките без допълнителни усложнения или разходи в бъдеще.
Доставките днес силно зависят от технологиите за проследяване на всичко – от склада до прага на вратата. Когато търсите превозвачи, проверете дали разполагат с онлайн системи, които позволяват на изпращачите да виждат местоположението на пратките във всеки момент, автоматично обработват документацията и осигуряват ясна комуникация през целия процес. Предимствата са доста очевидни – тези системи намаляват грешките, допускани при ръчна обработка, държат клиентите постоянно информирани и дават възможност на мениджърите да откриват проблеми, преди те да се превърнат в сериозни главоболия. Миналогодишно проучване показа още нещо интересно – компаниите с напълно дигитализирани операции по товарооборота регистрираха около 40 процента спад в броя на обажданията от клиенти, питали къде е стоката им. Когато се замислиш, напълно логично е, нали?
Преди да се ангажирате, попитайте потенциалните партньори:
Разбира се, цената има значение при избора на партньор за пратки, но изборът на абсолютно най-евтиния вариант обикновено се оказва неефективен на дълга сметка. Важното е да получите добро съотношение цена-качество. Търсете агенти, които наистина намаляват онези скрити допълнителни такси, които всички мразим – например санкции при митницата, такси за складиране или още по-лошо – пратки, които стоят някъде забравени, защото са се изгубили по време на транзита. Когато компаниите изграждат истински взаимоотношения с доставчиците си в логистиката, базирани на честна комуникация и общи цели, нещата обикновено вървят по-добре. Докато бизнесите се разширяват, тези партньорства позволяват на веригата за доставки да расте заедно с тях, без да се жертва това, което клиентите очакват от надеждни услуги за доставка. Виждали сме твърде много стартиращи компании, които се борят, просто защото не са планирали напред този аспект от операциите.
Дружествата трябва да обмислят наемането на пратков агент, когато започнат да се разширяват международно, изпитват операционно напрежение или когато сложностите в логистиката започнат да засягат общата им ефективност.
Пратковите агенти предлагат експертиза по въпросите на митническото съответствие, помагат за опростяване на документацията и митническото обработване и намаляват закъсненията и разходите по пратките.
Помислете за оценка на силата на мрежата, обхвата на дестинациите, опита в индустрията и дигиталните възможности за проследяване в реално време и комуникация.
Посредниците по товаропревози предлагат планиране на транспорта, резервиране на товарно място, документация, застраховане и услуги за намаляване на рисковете.
Предупредителни сигнали са постоянни закъснения в пратките, нарастващи разходи и увеличаване на оплакванията от клиенти.
