×
يعتمد التوقيت المناسب لتوظيف وكيل شحن دولي إلى حد كبير على حجم الشركة وسرعة نموها. يمكن للشركات الناشئة الصغيرة التي تتعامل فقط مع شحنات محلية متقطعة عادةً إدارة لوجستياتها بنفسها دون مشكلة تُذكر. ولكن الأمور تصبح معقدة بسرعة بمجرد أن تبدأ هذه الشركات في تصدير منتجاتها إلى الخارج. فغالبًا ما تجد العديد من الشركات المتوسطة الحجم نفسها عالقة عند النمو السريع، لأن التعامل مع أوراق الجمارك، والتفاوض مع شركات النقل، والحفاظ على الامتثال يستهلك وقتًا طويلاً ويستنزف انتباه الموظفين. أما بالنسبة للشركات الكبيرة التي تعمل بالفعل على سلاسل توريد عالمية، فإن التعاون مع وكلاء شحن ذوي خبرة هو أمر منطقي، حيث إن هؤلاء المحترفين يعرفون الطرق الفعالة لتقليل التكاليف من خلال صفقات الشحن الجماعي والعلاقات الراسخة مع كبار الناقلين في مختلف المناطق.
عندما تبدأ الشركات في الحاجة إلى المساعدة في عمليات الشحن الخاصة بها، هناك ثلاثة عوامل رئيسية تدخل عادةً في الاعتبار: كمية البضائع التي يتم نقلها، وعدد مرات الشحن، والمواقع النهائية لتلك الطرود. يلاحظ معظم الشركات نقطة تحول عند حوالي 40 إلى 60 طردًا دوليًا شهريًا. في هذه المرحلة، ما قد يبدو كتكاليف إضافية للوكلاء الشحنية يتم تعويضه فعليًا من خلال صفقات أفضل مع شركات النقل وتقليل الوقت المستهلك في الأعمال الورقية. كما أن الشحن المنتظم عبر دول مختلفة يجلب معه أيضًا صعوبات خاصة به. فقواعد الجمارك وأرقام التعريفة وأنواع المستندات المختلفة تتغير باستمرار، أحيانًا من ميناء إلى آخر. بالنسبة للشركات التي لديها عملاء منتشرة في عشر دول أو أكثر، يصبح من الضروري تمامًا إيجاد شخص يعرف الأنظمة المحلية ويملك علاقات متينة في جميع أنحاء المنطقة. إن وكيل الشحن المناسب لا يقوم فقط بإدارة اللوجستيات، بل يصبح امتدادًا للشركة نفسها.
عندما تبدأ شركة في التوسع دوليًا، غالبًا ما تظهر بعض علامات التحذير التي تشير إلى أن الأمور لا تسير بسلاسة. على سبيل المثال، إذا بدأت الشحنات تستغرق وقتًا أطول من خمسة أيام عمل للوصول بشكل منتظم، أو عندما تزيد رفضية الجمارك عن 8٪ من إجمالي الشحنات، فإن هذه إشارات واضحة جدًا على وجود مشكلة. قد تلاحظ أقسام خدمة العملاء زيادة عدد الشكاوى إلى المثلين خلال أسابيع قليلة فقط. وربما تقضي الفرق الداخلية الكثير جدًا من الوقت — أحيانًا نحو 15 ساعة أسبوعيًا — في محاولة تنسيق جميع أمور اللوجستيات هذه، مما يشير إلى أنها يمكن أن تستفيد حقًا من الخبرة الخارجية. توجد أيضًا علامات كاشفة أخرى. فغالبًا ما تدفع الشركات ما يعادل أسعار البيع بالتجزئة للشحن بدلاً من الحصول على خصومات الجملة. ويواجه العديد من الأعمال صعوبة في معرفة مكان منتجاتهم بالفعل في أي لحظة معينة أثناء النقل. ودعونا لا ننسَ المتاعب المرتبطة بمعالجة عمليات إرجاع المنتجات بين الدول المختلفة، والتي يمكن أن تتحول سريعًا إلى كابوس دون وجود أنظمة مناسبة محلية.
شهدت إحدى متاجر الأحذية المتخصصة ارتفاعًا في مبيعاتها الخارجية بنسبة تزيد عن 200٪ بعد 18 شهرًا فقط من التعاون مع خبير في الخدمات اللوجستية. قبل هذه الشراكة، كانت تواجه صعوبات في شحن 30 طردًا فقط شهريًا، وتتعرض لتأخيرات جمركية في حوالي 22٪ من الحالات. والآن، أصبحت تُعالج أكثر من 200 طردًا شهريًا بتوقيت شبه مثالي، حيث يصل نحو 99٪ من الشحنات في الموعد الموعود. وقد قدمت الشركة اللوجستية ما يُعرف بالشحن المجمع، ما خفض التكاليف بنحو الثلث. وفي الوقت نفسه، تولّت جميع الإجراءات والوثائق في 15 دولة مختلفة دون أي عناء. وبفضل هذا الترتيب، تمكّن التاجر من توسيع عملياته إلى ثماني مناطق جديدة دون تعيين أي موظفين إضافيين في فريقه. ويُظهر ذلك أن الحصول على دعم جيد في الشحن والتوزيع يمكن أن يفتح آفاقًا واسعة أمام الشركات التي ترغب في النمو عالميًا دون تجاوز ميزانيتها.
إن المرور عبر الجمارك الدولية يُعد تحديًا تواجهه معظم الشركات لأنها ببساطة لا تمتلك المعرفة الكافية. يعني الامتثال التعامل مع كميات هائلة من الأوراق، وفهم رموز التعريفة المعقدة، والمواكبة المستمرة لاتفاقيات التجارة التي يبدو أنها تتغير بين عشية وضحاها. يمكن أن يؤدي خطأ صغير إلى إرجاع الشحنات إلى المرسل، أو تكلفة ما يقارب 740,000 دولار على الشركات وفقًا لبحث Ponemon من العام الماضي، أو تأخير البضائع لأسابيع في الموانئ. ولهذا السبب يلجأ الكثيرون إلى وكلاء شحن محترفين يفهمون بالفعل كيفية عمل هذه القواعد في الدول المختلفة. فهم يتولون جميع الأمور التنظيمية لكي تصل المنتجات إلى وجهتها دون أن تعلق في متاهة البيروقراطية.
يُعدّل وكلاء الشحن الإجراءات الجمركية المعقدة بكفاءة في معظم الأحيان. وهم يتولون التعامل مع الأوراق المهمة بما في ذلك الفواتير التجارية، وسندات الشحن، وكذلك إقرارات الجمارك الصعبة. ويشمل عملهم أيضًا ترتيب التصنيفات التعريفية الصحيحة. ويقوم هؤلاء الأشخاص ببناء علاقات عمل قوية مع ضباط الجمارك في مختلف الموانئ حول العالم. فهم يعرفون بدقة ما يحتاجه كل موقع لأنهم مروا بهذه الإجراءات مرارًا وتكرارًا. وطريقة تنظيمهم لكل شيء تقلل بشكل كبير من تأخيرات التخليص. وتشير بعض التقديرات إلى أن أوقات التخليص يمكن أن تنخفض بنحو الثلثين عندما يكون هناك وكلاء ذوو خبرة، مما يحوّل عملية قد تكون فوضوية إلى عملية تسير بسلاسة من البداية حتى النهاية.
العمل مع وكيل شحن يقلل من مشكلات الامتثال التي تظهر باستمرار في عمليات الشحن الدولي. يقوم هؤلاء المحترفون بالتقاط أخطاء الأوراق الرسمية قبل حدوثها، مما يمنع حوالي 40 بالمئة من حالات التوقف الجمركي وفقًا للتقارير التجارية الحديثة. غالبًا ما تُفرض غرامات على الشركات عندما يتم حساب الرسوم الجمركية بشكل خاطئ أو تمر سلع محظورة دون اكتشافها. ولكن ما يجعل هذه الوكلاء ذوي قيمة كبيرة هو قدرتهم على إبقاء الشركات على اطلاع مسبق بالتغيرات في اللوائح التنظيمية. وهذا يعني أن الشحنات لا تنتهي بها الحال عالقة في حالة ترقب بمحطات خارجية تنتظر قرارات التخليص لم يتوقعها أحد.
قد يبدو التعامل مع أوراق الجمارك داخليًا أرخص عند النظرة الأولى، ولكن بصراحة فإن المتاعب الناتجة أكبر بكثير من أي مدخرات مالية. عندما تسلك الشركات طريق افعلها بنفسك فيما يتعلق بالامتثال، فإنها تنتهي بإنفاق الكثير من الوقت في مواكبة القواعد الدولية المتغيرة باستمرار، ويجب أن تعين شخصًا للعمل بدوام كامل فقط لهذه المهمة. هنا تأتي فائدة وكلاء الشحن المحترفين. هؤلاء الأشخاص لديهم خبرة طويلة في هذا المجال ويتولون فعليًا جميع الأمور القانونية بأنفسهم، وبالتالي لا يتعين على الشركات القلق بشأن تلقي الغرامات أو التأخيرات. بالإضافة إلى ذلك، فإن علاقاتهم الواسعة عبر الدول المختلفة تعني أن الشحنات تميل إلى التحرك بسلاسة حتى في الأوقات المعقدة. لقد رأينا عملاء يوفرون الوقت والمال معًا من خلال ترك الخبراء يتولون هذه المواقف الصعبة بدلاً من محاولة فهم كل شيء بأنفسهم.
يحدد وكلاء الشحن أفضل طرق النقل من خلال تقييم التكاليف، وسرعة التسليم المطلوبة، وموثوقية خيارات النقل المختلفة. ويقوم هؤلاء المحترفون بإدارة الشحنات المعقدة التي تجمع بين أساليب نقل متعددة، وغالبًا ما يُستخدم الطيران للشحنات المستعجلة، بينما تُستخدم السفن عند نقل كميات كبيرة حيث يكون ذلك أكثر منطقية. ويساهم عملهم في تقليل تأخيرات التسليم ومنع ازدحام سلاسل الإمداد، وهو أمر بالغ الأهمية للشركات التي تحاول دخول أسواق أجنبية، حيث يمكن أن تكون التوقيتات عاملاً حاسماً في إنجاح أو فشل الصفقات التجارية.
العمل مع وكيل شحن يمنح الشركات وصولاً إلى شيء لا يمكن لمعظم الشاحنين الأفراد الحصول عليه بمفردهم: علاقات عميقة داخل عالم الناقلات. يعرف هؤلاء الوكلاء أين يمكن العثور على مساحة إضافية للشحن عندما يكون الجميع في حالة ازدحام خلال فترات الشحن المزدحمة. كما يستطيعون التفاوض على صفقات أسعار أفضل بناءً على أحجام الشحنات التي لا تُؤهّل الشركات العادية للحصول عليها بمفردها. تأتي القيمة الحقيقية مما يحدث في الموانئ حول العالم. بفضل هذه العلاقات الطويلة الأمد، تتحرك الشحنات بشكل أسرع عبر الجمارك، وتقضي وقتًا أقل في المستودعات، وعادةً ما تُعامل كأولويات بدلاً من أن تضيع وسط طوابير الشحنات اليومية.
يقوم وكيل الشحن بمعالجة جميع الأوراق الرسمية المرتبطة بنقل البضائع عبر الحدود. فكّر في سندات الشحن، وشهادات المنشأ، وتلك النماذج الجمركية المعقدة التي لا أحد يرغب في التعامل معها. كما يتكفل أيضًا بالحصول على تأمين مناسب للبضائع كي لا تُترك الشركات تتحمل الخسائر إذا تعرّضت الشحنة للتلف أو الضياع أثناء النقل. وقد طوّرت هذه الشركات أساليب لإدارة المخاطر عندما تتغير اللوائح التنظيمية فجأة، أو تؤثر الظروف الجوية السيئة على طرق الشحن، أو تتغير الظروف السياسية بشكل مفاجئ. ما يعنيه هذا بالنسبة للشركات هو أن عملية الشحن الدولي، التي اعتُبرت سابقًا مصدرًا مرهقًا للمشاكل، أصبحت مجرد عملية روتينية ضمن العمليات التجارية، بدلًا من أن تكون مصدرًا مستمرًا للتوتر وعدم اليقين.
تؤدي تأخيرات الشحن المتكررة، وارتفاع التكاليف عن الميزانية، وغضب العملاء من أوقات الانتظار إلى مشاكل في الاستراتيجية اللوجستية الحالية. غالبًا ما تتجاهل الشركات هذه المشكلات حتى تتفاقم، لكن هذه العلامات التحذيرية عادةً ما تعني أن الفرق الداخلية لا تمتلك الكفاءة اللازمة للتعامل مع الشحن العالمي بشكل متسق. تحدث حالات تفويت مواعيد التسليم بشكل متكرر، وتتحول الأوراق الجمركية إلى كابوس في الموانئ حول العالم. والنتيجة؟ يشعر العملاء بالإحباط ويبدأون في التشكيك في قدرتهم على الثقة بالعلامة التجارية بعد خيبات أمل متكررة.
وفقًا لأبحاث منظمة التجارة العالمية، أبلغ 68٪ من الشركات الصغيرة والمتوسطة عن تحسينات كبيرة في أوقات التسليم بعد الشراكة مع متخصص في توصيل البضائع. تُظهر هذه الإحصائية كيف يقوم وكلاء الشحن المحترفون بتحسين المسارات والتوثيق وعلاقات الناقلين لتعزيز موثوقية سلسلة التوريد.
قد يترتب على تعيين وكيل شحن بعض التكاليف الأولية، لكن معظم الشركات تجد أن الفوائد تفوق هذه التكاليف بمرور الوقت. فبفضل معالجة المحترفين للوثائق بشكل صحيح منذ البداية، تحدث حالات تأخير أقل، مما يقلل من الأخطاء ويوفّر المال المدفوع كغرامات باهظة بسبب عدم الامتثال. وعند النظر فيما إذا كان هذا الخيار منطقيًا لنشاطهم التجاري، يجب على أصحاب الأعمال مقارنة وضعهم بما تنفقه شركات مماثلة على الشحن. وهذا يعني عدم احتساب ما يظهر فقط على الفواتير، بل أيضًا أخذ بعين الاعتبار كل الساعات الإضافية التي تُهدر عندما تسوء الأمور. ولكن الشيء الأهم حقًا هو ملاحظة نتائج أفضل شهراً بعد شهر: تصل الشحنات في مواعيدها بشكل متكرر، ويقل شكاوى العملاء من التسليم المتأخر، ويصبح العمل بأكمله أكثر سلاسة دون انقطاعات مستمرة تعطل سير العمل اليومي.
يلعب قوة شبكة وكيل الشحن الدولي دورًا كبيرًا في تحديد مدى موثوقية التسليمات وماهية التكاليف. ابحث عن الشركات التي تمتلك علاقات جيدة مع شركات النقل وتعمل فعليًا في الأسواق المهمة حول العالم. فعلى سبيل المثال، يُفضل اختيار وكلاء الشحن الذين يديرون مكاتب محلية أو يعملون بشكل وثيق مع شركاء في كل من أماكن مصدر البضائع ووجهاتها النهائية، حيث يميل هؤلاء إلى التعامل مع المشكلات بسرعة أكبر عند حدوثها، وغالبًا ما يحصلون على شروط تسعير أكثر تفضيلًا. كما أن الخبرة تُعد أمرًا مهمًا أيضًا. فالوكلاء ذوي الخبرة الطويلة يعرفون العديد من الأمور التي قد تغيب عن الآخرين، مثل قواعد الجمارك المحلية، أو التأخيرات غير المتوقعة خلال فترات معينة من العام، أو الطرق الخاصة للتعامل مع الشحنات الحساسة أو غير الاعتيادية. وتساهم هذه المعرفة المتخصصة بشكل حقيقي في إتمام الشحنات بسلاسة دون مشكلات إضافية أو تكاليف مفاجئة لاحقة.
أصبح الشحن في هذه الأيام يعتمد بشكل كبير على التكنولوجيا لتتبع كل شيء بدءًا من المستودع وحتى باب المنزل. عند البحث عن شركات نقل البضائع، تحقق مما إذا كانت تمتلك أنظمة إلكترونية تتيح للشاحنين معرفة مكان الطرود في أي لحظة، ومعالجة الأوراق الرسمية تلقائيًا، والتواصل بوضوح طوال العملية. الفوائد واضحة جدًا؛ فهذه الأنظمة تقلل من الأخطاء التي تحدث يدويًا، وتحافظ على تحديث العملاء باستمرار، وتسمح للمديرين باكتشاف المشكلات قبل أن تتحول إلى مشكلات كبيرة. أظهرت دراسة حديثة من العام الماضي أمرًا مثيرًا أيضًا: الشركات التي تعتمد عمليات شحن رقمية بالكامل سجلت انخفاضًا بنسبة 40 بالمئة تقريبًا في عدد المكالمات الهاتفية من الأشخاص الذين يستفسرون عن أماكن بضائعهم. وهذا منطقي عندما تفكر بالأمر، أليس كذلك؟
قبل الالتزام، اسأل الشركاء المحتملين:
بالطبع، السعر مهم عند اختيار شريك للشحن، ولكن الاعتماد على الأرخص على الإطلاق غالبًا ما ينقلب ضدك على المدى الطويل. ما يهم حقًا هو الحصول على قيمة جيدة مقابل المال. ابحث عن وكلاء يقومون فعليًا بتقليل تلك الرسوم الإضافية الخفية التي نكرهها جميعًا - مثل غرامات الجمارك، أو فواتير التخزين في المستودعات، أو الأسوأ من ذلك، الشحنات التي تظل في مكان ما منسية لأنها ضاعت أثناء النقل. عندما تبني الشركات علاقات حقيقية مع مزودي الخدمات اللوجستية لديها تقوم على التواصل الصريح والأهداف المشتركة، فإن الأمور عادةً ما تسير بشكل أفضل. ومع توسع الشركات، تتيح هذه الشراكات للسلسلة الإمدادية أن تنمو بالتوازي دون التضحية بما يتوقعه العملاء من خدمات توصيل موثوقة. لقد رأينا الكثير من الشركات الناشئة تعاني فقط لأنها لم تخطط مسبقًا لهذا الجانب التشغيلي.
يجب على الشركات أن تفكر في تعيين وكيل شحن عند بدء التوسع دوليًا، أو عند مواجهة ضغوط تشغيلية، أو عندما تبدأ تعقيدات اللوجستيات في التأثير على كفاءتها العامة.
يوفّر وكلاء الشحن خبرة في الامتثال للجمارك، ويساعدون في تبسيط المستندات والإجراءات الجمركية، ويقللون من تأخيرات وتكاليف الشحن.
فكّر في تقييم قوة الشبكة، وتغطية الوجهات، والخبرة الصناعية، والقدرات الرقمية في التتبع الفوري والتواصل.
يقدّم وكلاء الشحن خدمات تخطيط النقل، وحجز مساحة للبضائع، وإعداد المستندات، والتأمين، وخدمات تقليل المخاطر.
تشمل العلامات التحذيرية التأخيرات المستمرة في الشحنات، وارتفاع التكاليف، وزيادة الشكاوى من العملاء.
