Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không hoạt động như thế nào?

Vận Chuyển Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không Là Gì Và Tại Sao Nó Quan Trọng Trong Thương Mại Toàn Cầu

Định Nghĩa Và Phạm Vi Của Dịch Vụ Vận Chuyển Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không cơ bản có nghĩa là tổ chức việc vận chuyển hàng hóa bằng máy bay, cả trong nước lẫn giữa các quốc gia. Hàng hóa có thể là bất kỳ thứ gì, từ các sản phẩm tươi sống cần được đưa đến nơi nhanh chóng trước khi hỏng, cho đến các thiết bị điện tử đắt tiền trị giá hàng nghìn đô la. Điều làm cho vận tải hàng không khác biệt so với xe tải hay tàu thủy là yếu tố tốc độ được đặt lên hàng đầu. Các gói hàng có thể đến nơi chỉ trong vài giờ thay vì mất hàng tuần, nhưng cũng có rất nhiều quy định cần tuân thủ, ví dụ như những quy định do IATA ban hành nhằm đảm bảo an toàn cho các chuyến bay. Các công ty logistics đảm nhận mọi việc từ đầu đến cuối, kết nối máy bay với các xe tải vận chuyển hàng hóa tại địa phương và giao tận cửa cho khách hàng. Lấy ví dụ về việc vận chuyển thuốc men: khoảng 62 phần trăm lượng thuốc này được vận chuyển bằng đường hàng không vì chúng cần được kiểm soát nhiệt độ liên tục và phải đến bệnh viện một cách nhanh chóng. Con số này dựa trên các nghiên cứu khác nhau về xu hướng vận chuyển toàn cầu.

Vai Trò Chiến Lược Của Các Đại Lý Gửi Hàng Hàng Không Trong Chuỗi Cung Ứng

Các công ty giao nhận đóng vai trò then chốt trong việc quản lý chuỗi cung ứng phức tạp bằng cách tìm ra các tuyến vận chuyển hiệu quả hơn và làm việc với các hãng vận tải để tránh tình trạng đình trệ. Trong những giai đoạn cao điểm khi chỗ chứa hàng hóa trở nên khan hiếm, các chuyên gia này sẽ đặt trước chỗ từ sớm. Họ cũng giải quyết các vấn đề về hải quan trước khi chúng trở thành rắc rối và luôn sẵn sàng các phương án dự phòng khi sự cố xảy ra, ví dụ như thời tiết xấu gây chậm trễ. Khi các lô hàng nhỏ được gom lại thành các lô lớn, các công ty thường tiết kiệm được khoảng 30-35% chi phí vận chuyển mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng. Theo các phát hiện gần đây được công bố trong Báo cáo Hiệu quả Vận tải Hàng không năm 2024, các doanh nghiệp làm việc với công ty giao nhận gặp phải khoảng 40% ít vấn đề hơn tại các trạm kiểm soát hải quan so với những doanh nghiệp tự xử lý mọi thứ. Tầm quan trọng của điều này trở nên rõ ràng trong các ngành như sản xuất ô tô, nơi mà chỉ một sự chậm trễ nhỏ trong việc nhận linh kiện cũng có thể khiến cả dây chuyền lắp ráp phải ngừng hoạt động.

Các Dịch vụ Chính do Công ty Giao nhận Hàng không Cung cấp

• Tuân thủ Hải quan: Chuẩn bị hóa đơn thương mại, mã HS và giấy phép xuất khẩu chính xác để tránh chậm trễ thông quan.
• Đàm phán với hãng vận chuyển: Đảm bảo mức giá cạnh tranh với các hãng hàng không và sắp xếp xếp dỡ ưu tiên cho các lô hàng khẩn cấp.
• Quản lý rủi ro: Bảo hiểm hàng hóa chống hư hỏng hoặc mất mát, với mức bảo hiểm được điều chỉnh phù hợp theo giá trị lô hàng.
• Theo dõi thời gian thực: Cung cấp cập nhật có tích hợp GPS và cảnh báo chủ động khi có sự thay đổi như hủy chuyến bay.

Các đại lý giao nhận cũng xử lý các yêu cầu chuyên biệt, bao gồm thuê chuyến bay riêng cho máy móc cỡ lớn hoặc container lạnh (reefer) cho hàng hóa dễ hỏng. Hỗ trợ toàn bộ quy trình này giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động cốt lõi đồng thời đảm bảo tiến độ giao hàng đáng tin cậy.

Từng bước: Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không từ đặt chỗ đến nhận hàng

Yêu cầu vận chuyển, Báo giá cước và Lựa chọn dịch vụ

Khi các công ty cần vận chuyển hàng hóa, họ bắt đầu bằng việc gửi thông tin hàng hóa như trọng lượng, kích thước và thời gian giao hàng yêu cầu đến các hãng vận tải để nhận báo giá. Tuy nhiên, các công ty logistics lớn xem xét nhiều yếu tố hơn chỉ là những con số cơ bản. Họ tính đến các khoản phụ phí như chi phí nhiên liệu cho máy bay và các khoản phí an ninh bắt buộc do IATA quy định. Các chuyên gia logistics thường có thể thương lượng mức giá tốt hơn, đôi khi được giảm giá từ 12 đến 18 phần trăm nếu đặt chỗ trên máy bay trước. Trong giai đoạn này, thường có sự trao đổi qua lại về tiêu chuẩn thông thường đối với các lô hàng đặc biệt cần kiểm soát nhiệt độ hoặc xử lý các mặt hàng quá khổ không thể xếp vào container tiêu chuẩn.

Xác nhận Đặt chỗ và Điều phối Năng lực Hàng không

Sau khi đạt được thỏa thuận về các điều khoản dịch vụ, các công ty giao nhận vận tải sẽ tiến hành đặt chỗ trên các hãng hàng không đồng thời xử lý nhiều hạn chế quan trọng. Họ cần cân nhắc việc hàng hóa sẽ được vận chuyển trong khoang hành lý của máy bay chở khách hay phải sử dụng tàu chở hàng chuyên dụng. Các khung giờ cất hạ cánh tại sân bay xuất phát và điểm đến cũng rất quan trọng, cùng với việc phải có giấy chứng nhận phù hợp để vận chuyển hàng hóa nguy hiểm. Hệ thống máy tính của họ sẽ tự động tìm các tuyến đường thay thế mỗi khi lịch trình của hãng hàng không thay đổi bất ngờ. Những công ty giao nhận tốt nhất luôn đi trước một bước bằng cách theo dõi các nền tảng dữ liệu thời gian thực. Điều này cho phép họ phát hiện sớm tình trạng thiếu hụt năng lực vận chuyển hơn hai ngày trước khi chuyến bay khởi hành, từ đó giảm khoảng 40 phần trăm các lần đặt chỗ lại đắt đỏ vào phút chót trong nhiều trường hợp.

Chứng từ, Tuân thủ và Thông quan Hàng hóa Hàng không

Các tài liệu cần thiết: Hóa đơn thương mại, Danh sách đóng gói và Vận đơn hàng không

Vận tải hàng không dựa vào ba tài liệu chính:

• Hóa đơn thương mại khai báo giá trị hàng hóa và điều kiện thương mại
• Danh sách đóng gói chi tiết kích thước, trọng lượng và mã HS
• Vận đơn hàng không đóng vai trò là hợp đồng có giá trị pháp lý giữa người gửi hàng và hãng vận chuyển

Một nghiên cứu của Viện Ponemon cho thấy 74% các trường hợp chậm trễ trong vận chuyển hàng không bắt nguồn từ lỗi chứng từ như thiếu mã HS hoặc khai giá trị hàng hóa thấp hơn thực tế.

Đảm bảo Tuân thủ IATA và Vượt qua Kiểm tra An ninh

Các quy định của IATA yêu cầu kiểm tra bằng tia X và sàng lọc vật liệu nguy hiểm đối với mọi lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không. Hàng hóa không tuân thủ sẽ bị chậm trễ trung bình 48 giờ, cùng với mức phạt do phải điều hướng lại vượt quá 5.000 USD mỗi sự cố, theo báo cáo logistics năm 2024 của DHL. Các đại lý giao nhận sử dụng danh sách kiểm tra Quy định Hàng nguy hiểm (DGR) của IATA để kiểm tra trước các lô hàng nhằm tránh bị từ chối.

Vận tải Hàng không, Theo dõi Thời gian Thực và Quản lý Trong quá trình Vận chuyển

Xếp hàng, Thực hiện chuyến bay và Giám sát hành trình vận chuyển

Sau khi chất hàng hóa lên máy bay, nhân viên mặt đất đã được đào tạo đúng cách sẽ tuân thủ các hướng dẫn của IATA đối với Thiết bị Tải đơn vị (Unit Load Devices). Các tiêu chuẩn này giúp đảm bảo trọng lượng được phân bổ hợp lý trên toàn bộ tàu bay và sử dụng hiệu quả mọi không gian sẵn có. Đối với những mặt hàng cần nhiệt độ cụ thể như thuốc men, các công ty hiện nay ngày càng dựa vào cảm biến Internet of Things. Theo số liệu mới nhất từ IATA trong báo cáo năm 2023, khoảng chín mươi hai phần trăm các công ty vận chuyển thực tế đang sử dụng một dạng hệ thống cảnh báo tự động nào đó khi xảy ra sự cố về nhiệt độ hoặc các điều kiện khác trong quá trình vận chuyển. Trong khi đó, các đại lý giao nhận duy trì liên lạc thường xuyên với những người quản lý chuyến bay để có thể phản ứng nhanh nếu gặp phải nhiễu loạn bất ngờ hoặc thay đổi phút chót về lộ trình bay.

Sử dụng Công nghệ: Theo dõi Thời gian Thực và Giải quyết Chủ động Vấn đề

Các công ty vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không hiện nay đang kết hợp định vị GPS, thẻ RFID và thậm chí cả công nghệ blockchain để có thể theo dõi bưu phẩm từng phút một và đảm bảo niêm phong không bị xâm phạm. Theo một nghiên cứu năm ngoái, các lô hàng sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để theo dõi đã giảm khoảng 43 phần trăm sự cố tại hải quan vì các tài liệu đã được kiểm tra trước. Các chuyên viên logistics thực tế sử dụng toàn bộ thông tin thời gian thực này để điều chuyển hàng hóa khi thời tiết xấu xảy ra hoặc khi có sự cố kỹ thuật ở đâu đó. Đôi khi họ thực hiện những việc này vài ngày trước khi các hãng hàng không phát đi cảnh báo chính thức. Cách tiếp cận chủ động này giúp giảm đáng kể thời gian chờ đợi, trung bình tiết kiệm khoảng chín giờ cho mỗi lô hàng trên toàn diện.

Phối hợp Hãng vận chuyển và Quản lý Sự cố Vận chuyển

Hầu hết các đơn vị vận chuyển đều có mối quan hệ hợp tác với hơn 200 hãng hàng không khác nhau, điều này có nghĩa là họ có thể nhanh chóng tìm ra các phương án vận chuyển thay thế khi xảy ra sự cố, ví dụ như khi có tro bụi núi lửa trong không khí hoặc sân bay đóng cửa do đình công. Các công ty sử dụng những bảng điều khiển theo thời gian thực này để xác định các tuyến đường tối ưu hơn, xem xét cả chi phí và thời gian vận chuyển. Ví dụ, khi tình trạng ùn tắc giao thông xảy ra tại các trung tâm vận chuyển lớn, việc điều lại hàng hóa qua Liege thay vì Frankfurt thường tiết kiệm được khoảng 5 đến 6 giờ về thời gian thông quan. Việc liên lạc diễn ra bằng nhiều ngôn ngữ giữa phi hành đoàn, nhân viên kho bãi và những người nhận hàng hóa, nhờ đó các vấn đề được xử lý nhanh chóng mà không làm gián đoạn lịch giao hàng mà khách hàng đang trông đợi.

Các Khả Năng Chính Trong Quản Lý Vận Chuyển

Giao Hàng Cuối Cùng và Hỗ Trợ Sau Khi Đến Trong Hoạt Động Vận Tải Hàng Không

Dỡ hàng, Tách lô và Vận chuyển Hàng hóa Chặng Cuối

Khi hàng hóa đến cảng, các công ty giao nhận lập tức bắt tay vào việc dỡ hàng và tách những container lớn đã được gom chung thành các lô hàng riêng lẻ. Những mặt hàng dễ vỡ hoặc cần được giao nhanh sẽ được xử lý đặc biệt để đảm bảo an toàn khi chuyển lên các xe tải đang chờ sẵn. Việc sắp xếp thời gian chính xác rất quan trọng đối với các mặt hàng như nông sản tươi sống hay trong các trường hợp khẩn cấp y tế, khi mỗi phút đều có ý nghĩa. Lập kế hoạch tốt tại điểm đến có thể giảm chi phí lưu kho khoảng 30 phần trăm và đẩy nhanh tiến độ vận chuyển đến điểm cuối. Hầu hết các công ty nhận thấy điều này vừa hợp lý về mặt tài chính lẫn vận hành khi xem xét tổng thể quản lý logistics.

Kiểm tra Hải quan Cuối cùng, Thanh toán Phí thuế và Thủ tục Giao hàng

Vấn đề vận chuyển không dừng lại khi máy bay hạ cánh vì luôn có khả năng bị gọi ra để kiểm tra hải quan thêm một lần nữa. Các công ty logistics xử lý toàn bộ giấy tờ cần thiết cho việc giao hàng thực tế, bao gồm cả những xác nhận thanh toán thuế nhập khẩu rắc rối để hàng hóa có thể rời khỏi sân bay nhanh hơn. Lỗi hóa đơn và mã HS sai là những vấn đề khá phổ biến, gây ra khoảng một phần năm số lần chậm trễ trong vận chuyển hàng không theo số liệu từ Tổ chức Hải quan Thế giới năm ngoái. Đó là lý do tại sao hầu hết các đại lý vận chuyển thường trả trước chi phí thuế nhập khẩu thay cho khách hàng. Cách tính này hợp lý vì phí lưu kho hiện nay tăng rất nhanh tại các sân bay quốc tế, đôi khi lên tới khoảng tám mươi lăm đô la mỗi ngày chỉ để hàng nằm chờ thông quan trong kho.

Bằng chứng giao hàng và Hỗ trợ liên tục từ Đại lý vận tải

Khi hàng hóa đến nơi, các công ty logistics thường cung cấp tài liệu xác nhận giao hàng dưới dạng kỹ thuật số kèm theo dấu thời gian và báo cáo tình trạng đã được ký xác nhận. Nhiều công ty trong số này còn làm nhiều hơn thế so với việc xác nhận giao hàng cơ bản. Họ xử lý các vấn đề như quản lý việc trả lại sản phẩm, giải quyết tranh chấp về phí lưu kho, và thậm chí hỗ trợ các thủ tục giấy tờ bảo hiểm. Đối với các nhà bán lẻ trực tuyến phải đối mặt với tỷ lệ trả hàng khoảng 15 đến 20 phần trăm theo số liệu của Statista từ năm ngoái, dịch vụ hậu mãi loại này vô cùng quý giá. Lớp hỗ trợ bổ sung này giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các yêu cầu pháp lý tại các quốc gia khác nhau khi vận hành trong bối cảnh luật thương mại quốc tế luôn thay đổi.

Các câu hỏi thường gặp

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không là gì?

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không bao gồm việc tổ chức và quản lý việc vận chuyển hàng hóa bằng máy bay, trong nước hoặc quốc tế.

Tại sao vận chuyển hàng không lại quan trọng?

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không rất quan trọng vì cho phép giao hàng nhanh chóng, điều này thiết yếu đối với các mặt hàng nhạy cảm về thời gian như hàng dễ hỏng và thiết bị điện tử.

Các dịch vụ chính mà các đơn vị vận chuyển hàng không cung cấp là gì?

Các dịch vụ chính bao gồm tuân thủ quy định hải quan, đàm phán với hãng vận chuyển, quản lý rủi ro, theo dõi thời gian thực và xử lý các yêu cầu đặc thù như thuê chuyến bay riêng.

Các đơn vị vận chuyển hàng không quản lý chuỗi cung ứng như thế nào?

Họ tối ưu hóa các tuyến vận chuyển, làm việc với các hãng vận chuyển để ngăn ngừa chậm trễ và xử lý thông quan, góp phần tạo nên một chuỗi cung ứng được tinh gọn.

Những tài liệu nào là cần thiết cho vận chuyển hàng không?

Các tài liệu cần thiết bao gồm hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói và vận đơn hàng không, những giấy tờ không thể thiếu để quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.